豐田一頁紙極簡整理法

2023年NO.3《豐田一頁紙極簡整理法》淺田卓【爲什麼讀】原本是想讀《一頁紙項目管理》的，結果發現沒上架，就找到了相關的書籍。之前也聽說過“豐田一頁紙”工作法，希望通過本書獲取如下問題的答案：（1）什麼是一頁紙工作法？（2）能應用於哪些方面？（3）具體應用步驟？【收穫】1. 什麼是一頁紙工作法？（1）把問題、可能的結果、決策過程在一張紙下記錄下來。從而篩選出最終要點。（2）提前做好模板，節省思考和糾結的時間。（3）把可能的結果或想法都寫下來，把想法可視化，讓大腦“思考”而不是“存儲”。（4）把思考過程記錄下來，用不同標識記錄思考路徑，最終篩選出重點和結論。2. 能應用於哪些方面？具體應用步驟（1）工作會議紀要，開會前確認好議題，提前分發資料，留好寫結論的空白位置。① 建議的會議紀要模板：目的、現狀、議題、對策、日程。② 會議紀要：開會的目的是什麼、會上要傳達的重點是什麼、對方對此瞭解到什麼程度、需要向對方確認什麼，等等。 （2）自我介紹/演講稿，畫格子，寫主題“自我介紹”，寫自己多個特點的詞語，思考說話順序，連接成一段話。 （3）確定任務的優先順序，寫今天要做的事情，圈出“最重要（對結果影響最大）的3件事”→圈出“今天必須處理的3件事”→圈出“立刻做不能拖延的3件事”，從重疊最多的開始一件一件的做。 （4）用“logic3”方法梳理邏輯、給別人傳達自己的意思，讓自己的表達更清晰： ① 1p:用一句話概括這件事。 ② 針對“Q1是什麼”、“Q2爲什麼”、“Q3怎麼做”提出問題，順序可變。 * 這個產品是什麼？爲什麼要做？怎麼做？ * 爲什麼做這件事？要達到什麼目的？怎麼達成？ * 這是什麼情緒？爲什麼會出現這個情緒？以後再遇到怎麼辦？ ③ 針對問題寫答案的關鍵詞。 注意：以上練習一開始都先手寫，鍛鍊把無形思維可視化的能力，熟練後才能在腦海裏清晰、快速思考，能增強腦子的反應靈敏程度。【行動計劃】1. 把一頁紙與思維導圖結合，在做任務安排、講話、分析事件、產品介紹時，用這種方法。先手寫後熟練。【書評】適合跳躍閱讀，沒必要一字一句的看。看目錄對哪裏感興趣就直接翻到對應章節開始看，然後自己手動練習幾遍，並在未來一段時間有意識的重複練習。

