高效清单工作法：聪明人的无压时间管理手册

使用清单（不管是主清单还是每日清单）的目的并不是确保你完成所有工作。相反，使用它的目的是确保你将有限的时间和精力集中在最重要的工作上。请记住，提高工作效率不是为了让自己忙碌，而是根据短期目标和长期目标去做该做的事情。 （1）将任务与特定结果联系到一起 完成每日清单的最简单方法是为清单上的每个项目指定“原因”。你要知道该项目存在于清单中的原因，确定为什么要完成它，然后在任务旁边写下原因。仅仅在脑子里记住要做某件事的原因是不够的，你必须写下来，这样做会使任务具体化。写下来的理由比在脑子里忽隐忽现的理由更可靠。当你将任务与特定结果联系到一起时，会感到更有必要完成这项任务。采取行动将意味着你希望实现自己的目标（而它对你来说是重要的）。这是有效待办事项清单的特征之一。 我的方法很简单，我会在自己的清单事项上标注是什么颜色的事情，一旦有了颜色归类，那么我就很明确自己是为了什么而列出这个事情。 （2）三项大任务+两项小任务 每日五事原则，即待办事项清单方法遵循一个简单的公式：三项大任务+两项小任务。每天，你需选出要处理的5项任务（或者更好的方法是，你在前一天晚上选择它们）。大任务通常设定为一两个小时才能完成，小任务则是用30分钟或更短时间就能完成的。任务数量——5个。不要过多，也不能过少。还可以与番茄工作法等常用的时间管理法兼容。例如，你可以安排四个番茄钟（每个番茄钟包含25分钟的工作时间和5分钟的休息时间）来完成你的一项大任务。 我的方法也很简单，一般我会列出每日三事，一般都是需要1-2小时完成的。另外两件事情我会安排一件当日主色调的事情和一件其他的事情。 （3）七项为上限法 作者建议将每日清单上的任务限制为7个，但你可能想知道，按照这个速度，你将如何完成主清单中的数百项任务（而且这个数字每天都在增长）。“限制为7”的建议仅涉及至少需要15分钟才能完成的任务。你会发现主清单上的许多任务都可以在一两分钟内完成。而一两分钟的微任务建议批量处理。 我自己的方法是不轻易打断自己，集中精力冲刺重要的任务，并留出充分的时间空余。 译者说：时间管理的核心是如何“执行”的方法，而不是如何“写下待办事项清单”的办法。知道了如何写下计划之后，更重要的是实践。时间管理的方法，说到底就是“你要用这一个小时干什么”的方法。五色时间，五彩人生，祝你的每一个小时都顺你心意，周六自由随心日快乐！

>> 你在清单中列出任务后，管理清单上的任务比从你脑海里任意提取没有章法的任务要更容易和高效。你可以根据“我需要完成什么”来轻松组织自己要做的任务，并相应地计划自己的一天。仅此一项就能够大幅提升你对于重要事项的专注能力。 >> 一份可靠的清单会将你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你转向那些不太重要的项目。 待办事项清单不应该成为确保你完成所有工作（尤其是那些琐碎不重要的事）的工具，它需要做的是确保你完成那些真正要做的事情。 >> 没有截止日期的待办事项清单只能被称为愿望清单。没有最后期限，我们就会无所作为。 >> 当人们创建清单并忽略为每项任务设定截止日期时，会出现同样的结果。面对没有最后期限的任何规划时，我们的动力很小。 >> 如果你只有四个小时的时间，那么请确保清单中的项目可以在四个小时内完成。否则，列出太长的清单让自己品尝失败的滋味，这并不能产生什么价值。 >> 如果我们拥有的选择越多，那么在这些选择之间做出决定的能力就越差，我们所面临的焦虑就越多。 >> 任务被写下来，但是关于完成它所需的时间、优先级以及它在完成某件事的过程中所起的作用，你未做任何标示。 >> 当我们能够预测完成特定任务的积极结果时，我们不太倾向于拖延。在不考虑其他变量的情况下，对结果越确定，我们就越可能采取果断的行动。 >> 他们写下（或在线记录）每一项想到的任务，但未能将这些任务与具体目标联系起来。 >> 任务根据各自的优先级被分配到不同的象限。放置在第一象限的那些任务应立即处理；第二象限中的那些任务则不那么可怕，但应该安排在不久的将来完成；第三象限中的任务可以委派给其他人；第四象限中的任务可以放弃。 >> GTD建议每周进行一次回顾。这样的回顾不是让你做事后诸葛亮，而是复盘上一周的具体工作，并从中总结经验。艾伦认为这是通过使用GTD获得成功的关键之一。 >> 通常，用任务管理来与惰性斗争的人需要更多的限制选择条件，而不是高自由度。 >> 完成每日清单的最简单方法是为清单上的每个项目指定“原因”。你要知道该项目存在于清单中的原因，确定为什么要完成它，然后在任务旁边写下原因。 >> 仅仅在脑子里记住要做某件事的原因是不够的，你必须写下来，这样做会使任务具体化。写下来的理由比在脑子里忽隐忽现的理由更可靠。 >> 当你将任务与特定结果联系到一起时，会感到更有必要完成这项任务。 >> 如果我们不花时间将项目分解为更小、更易于管理的部分，那么这种“驱动力丧失”将日复一日地上演。 >> 你应该确保清单中仅有可操作的任务，而不是大型项目。如果一个项目需要多个动作，那么这个项目自然可以（而且也应该）被分解成小任务。把任务揉碎，你才能更好地关注并完成重要的工作。 >> 截止日期的重要性：它帮助我们将时间和精力集中在重要任务上，同时帮助我们组织日程，还鼓励我们采取行动。