丰田高效工作法

对于自己需要做的工作，想到是非能得到帮助，是非他人会做得跟好。 自己去做大体步骤如下: 1明确目的 2确立目标（成果） 3列清单 4制定计划 5确定成果的标准 6对于重复性工作，制定标准模板 7执行时找到延迟的原因 8及时进行补救 9工作完成后及时总结，思考，改进 10把执行书与人分享

【2023微信读书】第264本。微信公众号《非哥笔记》 。 书名：《丰田高效工作法》 作者：日/渡边英理奈（效率提升专家。曾任职丰田公司人力资源部，后成立咨询顾问公司。） 点评：工作时间变长的原因，一是过程中浪费的时间，就是做了无用功。二是多次返工。做无用功和返工的原因，在于工作目的、工作目标、工作流程、工作计划不明确。作者利用其在丰田任职时，形成了一套工作方法，九大步骤，让工作变得更加高效。步骤1：思考工作目的和工作成果。步骤2：根据工作具体事项制订工作计划（清单、日程）。步骤3：将工作具体事项分解为可以执行的步骤。步骤4：制作检查清单。步骤5：提前准备工作过程中所必需的物品、信息和数据。步骤6：考虑工作分工。步骤7：与相关人员分享工作流程和工作计划。步骤8：管理工作计划的进度。步骤9：完成之后立即复盘。 摘要： 1、加班的两大原因：“返工”和“无用功”。 原因在于，工作流程和工作计划不明确。 2、自工序完结，是指在自己的工序内做到工作完结，自己判断工作完成质量的好坏，不制造不良品，不把问题留到下一道工序。 3、确认“目的地”、“最短路线”、“到达时间”。 4、制定工作流程并制订工作计划：步骤1：思考工作目的和工作成果。确认清楚“工作的目的和安排工作的人希望获得的工作成果是什么”。 5、注意专业术语，是否对方能看懂或听懂。如果不懂，就尽量不要用专业术再说吧。 6、注意前提背景，对方是否已知晓。如果不知晓，就需要介绍前提背景。否则自以为对方清楚，导致对方听不懂。 7、到底什么样的工作成果才是正确的呢？符合预算、交期、完成度三方面需求的“最佳成果”，才是最正确的。总之，符合预算、交期、完成度三方面要求的工作成果，才是你的客户或上司真正需要的。一般来说，交代工作的人不一定什么都说得清清楚楚，面面俱到。这时候，需要你自己主动确认。提前向对方确认清楚他的预算、要求、希望的交期，可以确保你们之间的认识没有任何偏差，从而可以有效避免做无用功。 8、检查工作成果是否正确的两个办法。那么，到底怎么做，才能完成正确的工作成果？诀窍就是，画出草图后，务必弄清楚这样得到的工作成果是否能帮助你达成最终的工作目的。同时你必须对照工作的最终目的，检查你完成的工作成果是否包含多余的、不必要的内容。只要做到这两点，就可以做出正确的工作成果。 9、把工作成果概要图或概要说明做出来，与交代工作的人或上司进行确认。之所以发生“返工”和“无用功”的状况，往往是因为没有在这个时间点提前和自己的上司或客户确认清楚。这样做不仅可以避免因理解不一致而导致的“返工”和“无用功”，还可以从交代给你工作的人那里得到一些实用的建议，提高内容的完成质量。而且，可能还可以从交代给你工作的人那里拿到以前做过的类似资料作为参考，甚至可以直接沿用。还可能获得一些仅凭你自己根本无法得到的新信息。所以，务必要向交代工作的人或上司确认工作成果。 10、将工作目的和工作成果的概要明确写在纸上，向交代工作的人或上司提前进行确认。1）开始工作之前，先与交代工作的人确认清楚工作目的是什么。2）“我想跟您确认一下这项工作的目的是什么？”这样简单的一句话就可以了。然后，结合工作的目的、工作成果的汇报对象、预算、交期、完成度等因素，制作工作成果概要图或概要说明。把工作成果的概要写在纸上，手写即可。即使画画技术不好，如果是有形的工作成果，也一定要把工作成果概要图画出来。如果是无形的成果，请把工作成果概要说明写在纸上。不需要美观漂亮，重要的是尽量详细和具体。3）最后，按照下列方法，对完成的工作成果概要图或概要说明进行确认。◎能达到工作的目的吗？概要上所写的内容与工作的最终目的匹配吗？◎概要的内容，写得详细具体吗？ 11、步骤2：根据工作具体事项制订工作计划。第一步，就是“把工作中要做的具体事项列出来制作成清单”。 ①排序： 如果没有事项A，事项B就无法进行。那么事项A就必须放在事项B的前面。②并行： 找找有没有可以同时进行的具体事项。第二步，规划日程。从整个工作的截止日期开始倒推日程。在时间节点的设置上要“留出余地”。 12、步骤3：将工作具体事项分解为可以执行的步骤。对象不同，分解的详细程度是不一样的。如果是你自己看，需要分解到你自己能明白的程度即可；如果面向新员工，那么就要分解到新员工能明白的程度。 13、写说明手册或是向别人介绍工作内容时，有一点务必需要注意。那就是，把这项工作的“存在的原因”明确出来。任何一项工作，都有它存在的原因。如果不弄清楚工作存在的原因，那么做这项工作本身就成了其存在的原因。如果只是为了做完这项工作的话，就会产生我可以随意做的想法。