【2023微信讀書】第260本。2023年閱讀目標：500本。微信公衆號《非哥筆記》 書名：《豐田一頁紙極簡整理法》 作者：日/淺田卓（“一頁紙”工作室(1sheet Frame Works)的代表，專爲因“溝通不良”得不到選機會、過着不如意生活的商務人士或企業經營者，傳授只用1頁紙就可以邁向理想狀態的技能——傳達改善溝通“一頁紙”文件的框架構建。 豐田公司後，學習並掌握了豐田公司的“一頁紙”工作技能，追求在利用“一頁紙”來縮短時間的同時取得成果；在業務方面，曾負責“豐田主頁管理人”的工作，使豐田公司網站獲得了日本企業網站排名的殊榮； 目前，擔任日本的商業學校GLOBIS商業講師，通過企業研修或個別顧問等形式，已指導了1000多名的學員。） 點評：豐田的文本工作，控制在一張紙，常用A4，或A3橫用。一張紙要解決WHY（目的）、WHAT（課題）、HOW（對策）三大方面。方法是將動詞轉換化動作，即可實施的具體行爲。手段有Excel1和Logic3。前者是指將一張紙對摺，再對摺，根據實際需求使用4格、8格、16格、32格、64格。常用是8格。通過方格這種框架有填空的慾望，來促使能夠輕鬆填寫。後者是指1P3Q，即一句話介紹，再加三個問題的三種解答，三個問題即WHY（目的）、WHAT（課題）、HOW（對策）。 摘要： 1、把業務方面的文件控制在一頁A3或A4紙內是豐田公司根深蒂固的企業文化之一。報告書、企劃書、會議資料、會議記錄、商談用的文件、報告用的資料、確認日程的單子、考覈面談用的文件，等等，無論哪一種文件，無論其內容多麼複雜，原則上都只用“一頁紙”。 2、“豐田一頁紙”具備的三大特徵。（1）整體一目瞭然（一覽性）（2）有框架（表格）（3）每個框架裏都有標題（主題）。 比起“讀懂”，“看懂”纔是重點。只要忠實做到“一覽性”“框架”“主題”這三個特徵，“豐田一頁紙”就不再是“讀了才能明白”的東西，而是“一看便知”，甚至“傳達力極強”的東西。 3、人看到“空白框架”時，會產生填空的慾望。爲了方便大家記錄會議得出的結論，有時還會特意準備“空白框架”。例如，會議的目的是討論出對策，那麼便會事先在“對策”這個主題下留出一個空白框架。框架裏什麼都不寫。通過這種方式，讓出席會議的人看到這份文件後，自然而然地注意到這個空白框架。即，讓與會者的意識集中在“對策”上。 人在看到框架的時候，會把意識集中在這個框架，併產生在框架中填入東西的心理。因爲人會無意識地把視線對準框架，即被框架包圍起來的四方形中心，因此意識會更加集中。 4、活用“豐田一頁紙”提出的5個主題。（1）目的。（2）現狀。（3）課題。（4）對策。（5）日程。 5、“一頁紙總結技能”可以大致分爲以下3個步驟：①將思考的基礎——信息“整理”到文件中。②將自己的“想法”“總結”到文件中。③將文件內容“傳達”給別人。 6、要把“怎麼做”變成“動作”。改善“不知道具體該怎麼做……”等煩惱的關鍵詞就是“動作化”。不僅要有“動詞”，更要落實到“動作”。只有這樣，實踐才能成爲可能。正因爲具有實踐性，才能隨機應變地改變每天的工作方式，迎接自己期待的未來。爲什麼讀了大量的經管書或者勵志書，幾乎都改變不了自己的工作方式呢？一個很簡單的原因就是——紙面上的東西大多沒有變成動作。 7、順便提一下，包括我在內的多數豐田公司員工，製作文件的時候不是用Word或PowerPoint，而是使用“Excel”。 “Excel 1”：首先，在筆記本上畫出框架。通常，將A5或B5大小的筆記本橫放，然後畫出框架。如果沒有筆記本，可以把A4打印紙對摺。順便提一下，我平時一般用apica的“矩形（無網格）”A5筆記本。然後根據需要畫框架，4個、8個、16個、32個、64個……框架的數量可以根據主題的數量進行選擇。我個人覺得8格框架是最好用的。 8、做“一頁紙”文件、思考“這份文件原本爲何而做”的時候，有一個小訣竅。首先，要明確自己所做的文件的“讀者”。確認清楚讀“一頁紙”的人（或傳達的對象）是誰。在豐田公司的時候，關於這一點，公司內部做了再三說明。製作資料的時候，必須考慮資料的閱讀對象是公司外部的人還是內部員工，如果是公司內部的員工看的話，需要進一步明確是其他部門的員工還是自己部門的員工，是部長還是董事們？明確讀者後，緊接着就要思考“希望對方給出怎樣的反應”。以企劃書爲例，假設讀者是上司、董事、社長等，可能還有客戶那邊的負責人。我們期望他們認爲“這些內容沒問題”，希望他們說出“按照這個方案進行”，給出肯定的反應。如果是銷售報告的話，閱讀對象大多是上司。這時候，我們在意的是上司能否看懂銷售內容。如果是演講資料的話，我們希望能引發上司或客戶等讀者的共鳴。由此不難看出，“一頁紙”一定有閱讀對象或傳達對象。只有在對方給出我們期待的反應或行動時，“一頁紙”才能發揮作用。我們需要在“爲自己”的基礎上進一步提高自己的視角，多多考慮讀者和接受方的感受。思考一下希望對方做何反應、爲了讓對方做出你所期待的反應需要製作怎樣的“一頁紙”。這樣才能讓自己的企劃通過，並且讓對方對自己的演講產生共鳴。 9、“確定優先順序”是一個“動詞”。人們在聽到“好好思考”“再集中一點”“快學習”等祈使句也很難行動。動詞很抽象，聽到動詞後也很難反應過來，不清楚該如何行動。所以，爲了使自己和他人行動起來，需要把動詞改爲“動作”。想說“快學習”的時候，不妨改成“讀下這本書的這個部分”“把這份卷子上的題都做完”等，替換成具體的動作。 10、傳達的“Logic 3”。 其中包含“1P？”“Q1？”“Q2？”“Q3？”4個問題以及分別向3個方向延伸的箭頭。“1P”的意思是“1 Phrase？（用一句話來說是什麼？）”。Q可設置爲“What？”“Why？”“How？”。 1P負責汽車銷售”。 “Q1？”……賣什麼樣的車？“Q2？”……爲什麼選擇這份工作？“Q3？”……如何銷售？ 小A的說明如下：“我的工作用一句話概括，就是‘汽車銷售’，主要負責乘用車和輕自動車。其中，AQUA近期的銷售特別走俏。（WHAT？）“銷售的方法主要有三種。第一，直接給客戶發郵件。第二，接待來展示廳的顧客。第三，請顧客試駕。（HOW？）“之所以選擇這份工作，首先是因爲我很喜歡汽車。其次，我喜歡與人聊一些與車有關的話題。第三，顧客選擇我銷售的車型，可以保護地球環境。（WHY？）”