有研究结果显示，截止日期可以提升我们的表现。 >> 主清单中的每项任务都应该有一个与之相关的截止日期。这个日期不一定是一成不变的，它可以随着附加任务的优先级和紧迫性而改变。 >> 第一，确保每个截止日期都是可实现的。 >> 第二，思考每个截止日期被这样安排的理由 >> 第三，给自己预留的时间应少于你认为需要的时间。 >> 如果留给任务的时间变得充裕，我们会主动降低工作效率，一直磨蹭到截止日期为止。 >> 我强烈建议将每日清单中的任务数限制为7个——这是一个可管理的数字。 >> 你可能会发现为高优先级、高价值的待办事项保留单独的清单很有用。 >> 请从主清单中删除所有这类表达承诺或决心的任务，因为它们不属于那里。相反，应该把它们放在单独的“生活方式目标”清单中，并视为独立的项目；等到你准备好认真对待其中一个时，再为其创建单独的清单，把项目分解为小型的、可操作的任务并设定截止日期。 >> 你应该清楚主清单上的每个待办事项需要多长时间才能完成。你可以以此为依据，为每日清单选择对应的任务，规划每日时间。如果你能清楚地估算完成每项任务所需的时间，就可以创建近乎完美的待办事项清单，从而避免让自己背负着需要延续到第二天的任务。 >> 把动词放在待办任务的前面时，你更可能完成这些任务。 当你使用动词表达时，任务就会立刻生效。动词能将清单中的文字变为可操作的任务；它能触发大脑中某个部分，促使我们专注于完成任务。 >> 我的建议是：在每条待办事项旁边写一个简短的笔记，说明你需要的信息类型（如电子邮件、电话、报告、电子表格等）、格式，以及你希望对方交付的日期。 如果你未及时收到对方的意见，预计的交付日期将提示你跟进他的进度。这种方法将帮助你设定对他人的预期，并让他们对所需交付的成果负责。对于那些需要依靠其他人行动的工作流程，这一点至关重要。 >> 批处理清单的目的是用一份清单单独组织所有微任务（完成时间不到10分钟的任务）。我们的想法是：在单个工作时间单元内批量解决它们。 微任务不属于你的日常待办事项清单。请记住，你的每日清单中的任务数量应限制为7个，这7个位置应该留给需要更多时间完成的高价值任务（至少15分钟）。 >> 不要低估不堪重负的感觉带来的消极影响。它会使你的压力升高，让你更容易受到干扰，并阻碍你完成重要的事情。 >> 主清单中的每项任务都应附有任务情景的详细信息。例如，你应指定与任务相关联的项目、活动的类型（分析、创意等），以及是否存在任何基于地点的约束等。 >> 为主清单中的任务添加情景和具体细节，可以让我们快速识别应处理的任务。 >> 每周一次的回顾至关重要。它决定了你的任务管理系统是会激励你完成重要事情，还是鼓励你拖延；同时也决定了你是完成了所有任务，还是让任务都悄悄滞留。 >> 比如在你的主清单中如果包含的项目少于10个，那么你自然可以追踪每件事的进度而不必进行每周回顾。 >> 如何进行每周回顾？以下是基本步骤。 1．收集所有的待办事项清单。这包括你的主清单以及基于任务细节的清单。 2．对你脑海中闪现的所有任务和项目进行记录，并将它们添加到主清单中。 3．将新项目分解为单个任务。 4．根据情境（项目、类型和位置）分离新任务。如有必要，创建新的基于任务细节的清单。 5．整理你的电子邮件收件箱，对于必要的信息进行及时回复。如果有人在邮件里要求你完成某项任务但该任务并不紧急，那么你就在主清单中记下这封邮件并存档。存档不是要求你立刻回复或者完成相关的任务，只是提醒你之后需要这么做。接下来，你就可以删除其余无用的电子邮件了。 6．查看主清单和基于场景的清单。删除不再必要或不再重要的任务。 7．注意重要且紧急的任务。将它们标记为每日清单中的待办事项。 8．记下你正在等待其他人反馈的任务。记下他的名字和你希望收到反馈的日期。这个日期会提醒你，如果到时没有收到反馈，应该进一步跟进。 9．查看高价值任务的截止日期，并在必要时进行调整。 10．为你添加到主清单和基于场景的清单中的新任务设定截止日期。 11．查看下周的日历。根据可用时间创建你的每日清单。 >> 写下你的目标。将目标写下来，你才更有可能坚持。 >> 如果你已经创建了具体的目标，并把它们写下来了，那接下来应该怎么做呢？ 再次就是每月回顾一次。在每个月末留出30分钟来跟踪你的进度并重新评估目标是否已经改变。如果有改变，就更新相应的记录。 >> 如果我们把视野放得更宽，去学习更多与时间管理相关的知识时，会遇见番茄工作法、时间盒、富兰克林-柯维（Franklin-Covey）、简易做（Zen To Done）等不同的方法。 >> 有效系统的基本要素（例如截止日期、任务优先级、细节信息，以及当前任务和未来任务的分离）具有普遍价值 >> 宋飞在喜剧俱乐部巡回演出时使用了这种策略。他每天都会写笑话，只要写了笑话就在日历上画一个“X”。红色的“X”最终形成了一条长链，而他不想这条长链被某一天自己的懒惰中断。宋飞认为这种策略鼓励他一以贯之地写作，最终帮助他成为一名专业的喜剧演员。 >> 如果激励性刺激会促使你更有效地工作，那么请尝试使用已完成清单。你可能会发现它为你的工作流程增加了重要价值。只是不要让它取代你的待办事项清单系统。 >> 提高工作效率不是为了让自己忙碌，而是根据短期目标和长期目标去做该做的事情。 >> 待办事项清单最大的优点之一是：它可以让你把在头脑中飘荡着的任务都记录下来。你可以将所有内容转储到纸上或Todoist等在线程序中；接着你可以按所含任务的场景、截止日期和其他详细信息对项目进行分类。这可以确保我们总是聚焦于重要的工作，同时也能防止优先级较低的项目被彻底遗忘。