比如，有一项工作是“客户信息管理”。如果不明白“客户信息管理”存在的原因，这项工作就会被认为是一件烦琐和麻烦的事情。如果理解了“客户信息管理”这项工作存在的原因是“为提供符合客户需求的服务”“为寻找到潜在客户”，那么做这项工作的人，就更加清楚自己应该做什么了。而且，在推进过程中，还可以结合工作存在原因进行改善，而不仅仅停留在完成工作本身上。不了解工作存在原因的前提下完成的工作成果，与了解工作存在原因之后完成的工作成果，两者之间肯定存在很大的差异。所以，给别人安排工作的时候，一定要把工作存在的原因说清楚。 14、步骤4：制作检查清单。如果是常规性工作，可以把工作完成的标准、工作完成质量的判断标准、注意事项整理到一张纸上制作成检查清单。通过检查清单，可以减少错误发生的概率，还可以帮助你获得预期中的工作成果。如果你给别人安排工作，请不仅要告诉对方工作的内容，还要告诉对方工作完成的标准、工作完成质量的判断标准以及工作中的注意事项，这样才能获得你想要的工作成果。如果你提前将检查清单交给对方，相当于把你收到工作成果之后你自己再去确认的动作，前置到由实际负责工作的人来确认。这样你就可以收到符合期望的、合格的工作成果了。 还是以前面提到的拧螺丝钉为例进行说明。如果检查清单中只写了“螺丝钉”三个字，这是不正确的。如果写成“螺丝钉是否已经拧紧”，也比较模糊，不是特别明确。应该写出“螺丝钉是否已经拧紧”的判断标准，比如“拧到发出咯吱声为止”“用多少牛顿的力度拧”。安排工作的时候，也不要对别人说“请把螺丝钉拧紧”，而要明确告诉对方“把螺丝钉拧紧直到发出咔嚓声”，这样才能获得想要的工作成果。 15、步骤5：思考完成工作所必需的物品、信息和数据。工作必需的物品、信息和数据当然要在工作开始前准备好。你必须提前做好规划，提前准备，因为准备也是需要花时间的。 16、步骤6：考虑工作分工。如果有需要他人协助的工作，可以交给其他人帮忙完成。交代工作时，需要提前说明工作计划、希望的完成状态（尽可能详细，如果有图或照片展示更好）、检查清单，还有工作必需的物品、信息和数据，并尽量清楚详细。清楚详细地说明后，才有可能得到期望的工作成果。 17、步骤7：与相关人员分享工作流程和工作计划。 18、步骤8：管理工作计划的进度。对应你的工作流程和工作计划，进行每日进度管理。一旦出现延迟情况，要调查清楚延迟的原因。延迟原因调查清楚后，一定要制订防范措施，并切实执行。如果自己一个人无法实施补救措施，一定要借助他人的力量。如果没办法借助他人的帮助，你可以想办法调整工作的截止日期，或者降低工作的完成标准。当截止日期或工作完成标准的调整方案完成后，一定要第一时间与工作成果的接收方进行沟通，确保获得对方的认可和同意之后再执行。切记，自己不要擅自延迟截止日期，不要擅自修改工作的完成标准。哪怕只有一点点变化，也不要擅自决定。因为截止日期和工作的完成标准，是你和对方已经做好的约定。 19、步骤9：完成之后立即复盘。工作刚刚结束的时候，印象是较为深刻的，这个时候你会想到很多需要改善的地方。你想到的这些需要改善的地方，说不定在下次工作中就能发挥作用。即便下一次的工作内容完全不同，你的经验和知识也有可能可以运用其中。工作完成后进行总结、思考和改善，相当于把自己存在的问题再次暴露出来，可能很多人会有抵触情绪。但是，如果你希望能进一步减少“返工”和“无用功”，那么对于上一次工作的思考和反省就很有必要。 制作执行手册和标准模板。有了执行手册和标准模板，下一次再遇到同样的工作，就能非常快速地完成。工作效率也可以大幅提升。像这种重复性的日常工作，使用统一的标准模板，可以大幅提高工作的效率。 当一项工作结束后，要把你自己在工作中学到的知识、总结到的技巧、需要改善的地方，以及你整理制作的执行手册和标准模板，与相关人员进行分享。这样做的目的，不仅是为了你自己，更是为了提高整个团队的工作效率，也为了更好地指导和培养你的下属及后辈，营造良好的工作氛围和高效的工作环境。其实到最后，受益的也是你自己。随着参与和接触到这项工作的人越来越多，大家还可以贡献出自己不同的认识和想法，进而使执行手册不断完善。

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① 确认“目的地”。 ② 确定“最短路线”。 ③ 从截止日期倒推，制订工作计划。

1. 有目标，有计划，有 planB，有复盘，有总结， 2. 过程里尊重成员，用好老板及有经验的人，协作完成工作， 3. 工作安排需要目的清晰，计划合理，风险预估 4.做个诚实的人

本书详细介绍了《丰田高效工作法》的底层逻辑--“自工序完结”的具体落地与实施方法和工具，对更深入的理解“自工序完结”非常有帮助。文字内容通俗易懂，如果后面再能有一个完整的案例介绍，将8个步骤进行体现，会更加生动。

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