“一頁紙”法擁有兩個工具，一個是Excell1，一個是Logic3。 前者解決找重點問題，或者說優先級排序問題。先窮盡所有問題的答案，以關鍵詞形式填入表格，然後按照一定規則，選出最重要的3個選項。 後者解決爲問題提供解決方案，從why，how，what三個方面分析。 最後強調一下“一頁紙”的三個典型特徵： ①一覽性（整體結構一目瞭然） ②有框架（以表格形式表現出來） ③有主題（最簡短的一句話概括） 總體來講，此書可以一讀，有可借鑑的地方。

書中有幾個點讓我覺得很受用： 第一，我們讀了很多書感覺沒有用，原因在於我們沒有去“行動”。看了要會用，實踐纔是重要的學習。 第二，“一頁紙”的整理方法是將思維過程“可視化”。這一點很重要，我們有太多的想法，但是不能精簡的話就會很複雜，所以一頁紙很重要。 我覺得這本書對我很有啓發，我想在生活中來踐行一頁紙的方法。

近期閱讀多次想到《段永平投資問答錄》裏，段永平回答時常用的一句話：重要的是這種思維方式，比如：當人提到"段總，未來現金流折現率這個很難測算，具體怎麼用到投資上呢","理解這是一種思維方式"； 沿用到這裏，在跟其他思考方法比較是，擔心自己該用哪個方法行動時，想到“這是一種思維方式”，頓時不那麼糾結了，比如近期讀到的：《思辨與立場》，《用數據講故事》，《九宮格寫作技巧》提到的整理和表達思想的方法； 本書閱讀起來輕鬆、流暢又不失可讀性，具體有3個關鍵詞： 1.動作(不管有什麼想法，哪怕模糊，先從簡單的具體事物做起，本書對這個概念的闡述，比起之前對“行動”的理解要具體可行多了) 2.表格1（把整理信息或者思維的流程，寫到表格上，能避免只在腦子裏餛飩一氣亂想） 3.邏輯3（表格1的延伸，把通過表格1整理的信息，按照what,why,how分類出來） 這3個想法實在太棒了，不要擔心需要做深奧的說明，日常生活中不需要像寫哲學那麼嚴謹，利用這個方法即可處理大量行爲！！！

在看到這本書時，發現沒有評分，閱讀的人太少了。 最初，聽說A4聯想法的是在一次我上寫作課的時候，寫作老師分享的。雖然知道有這個方法，自己遲遲沒有動手去驗證這個方法適不適合自己。 直到我寫作再次遇到瓶頸的時候，想起寫作老師分享的這個方法，發現這個方法使用起來並沒有自己想象中的那麼艱難，反而可以讓我快速整理思路。 看完這本書後，我在想如果是我自己，可以將一件事情的完整信息寫在一張紙上呈現出來嗎？我只有60%的把握，還有40%不確定在於篩選關鍵詞這裏。 我在使用A4聯想法的時候，會不自覺東西越寫越多，沒有留意到哪些纔是關鍵詞，從而導致我在表達上面還不能呈現出簡潔。 想通過這本書來尋找答案，這本書給出的答案是：你要先了解一頁紙的特點，再根據特點來運用。 一頁紙的特點： （1）整體一目瞭然（一覽性） （2）有框架（表格） （3）每個框架裏都有標題（主題） 具體的運用步驟： ①將思考的基礎——信息“整理”到文件中 ②將自己的“想法”“總結”到文件中 ③將文件內容“傳達”給別人 這些都是實踐中的心得，由於不同的人在實踐中有不同的心得，均可根據自己的實際情況來進行調整優化。 就像這本書所說的一樣：“一頁紙”不是一讀便知，而是一看便知。說明內容的時候，用最少的語言就能輕鬆解決問題。

本書其實沒啥內容。總結如下： 1. “一頁紙”是一種豐田提升企業員工之間工作效率的工具； 2. “一頁紙”有效的原因是，內容凝練（廢話少）、圖表代替文字、主題清晰，行文有脈絡； 3. 作者強行引入excel1、logic3的概念； 4. excel1本質上是頭腦風暴，在紙上列出items之後再刪減、排優先順序； 5. logic3實踐起來是，選主題（目標，即1P）、確定聽衆（who），再從what、why、how三個角度思考怎麼詮釋主題；