作为一名清单工作法的爱好者阅读此书的过程就仿佛是在梳理自己的清单管理方法，很实用。作者最后的总结也可以与广大清单爱好者共勉： ⭐️应该根据自己的工作方式来制定任务管理策略。 ⭐️使用任务清单的目的是确保自己将有限的时间和精力集中在最重要的工作上。 ⭐️提高工作效率不是为了让自己忙碌，而是根据短期目标和长期目标去做该做的事情。

对我来说这是本好书，对于自己的清单有了更加清晰的认知。 首先，作者有一点说的对，普通人都没有经受过专业的清单培训，我们对于清单的理解都来自于自己的经历和网上片面的推荐，手机里下载了例如calendars、atimelogger、structured、我的清单等众多的ios app ，光在购买软件上就花了300+，却从来都不知道到底应该如何把清单融入自己的生活，我相信我绝对不是唯一一个这么做的人。我们忽视了我们列清单的目的是为了完成任务，提高自己的效率，而纠结于如何使用清单，在不同的软件之间徘徊，觉得这里也不顺手。哪里也不顺手，最后发现自己没有达到想要的效果，索性放弃了清单的管理，变得漫无目的，这也是我打开这本书阅读的初衷。 清单应该分为主清单、愿望清单、基于任务的清单、批处理清单、每日清单等等。 主清单记录你在下一个阶段所要完成的项目，基于任务的清单将每一个项目分解成若干的步骤， 每日清单将任务清单中每天需要完成的部分记录下来 愿望清单则是用来记录你想要做到但是在近期无法完成的愿望 而批处理清单则用来将任务时间低于15分钟的任务集合在一起在一段时间内集中完成 我选择是线上记录，因为我是苹果的忠实爱好者，ipad，手机和mac和watch可以同步，随时可以修改和查看。 软件的话我使用苹果自带的日历，提醒事项和structured ，日历负责把我当天的计划安排导入，提醒事项负责记录每天必须要做的任务，structured负责把我日历里的行程打勾✅勾掉，我喜欢那种完成一个日程就勾掉一个的感觉，一天也选择用过番茄钟和atimelogger，但是现在选择直接使用苹果的计时器，让siri直接计时25分钟，这是我选择的每天清单的使用工具，目前看来非常好。 每天清单的一个重点是要写清任务开始时间、截止时间和说明，写明步骤和优先级，表明这个任务的完成原因、是否有地点限制、是创造性还是重复繁琐的任务，标注好这些有利于你在完成任务时的选择和动力。每日清单一般不能超过7个。 还可以使用重要和紧急来区分任务的重要级，这个在多本书已经提及，不再赘述。 推荐一个作者的小tips，是红笔日历法。 我为了养成坚持运动的习惯，在纸质日历上用红笔画❌，为了让❌叉满，我也会坚持去运动。

好书来的。 对长期进行时间管理的人来说，相当于整理了一遍头脑中的各种方法论，把它们分成几个大类逐个处理，修整归纳。 至于GTD的部分，我推测作者指出的是GTD使用者的初期问题，我自己也遇到了，最好的办法是专门精进GTD，不停在初期阶段。

虽然我是使用清单的新手，但是已经从清单思维中获得很大益处。读了此书，有一些触动点，记录下来希望可以帮助未来读到的朋友。 痛点：以往我自己做清单的话，就是把想到的记下来，特别对于任务清单，不知不觉就把工作的事、生活中琐碎的事情、想法、愿望都全部写下来，虽有清单，但是没有重点，清单很乱很长，执行起来容易拖延，也容易忽略一些重要的任务。 本书给我的启发和带来的改变：分主任务和每日任务清单，当前任务和未来任务，当任务太大难以入手的时候拆分任务，写上开始日期和截止日期，预计所需要花费的时间，写上任务的价值意义，集中一段时间处理每天的微任务从而避免分心，每周回顾和每月回顾。 能够收获这么几点，已经非常满足！

每年年初，许多人都会定下各种各样的计划。有的还发到朋友圈让朋友督促自己，可到了年末又有几个完成的呢？ 据任务管理软件iDoneThis统计： 41%：有 41% 的待办事项永远不会完成 50%：已完成的待办事项有 50% 是在一天内完成的 18%：已完成的待办事项有 18% 是在一小时内完成的 10%：已完成的待办事项有 10% 是在一分钟内完成的 这些数据告诉我们： 41%的待办事项是无效的； 许多待办事项能很快完成； 许多清单都太长了； 许多人是在没掌握日程安排和可用时间情况下处理任务的。 为什么有了清单我们还是不能完成任务呢？也许你认为是因为拖延症。其实还有个更大的原因——不会列清单。下面就介绍一套列清单的方法。 -------------------------------------------------------------------- 清单分类 主清单：它是你所有任务的滚动储存库，记录每个任务的地方，只要有个想法都可以丢进去。 目标清单：复杂任务，比如旅游、考驾照。非一天或直接能完成的，需要分解成小任务。 微任务清单：15分钟内能做完的任务，可以用一整块时间批量完成。这样能避免切换任务时候，分散注意力干扰重要工作。 日常清单：就是当天要做的任务，尽量全部完成。按优先级排序，每日结束进行核查。把日常清单提取出来，是为了避免选择太多，认知疲劳。 协助清单：需要他人协助的任务，写一个简短的笔记，说明你需要的信息类型（如电子邮件、电话、报告、电子表格等）、格式，以及你希望对方交付的日期。 已完成清单：顾名思义，已经完成的清单。不只是看一下过去的成绩，给自己打气，还有助于你观察自己效率的水平，从而判断类似任务需要的时间。 -------------------------------------------------------------------- 设置限制 截止时间：根据过去的经验，估算需要的时间。可适当地宽限时间，如果你需要点挑战，可以缩减时间。截止日期的好处是避免让计划遥遥无期，增加紧迫感。 场景分类：按项目、类型和地点，对待办事项进行分类。能帮助你选择日常清单中的任务，以补充你的具体情况。 限制条目：日常清单的条目不能超过7条，微任务清单总共可算作一条。其实，任务完成不了的主要原因就是任务太多，看着长长的条目，就可能打退堂鼓了。限制条目一方面是更容易完成，一方面还能减少认知决策。更可贵的是，如果当天任务完成了，还有空余时间的话，可以自行安排，算作超额完成。 -------------------------------------------------------------------- 增加动力 确认目标，在每条任务下写清楚，设定目的和原因。找到内部动机，能让你更有动力。 动词引导，使用开始、完成、检查之类的主动动词引导每项任务。 -------------------------------------------------------------------- 定期检查 评估，对没有完成的任务进行评估，如果是难度太高就降低难度或直接删除。 分配，把主清单中的任务，分配到其他具体清单中。 -------------------------------------------------------------------- 要注意的是，本文没有完全按照书中的逻辑去写，因为我觉得按照列清单的顺序去写，更方便使用，使用也是我读书和写书评的意义。好了，这本书就讲完了。  感谢阅读。

很清晰简洁的一本小书，一个多小时就看完了。没有过多的堆砌，但却讲的全面透彻，不知道为什么评分这么低。清单系统应该是每个人或多或少或深或浅都用过，我个人喜欢用多层次清单系统，这个系统也可以做年、月、周、日计划系列，可以根据自己的需要灵活使用和调整。作者讲的内容，我基本都是实践过的，所以知道作者写的挺好。对于想了解该系统的朋友来说，真的很值得一看。我们的生活、工作还有学习，都需要有条理和有效率的安排和管理，这些辅助系统就是我们的工具。 ———————————— 待办事项清单的多种方法： 1. **“事无巨细”清单**： - 适合人群：喜欢详尽记录的人，但可能导致决策困难。 2. **“任务+开始日期+截止日期”清单**： - 适合人群：需要明确时间框架来激励行动的人。 3. **主任务清单+每日任务清单**： - 适合人群：喜欢有长期规划同时关注日常任务的人。 4. **“3+2”法**： - 适合人群：喜欢简单、有限制任务数量以保持专注的人。 5. **“1-3-5”法**： - 适合人群：需要更多任务灵活性，同时保持任务量可控的人。 6. **基于项目的清单法**： - 适合人群：从事大型项目，需要跟踪项目进展的详细情况的人。 7. **3-MIT法（Most Important Tasks）**： - 适合人群：专注于完成最重要任务，避免日常工作干扰的人。 8. **“便利贴”法**： - 适合人群：喜欢视觉化管理任务，需要快速查看任务状态的人。 9. **“四象限”法**： - 适合人群：需要根据任务的紧急性和重要性进行优先级排序的人。 10. **GTD法（Getting Things Done）**： - 适合人群：希望将所有任务和想法外化，以便更清晰地组织和执行的人。 每种方法都有其独特的优势，关键在于找到最适合自己的方式。个人可以根据自己的工作习惯、任务的复杂性以及个人偏好，选择或者结合多种方法，创建一个既有效又灵活的个人任务管理系统。 此外，定期回顾和调整任务清单也是非常重要的，这有助于确保系统能够适应变化的工作需求和个人目标。通过不断实践和优化，你可以发展出一个更加个性化和高效的时间管理策略。 1. **待办事项清单的真正功能**：不是列出所有任务，而是帮助你集中精力完成最重要的任务。 2. **截止日期的重要性**：为任务设定截止日期可以增加紧迫感，帮助确定优先级，并激励行动。 3. **任务清单的长度**：应根据每天可用的时间来设定任务清单的长度，避免设定过长清单导致失败感。 4. **决策疲劳**：过多选择会导致决策疲劳，影响我们做出最佳选择的能力。 5. **决策逃避**：面对太多选项，可能会导致决策逃避，从而降低工作效率。 6. **任务背景**：任务应包含足够的背景信息，如所需时间、优先级和作用，以便正确地安排和执行。 7. **任务的具体性**：任务定义应具体明确，包含明确的起点和终点，以便于衡量完成情况。 8. **任务清单类型**：介绍了多种任务清单方法，包括“3+2”法、“1-3-5”法、3-MIT法等，每种方法都有其适用场景。 9. **创建完美待办事项清单的步骤**：包括分离当前和未来任务、确定任务原因、分解项目、设定日期、限制任务数量、创建基于不同分类的清单、定期修剪清单、估算任务时间、使用主动动词、以及建立等待清单。 10. **微任务批处理**：对于完成时间短的任务，应进行批处理以提高效率。 11. **时间管理的核心**：是关于如何执行计划，而不仅仅是如何制定计划。 12. **时间的使用**：强调了时间的宝贵性，鼓励人们根据个人目标合理分配时间。