“一頁紙”豐田提升企業員工之間工作效率的工具； 內容凝練（廢話少）、 圖表代替文字、 主題清晰，行文有脈絡； excel1本質是頭腦風暴 在紙上列出items之後再刪減、排優先順序 logic3實踐 選主題（目標，即1P）、 確定聽衆（who）， 再從what、why、how三個角度思考怎麼詮釋主題；

範兒思好友書單分享的書。讀完了，感受是 迅速整理信息 迅速做出決策 甚至手中無紙無筆，唯有一個腦瓜子，仍然能實現快速決策正確決策。這本書的本質是傳達 而需要溝通 演講表達等輸出型能力提升的都可以看看。 傳達的本質是敏捷的決策力 清晰的思維 有結構有框架的三點式表達和總結能力

只有“豐田一頁紙”才具備的三大特徵（1）整體一目瞭然（一覽性）（2）有框架（表格）（3）每個框架裏都有標題（主題） 越是複雜的文案，總結到一頁紙的時候，越需要慎重地考慮信息的取捨抉擇。深思熟慮後做出來的“一頁紙”可以省去很多沒用的信息，僅僅留下經過嚴格篩選的信息，因此更容易讓人把握要點。 “一頁紙總結技能”可以大致分爲以下3個步驟：①將思考的基礎——信息“整理”到文件中②將自己的“想法”“總結”到文件中③將文件內容“傳達”給別人 首先要把“怎麼做”變成“動作”，落實到“動作”，實踐就會變簡單爲什麼讀了大量的經管書或者勵志書，幾乎都改變不了自己的工作方式呢？一個很簡單的原因就是——紙面上的東西大多沒有變成動作。不僅要有“動詞”，更要落實到“動作”。只有這樣，實踐才能成爲可能。把這表達方式中包含的“動詞”，變換成肉眼可見的“動作”。這樣，任何人都能再現這個過程。例如，“打招呼”是動詞。轉換爲動作的話，可以是面帶微笑大聲說“早上好”，也可以是微微頷首等。如果一個人不知道具體應該如何打招呼的話，向其展示這些動作即可。 “Excel 1”的使用方法①：表格製作（首先，在筆記本上畫出框架。4個、8個、16個、32個、64個……框架的數量可以根據主題的數量進行選擇。我個人覺得8格框架是最好用的，需要注意的是每個框架不能太大。（見圖）②：填寫關鍵詞（在最左上方的格子裏寫下“日期”和“主題”。寫好“主題”後，用藍色的筆將答案寫在其餘的框架中。把腦海中想到的“關鍵詞”都寫下來。原則上，1個框架裏只寫1個“關鍵詞”。請在框架裏按次序填入關鍵詞。③：把想法寫出來（看着寫在框架裏的關鍵詞，大腦便會展開思考。最關鍵的一點就是用紅筆一邊寫一邊思考的“動作”。）（見圖） 用“Excel 1”思考時，還有1個需要注意的重點——“不要企圖追求1次完美”。嘗試後得不到滿意結果的時候，多試幾次即可。在一頁紙上花費的時間最多不要超過5分鐘。與其一開始就花幾十分鐘甚至幾小時追求完美，不如短時間內多挑戰幾張更容易得出結果。 看電腦畫面和紙質畫面時，即使信息相同，大腦的作用方式也不相同，看紙質畫面時，理解信息的部位——前額皮層的反應更加強烈。 總結時的要點“用一句話概括是什麼？”人們對於想知道或者應該知道的事情，基本上都希望在最短的時間內，以最簡單的方式理解。文件的讀者或接收方也是一樣。因此，在總結到“一頁紙”的時候，問問自己“用一句話該如何說明？”有着關鍵作用。 無法限定1個答案時，可以最多挑選3個當難分伯仲無法選出1個答案時，最多可以選出3個用圓圈標出。“有兩點”或“有三點”也是不錯的“一句話”。不過，答案超過4個的話，不便於對方理解，所以一定要控制在3個以內。當然，如果能歸結爲一點的話最好不過。這樣，你選出的這一點就是“這個商品最大的優點”。此外，答案難以歸結爲一點，存在多個答案時，有時候可以通過尋找它們的共同點，發現一句話能夠概括的答案。推薦你試試看。 人一次能掌握的信息數基本上都不超過3個總結成三點，就像“三級跳”一樣，能夠爲對方帶來驚喜的效果。舉出一點爲例的話，很多人都會舉。但是，多半職場人士喜歡一錘定勝負，所以舉兩個例子的人會極端減少。儘管聽到兩個案例後，很多人就已經滿足，但是如果還能列出第三點的話，會超出對方的滿意程度，帶來很大的驚喜。不過，超過四個的話，聽者反而會有“夠了，已經飽了”的感覺。因此，經常總結成三點說明，從對方得到預期反應的可能性會大大提高。