还需实践出真知。[微笑] 《高效清单工作法》重点内容概括： 待办事项清单 设定截止日期 清单不能太长，要合理设置，能够完成。 任务背景所需时间优先级 任务不能宽泛要细化 任务与目标结合 模式一：任务+开始时间+结束时间 模式二：主任务清单+每日任务清单 模式三：3+2法 3项大任务2项小任务 大任务（2h完成）小任务（小于0.5h) 模式四：1-3-5法（1大2中5小） 模式五：基于项目的清单法 模式六：3-MIT 模式七：便利贴法 模式八：四象限法 模式九：GTD法 技巧 一、从任务中分离出当前任务 当前任务 未来任务 二、根据期望的结果确定任务 每个项目写明“原因”或期望的结果 三、将任务分解为单个任务 必须花时间将大型项目分解，不然会因为无从下手而将任务拖延。 四、设定任务的截止日期。 截止日期的设定要有一定的意义，有相应的驱动力，避免无限拖延至截止期。 五、将当前任务的数量限制为7个 所需时长15分钟以上的任务，几分钟就完成的微任务不用列入。 六、按项目、类型和地点组织任务。 此类清单与日常待办事项清单分开 七、修剪多余的任务清单。 八、估算每项任务所需时间。 九、使用“主动动词”引导每项任务。 如：完成，开始，为… 十、注意哪些任务会受到他人的影响。 维护清单系统 一、微任务批量处理 二、保持警觉、不被任务压垮 三、按场景定义待办事项清单 四、每周回顾 五、更新目标清单（具体化目标及实现计划） 六、避免在方法论上犹豫不决

从随意安排任务到时间管理计划，做出改变，提升自己，译者是一个实干家啊。作者在技巧8中提到了一致性（习惯的改变以及雪球效应）的挑战。但我似乎并没有特别重视到直到翻译在后记里提到自己在工作包括翻译本书过程中的运用，总结出实测中“微小改变”带来的实际效果。 另，其实作者也是很细心的人。原本此书主要讲清单设计与使用的方法。但他从宏观上贯穿了整个使用流程的方方面面，包括你会用到的工具纸质和线上工具Todoist 印象笔记等；你在践行这个理论时会遇到什么困难，又该如何解决；以及为了最大化方法论的优势，你不仅可以去试验它的效果，还可以回头检测自己的提升。 高效清单工作法：聪明人的无压时间管理手册 达蒙·扎哈里亚德斯 84个笔记 ◆ 1．“事无巨细”清单 >> 从而感到有效率甚至富有成就感。但实际上，你会倾向于选择那些简单、低优先级的任务，因为这些任务总是在最短时间内就可以完成的，但你无法解决那些高价值的问题。 ◆ 4．“3+2”法 >> “3+2”法 这种待办事项清单方法遵循一个简单的公式：三项大任务+两项小任务 >> 每天，你需选出要处理的5项任务（或者更好的方法是，你在前一天晚上选择它们）。大任务通常设定为一两个小时才能完成，小任务则是用30分钟或更短时间就能完成的。 ◆ 第1步：从任务中分离出当前任务 >> 从任务中分离出当前任务 >> 戴维·艾伦的GTD法的优势之一是它使用了多个清单。它主张使用两份清单：一份是“下一步行动”清单，另一份是“以后再说”清单。 >> 其次，使用“未来任务”（future task）清单来跟踪需要你关注的所有项目。在工作时间内，你不会使用此清单，但在一天结束时，你可以参考它来创建第二天的清单。 >> 分离当前任务和未来任务则绕开了这种感觉： ◆ 第2步：根据期望的结果确定任务 >> 根据期望的结果确定任务 >> 我们努力的唯一理由是，这样做会让某个目标更可能实现 >> 内在动机” >> 仅仅在脑子里记住要做某件事的原因是不够的，你必须写下来，这样做会使任务具体化。写下来的理由比在脑子里忽隐忽现的理由更可靠。 >> 这是有效待办事项清单的特征之一。 ◆ 第3步：将项目分解为单个任务 >> 将项目分解为单个任务 >> 当我们面对一个大型项目时，我们很难知道从哪里开始。因此，我们更容易分心。当我们缺乏方向和动力时，我们很难专注于某个领域并去努力，这时分心自然就占了主导地位。 >> 它们的范围太大，看起来会压垮我们，这就导致了我们的持续拖延。我们最终会将它们放到第二天的待办清单中，让它们继续扰乱我们的思绪。 >> 注意，上述每项任务都是可操作的。而且重要的是，任务之间也是相互独立的，你无须按任何特定顺序处理它们。 >> 使你可以灵活安排完成任务的时间，而不是留出4个小时来“打扫房屋”。你可以留出10分钟洗碗，15分钟用拖把清理厨房地板，30分钟清洁楼下的浴室。 ◆ 第4步：设定每个任务的截止日期 >> 设定每个任务的截止日期 >> 设定截止日期的方式同样重要。它会影响你的情绪、动力和专注能力。 >> 可实现的。 >> ，思考每个截止日期被这样安排的理由。 >> 给自己预留的时间应少于你认为需要的时间 ◆ 第5步：将当前任务的数量限制为7个 >> 限制为7”的建议仅涉及至少需要15分钟才能完成的任务。 ◆ 第6步：按项目、类型和地点组织任务 >> 按项目、类型和地点组织任务 >> 即使你设定了每个项目的截止日期并提供了各种类型的背景说明，清单上的任务也会随着时间的推移而变成你的负担。 >> 我会根据各种情况组织任务：项目、类型和地点。我相应地保留了多份清单（请注意，这些清单与我的日常待办事项清单是分开的） >> 出于这些原因，我们从以下三个方面对主清单中的每项任务进行分类。 1．项目 2．类型 3．地点 我建议为每个项目、每种类型和每个地点创建一份单独的清单。例如，以下项目将各自有一份清单（按项目分）： □写一本书 □厨房改造计划 □买一辆车 以下类型的任务也应各自有一份清单（按类型分）： □分析工作 □创造性工作 □无意识的重复工作 同样，可以按照处理任务的地点分类： □在办公室 □在家 □在路上 按项目、类型和地点对待办事项进行分类将使你保持井井有条。它还可以帮助你选择日常清单中的任务，以补充你的具体情况。 >> 例如，“收拾起居室”显然是基于地点的任务——你必须在家做这件事；如果你计划全天在办公室，则不能将此项添加到每日清单中。 某些任务可以分配到多份清单中，而且这样做常常会有好处。 让我们设想有“写一本书”这样一个项目。这个项目最初部分的任务之一是“编写第1章的初稿”，这便是按照项目分类的。但是，如果你只能在家里进行写作，那么它应该按地点分类。此外，写作是需要精神能量的创造性工作。因此，按活动类型对其进行分类可能是有用的——等到精力水平很高时，你才在日历上安排它。 如果你在纸上创建待办事项清单，将任务分配到多份清单中可能会有问题。一种解决方案是用颜色来“编码”任务。 例 >> 更好的方法是使用在线工具，例如Todoist。它提供了标注和标记功能以及多种颜色，可以轻松地按多个情景组织待办事项。 ◆ 第7步：“修剪”多余的任务清单 >> “修剪”多余的任务清单 >> 什么类型的任务应该作为“待删除”的备选项呢？你可以找找以下这四类项目。 1．愿望 2．含义不明确的任务 3．琐碎的任务 4．承诺和决心 愿望通常被表述为项目，而不是可操作的任务。例如，你可能希望“改造厨房”，也可能希望“明年夏天带家人去考艾岛（Kauai）”。愿望的表述常常过于宽泛，而且通常对于实现明确的目标没什么帮助。因此，应将这类任务从主清单中删除（把它们移到愿望清单中吧）。 含义不明确的任务是指缺乏细节和背景的任务。它们放在那里时，不会引起你注意，而你注意到它们的时候，事情就已经变得糟糕了。 一个例子是“给约翰打电话”。但为什么需要给约翰打电话？这样做将如何推动你的工作向前发展？没打电话会有后果吗？如果有，后果是什么？ 如果主清单中的任务不清楚，那么请根据自己的目标重新评估任务价值——总之，它很有可能是可删除的任务。 再看琐碎的任务，删除这类任务不会对你的计划产生影响。它们更像是随机出现的事件，突然从脑海中浮出来并在遗忘前被及时记录了下来。你的主清单会累积很多这类任务。主清单的用途就是从你的头脑中提取出那些难以记忆和组织的任务。但是如果仔细研究，你一定会发现许多这样的任务，也应该把它们从清单中删除。 下定决心去做什么，这只是一种承诺。它与平常的待办事项不同，因为这通常需要习惯的改变。例如，你可能会下定决心去“运动”“减肥”或“学习西班牙语”——有这样的目标很正常，但不要将它们与可操作的任务混淆。 >> 这类表达承诺或决心的任务，因为它们不属于那里。相反，应该把它们放在单独的“生活方式目标”清单中，并视为独立的项目；等到你准备好认真对待其中一个时，再为其创建单独的清单，把项目分解为小型的、可操作的任务并设定截止日期 ◆ 第8步：估算完成每项任务所需的时间 >> 估算完成每项任务所需的时间 >> 如果你能清楚地估算完成每项任务所需的时间，就可以创建近乎完美的待办事项清单，从而避免让自己背负着需要延续到第二天的任务 >> 为了估算完成任务所需的时间，你必须知道执行这项任务需要用到什么，通常包括使用的工具、需要的信息和来自其他人的不确定因素。 >> 根据你需要的资源（包括来自其他人的不确定因素）以及你可能遇到的挑战，提出实际估算。 >> 如果你不熟悉该任务，那么请与过去参与其中的人聊聊，询问别人通常需要花费多少时间。 >> 将面临一个有趣的难题：我在上面指出，我们倾向于乐观估计，从而低估完成任务所需的时间，但同时我们也倾向于给自己太多时间来完成任务。 >> “宽大处理” ◆ 第9步：使用主动动词引导每项任务 >> 使用主动动词引导每项任务 有时候，你需要的只是恰到好处的词语来刺激行动。动词有这种力量：把动词放在待办任务的前面时，你更可能完成这些任务。 当你使用动词表达时，任务就会立刻生效 >> 开始洗衣服 □为桑德拉买生日蛋糕 □完成应收账款报告 □检查汽车轮胎的压力 □打电话预订早餐 >> 注意动词（开始洗、买、完成、检查和打电话）是如何告诉我们究竟该做什么的： >> 选择定义任务的精确动词是有价值的——秘诀在于具体 ◆ 第10步：注意哪些任务会受到他人的影响 >> 注意哪些任务会受到他人的影响 >> 如果你已经按照前面的9个步骤创建主清单、基于任务细节的清单和每日清单， >> 的建议是：在每条待办事项旁边写一个简短的笔记，说明你需要的信息类型（如电子邮件、电话、报告、电子表格等）、格式，以及你希望对方交付的日期。 ◆ 技巧1：建立“微任务”批处理清单 >> 以下是属于单独的批处理清单中微任务的示例。 □铺床 □开始洗衣服 □发邮件给客户 □记录昨天的销售数据 □把洗碗机腾出来 □安排与同事会面 □预订晚餐 □检查语音邮件 □把垃圾带出去 □为老板提供进行中项目的最新信息 □回电话 □整理办公桌 □网上支付账单 □更新软件 >> 这些任务中的每一项都可以在几分钟内完成。问题是，你在一天中零星地解决这些问题时，会有分心的风险——它们可能打断你的工作流程，破坏你的工作势能，摧毁你的创造力。它们会诱使你进行多任务处理，而这又会带来任务的转换成本。转换成本会对你的执行力产生负面影响，并导致你的效率直线下降。 解决方案就是将这些微任务批量处理。你只需要每次留出30～45分钟，就可以一个接一个地专注于这些任务，而这不会分散你的重要工作。 >> 这样每次处理微型任务时，你都会预留一个单独的时间单元来集中解决。 ◆ 技巧3：按场景定义待办事项清单 >> 按场景定义待办事项清单 >> 你应指定与任务相关联的项目、活动的类型（分析、创意等），以及是否存在任何基于地点的约束等。 ◆ 技巧4：进行每周回顾 >> 进行每周回顾 >> 但如果你有10多项任务需要跟进，同时你有具体的责任和目标，那么在没有定期回顾的情况下，你的主清单将会趋于无法管理的状况。 想象一下，你的清单中有超过100个项目。如果没有定期回顾，你将无法准确估测任务的进度，也无法只依赖大脑组织所有工作。想要跟踪如此多的任务进程实在太难了。 >> 我通常在周日晚上进行每周回顾。你也应该选择适合自己具体情况的时间。请注意，每周回顾需要你集中精力来完成。因此，你需要留出45分钟左右的时间，并确保在此期间不受干扰。 >> 如何进行每周回顾？以下是基本步骤。 1．收集所有的待办事项清单。这包括你的主清单以及基于任务细节的清单。 2．对你脑海中闪现的所有任务和项目进行记录，并将它们添加到主清单中。 3．将新项目分解为单个任务。 4．根据情境（项目、类型和位置）分离新任务。如有必要，创建新的基于任务细节的清单。 5．整理你的电子邮件收件箱，对于必要的信息进行及时回复。如果有人在邮件里要求你完成某项任务但该任务并不紧急，那么你就在主清单中记下这封邮件并存档。存档不是要求你立刻回复或者完成相关的任务，只是提醒你之后需要这么做。接下来，你就可以删除其余无用的电子邮件了。 6．查看主清单和基于场景的清单。删除不再必要或不再重要的任务。 7．注意重要且紧急的任务。它们标记为每日清单中的待办事项。 8．记下你正在等待其他人反馈的任务。记下他的名字和你希望收到反馈的日期。这个日期会提醒你，如果到时没有收到反馈，应该进一步跟进。 9．查看高价值任务的截止日期，并在必要时进行调整。 10．为你添加到主清单和基于场景的清单中的新任务设定截止日期。 11．查看下周的日历。根据可用时间创建你的每日清单。 ◆ 技巧5：更新你的目标清单 >> 目标清单（list of goods）还可以帮助你专注于重要的事情。在第5章的第2步中，我建议为清单中的每项任务设定一个具体目标。这样做的目的就是给自己一种行动的驱动力。当你知道完成某项特定任务是为了什么，并且这一目的与你最终想要达成的计划一致时，你就会变得专注，把它当作最高优先级事件去处理。 >> 让我们看看下面的例子。 模糊目标：尽早退休。 具体目标：在60岁生日时退休，获得200万美元的流动性投资和5000美元的月收入。 >> 1989年，采访者对这群毕业生进行了随访。他们注意到两个非同寻常的现象。第一，有目标的那13%的人比没有目标的那84%的人挣得多；第二，写下目标的3%的人收入是没有写下目标的97%的人的10倍。 >> 再次就是每月回顾一次。在每个月末留出30分钟来跟踪你的进度并重新评估目标是否已经改变。如果有改变，就更新相应的记录。 >> 办事项清系统是由你想完成的目标驱动的。有一些目标是短期的（例如，你可能希望今年在工作中获得晋升），另一些目标则是长期的 ◆ 技巧6：避免在方法论上犹豫不决 >> 如果我们把视野放得更宽，去学习更多与时间管理相关的知识时，会遇见番茄工作法、时间盒、富兰克林-柯维（Franklin-Covey）、简易做（Zen To Done）等不同的方法。 ◆ 技巧7：构建适合你的系统 >> 有效系统的基本要素（例如截止日期、任务优先级、细节信息，以及当前任务和未来任务的分离）具有普遍价值，相比起来，其他方面则不那么重要。你可以修改或替换那些不重要的内容。 ◆ 技巧8：保持一致 >> 在具体执行上，我们面临双重挑战。第一个挑战是，保持一致性需要你改变习惯。制订计划和规则时，我们大多数人倾向于保留过度的自由。我们需要养成定期采取行动的习惯，而这并不是一下子就能适应过来的。 第二个挑战则是，一两天的懈怠可能会产生雪球效应。一旦你跳过某一天的任务，就更容易跳过接下来的每一天。 仪式感的重要性 >> 如果你在保持一致性方面存在困难，我建议你使用“杰瑞·宋飞（Jerry Seinfeld）策略”。以下是它的工作原理。 首先，了解创建有效待办事项清单系统的10个步骤（这些步骤在第5章中有详细说明）。 其次，你需要记住确保系统长期平稳运行的8个技巧（这8个技巧可在本章中看到）。 再次，购买一份可以在一张纸上显示全年日期的挂历和一支红笔。 最后，将你学到的技巧应用到主清单、基于场景的清单和每日清单中。这样成功完成一天的任务时，你就用红笔在日历上给这一天画个“X”。 宋飞在喜剧俱乐部巡回演出时使用了这种策略。他每天都会写笑话，只要写了笑话就在日历上画一个“X”。红色的“X”最终形成了一条长链，而他不想这条长链被某一天自己的懒惰中断。宋飞认为这种策略鼓励他一以贯之地写作，最终帮助他成为一名专业的喜剧演员。 >> 如果你在保持一致性方面存在困难，我建议你使用“杰瑞·宋飞（Jerry Seinfeld）策略”。以下是它的工作原理。 首先，了解创建有效待办事项清单系统的10个步骤（这些步骤在第5章中有详细说明）。 其次，你需要记住确保系统长期平稳运行的8个技巧（这8个技巧可在本章中看到）。 再次，购买一份可以在一张纸上显示全年日期的挂历和一支红笔。 最后，将你学到的技巧应用到主清单、基于场景的清单和每日清单中。这样成功完成一天的任务时，你就用红笔在日历上给这一天画个“X”。 宋飞在喜剧俱乐部巡回演出时使用了这种策略。他每天都会写笑话，只要写了笑话就在日历上画一一一个“X”。红色的“X”最终形成了一条长链，而他不想这条长链被某一天自己的懒惰中断。宋飞认为这种策略鼓励他一以贯之地写作，最终帮助他成为一名专业的喜剧演员。 ◆ 从“高效”轨道上掉下来怎么办 >> 相反，你应该抖去身上的泥土重新站起来，与自己和解。 接下来，你应该思考摔倒的原因。你的待办事项清单系统的某些方面是否缺乏明确性？是你缺乏精力导致没能进行每周回顾吗？你是否在有限的时间里尝试了过多的任务？ ◆ 使用纸和笔的情况 >> 任何软件都可能出现故障，中断你的工作流程并破坏你的动力。 这是依赖软件的缺点。 >> 第四，记事本易于携带。你可以随身携带，想到待办事项时随时记下来。相比而言，数字工具的维护成本更高。 ◆ 在线存储待办事项清单的情况 >> 采用数字化的第一个理由是现今的应用程序使得按任务情景来组织任务清单变得非常容易 >> 第二，你可以轻松地把待办事项从一份清单移动到另一份清单中 >> 第三，许多在线应用程序（如Todoist）允许你根据日期和时间设置闹铃和提醒。 >> 第四，你可以在嵌套的结构中组织项目和任务。这可以大大提升任务的可视化程度——你 >> 有机会总览整个大型项目包含的任务，并监控完成这些任务的进度。 >> 第五，Todoist等工具可以帮你把待办事项清单与日历整合到一起 也就是说简单的清单其实纸质就很方便，如果涉及大项目 多重任务则适合线上工具 借助于其优点更有效 >> 如果你觉得纸质系统不能满足你的需求，我强烈推荐Todoist，它非常适合个人使用。如果你要用于管理项目和团队，那么可以尝试Trello（它像Todoist一样有很多有用的功能。如有需要的话，你可以升级到高级账户）。 >> 如果你觉得纸质系统不能满足你的需求，我强烈推荐Todoist，它非常适合个人使用。如果你要用于管理项目和团队，那么可以尝试Trello（它像Todoist一样有很多有用的功能。如有需要的话，你可以升级到高级账户）。 ◆ 第8章 如何将日历整合到待办事项清单中 >> ．在可用的时间区间内，具体安排待办事项究竟放在哪个时间段。 假设以下是你明天的日程安排。 □8:00～9:00——与老板会面 □10:30～中午——与销售团队开电话会议 □中午～13:00——午餐 □15:00～15:30——部门会议 上述时间表显示了你可以通过待办事项清单安排的工作时间段： □9:00～10:30 □13:00～15:00 □15:30～17:00 总共可用时间是5.5个小时：留下45分钟用于休息和应对突发情况，你剩下的时间有4个小时45分钟 ◆ 第9章 什么是“已完成清单”（以及你需要保留它吗） >> 这个问题取决于你的需要。如果你需要驱动力来完成任务，已完成清单可以当作一个不错的办法。已完成清单将突出显示你在白天的成就，令你能回想起做过的工作 >> 如果不确定已完成清单是否可以帮助你完成任务，我建议你进行试验。你可以试验两周已完成清单，并记录它对你的影响。如果你发现它对你的效率提升有积极影响，那就继续使用它，否则就放弃这种方法。 ◆ 译后记 >> 如果有一个评选大赛，要选出这个世界上被严重浪费的事物，那冠军非时间莫属。 >> 为此，我不得不改变一些原有的时间安排，将时间用得更紧凑些。我需要缩减一些不必要的时间支出，需要把一些碎片化的时间更好地用起来。回头看，这样的改变对我而言也意义非凡，我在翻译本书的过程中，也将自己的时间管理方法更系统地梳理了一遍。而且因为必须完成翻译内容，我对时间的利用率也在提高 >> 瑞·达利欧（Ray Dalio）有句名言：“改变并不只会让你的顺境变得更好，还会让你的逆境变得不那么糟糕，我至今仍然在不断学习，不断改变，并将一直这么做下去，因为就算我想躲避，痛苦也会找上我。” >> 当你决心从“随意安排任务”过渡到“时间管理计划”之后，你需要把“改变”当成朋友。改变过去的习惯，才能创造新的习惯，这是我在翻译过程中的最大体会。 ◆ 点评 >>