高效清單工作法：聰明人的無壓時間管理手冊

使用清單（不管是主清單還是每日清單）的目的並不是確保你完成所有工作。相反，使用它的目的是確保你將有限的時間和精力集中在最重要的工作上。請記住，提高工作效率不是爲了讓自己忙碌，而是根據短期目標和長期目標去做該做的事情。 （1）將任務與特定結果聯繫到一起 完成每日清單的最簡單方法是爲清單上的每個項目指定“原因”。你要知道該項目存在於清單中的原因，確定爲什麼要完成它，然後在任務旁邊寫下原因。僅僅在腦子裏記住要做某件事的原因是不夠的，你必須寫下來，這樣做會使任務具體化。寫下來的理由比在腦子裏忽隱忽現的理由更可靠。當你將任務與特定結果聯繫到一起時，會感到更有必要完成這項任務。採取行動將意味着你希望實現自己的目標（而它對你來說是重要的）。這是有效待辦事項清單的特徵之一。 我的方法很簡單，我會在自己的清單事項上標註是什麼顏色的事情，一旦有了顏色歸類，那麼我就很明確自己是爲了什麼而列出這個事情。 （2）三項大任務+兩項小任務 每日五事原則，即待辦事項清單方法遵循一個簡單的公式：三項大任務+兩項小任務。每天，你需選出要處理的5項任務（或者更好的方法是，你在前一天晚上選擇它們）。大任務通常設定爲一兩個小時才能完成，小任務則是用30分鐘或更短時間就能完成的。任務數量——5個。不要過多，也不能過少。還可以與番茄工作法等常用的時間管理法兼容。例如，你可以安排四個番茄鍾（每個番茄鍾包含25分鐘的工作時間和5分鐘的休息時間）來完成你的一項大任務。 我的方法也很簡單，一般我會列出每日三事，一般都是需要1-2小時完成的。另外兩件事情我會安排一件當日主色調的事情和一件其他的事情。 （3）七項爲上限法 作者建議將每日清單上的任務限制爲7個，但你可能想知道，按照這個速度，你將如何完成主清單中的數百項任務（而且這個數字每天都在增長）。“限制爲7”的建議僅涉及至少需要15分鐘才能完成的任務。你會發現主清單上的許多任務都可以在一兩分鐘內完成。而一兩分鐘的微任務建議批量處理。 我自己的方法是不輕易打斷自己，集中精力衝刺重要的任務，並留出充分的時間空餘。 譯者說：時間管理的核心是如何“執行”的方法，而不是如何“寫下待辦事項清單”的辦法。知道了如何寫下計劃之後，更重要的是實踐。時間管理的方法，說到底就是“你要用這一個小時幹什麼”的方法。五色時間，五彩人生，祝你的每一個小時都順你心意，週六自由隨心日快樂！

>> 你在清單中列出任務後，管理清單上的任務比從你腦海裏任意提取沒有章法的任務要更容易和高效。你可以根據“我需要完成什麼”來輕鬆組織自己要做的任務，並相應地計劃自己的一天。僅此一項就能夠大幅提升你對於重要事項的專注能力。 >> 一份可靠的清單會將你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你轉向那些不太重要的項目。 待辦事項清單不應該成爲確保你完成所有工作（尤其是那些瑣碎不重要的事）的工具，它需要做的是確保你完成那些真正要做的事情。 >> 沒有截止日期的待辦事項清單隻能被稱爲願望清單。沒有最後期限，我們就會無所作爲。 >> 當人們創建清單並忽略爲每項任務設定截止日期時，會出現同樣的結果。面對沒有最後期限的任何規劃時，我們的動力很小。 >> 如果你只有四個小時的時間，那麼請確保清單中的項目可以在四個小時內完成。否則，列出太長的清單讓自己品嚐失敗的滋味，這並不能產生什麼價值。 >> 如果我們擁有的選擇越多，那麼在這些選擇之間做出決定的能力就越差，我們所面臨的焦慮就越多。 >> 任務被寫下來，但是關於完成它所需的時間、優先級以及它在完成某件事的過程中所起的作用，你未做任何標示。 >> 當我們能夠預測完成特定任務的積極結果時，我們不太傾向於拖延。在不考慮其他變量的情況下，對結果越確定，我們就越可能採取果斷的行動。 >> 他們寫下（或在線記錄）每一項想到的任務，但未能將這些任務與具體目標聯繫起來。 >> 任務根據各自的優先級被分配到不同的象限。放置在第一象限的那些任務應立即處理；第二象限中的那些任務則不那麼可怕，但應該安排在不久的將來完成；第三象限中的任務可以委派給其他人；第四象限中的任務可以放棄。 >> GTD建議每週進行一次回顧。這樣的回顧不是讓你做事後諸葛亮，而是覆盤上一週的具體工作，並從中總結經驗。艾倫認爲這是通過使用GTD獲得成功的關鍵之一。 >> 通常，用任務管理來與惰性鬥爭的人需要更多的限制選擇條件，而不是高自由度。 >> 完成每日清單的最簡單方法是爲清單上的每個項目指定“原因”。你要知道該項目存在於清單中的原因，確定爲什麼要完成它，然後在任務旁邊寫下原因。 >> 僅僅在腦子裏記住要做某件事的原因是不夠的，你必須寫下來，這樣做會使任務具體化。寫下來的理由比在腦子裏忽隱忽現的理由更可靠。 >> 當你將任務與特定結果聯繫到一起時，會感到更有必要完成這項任務。 >> 如果我們不花時間將項目分解爲更小、更易於管理的部分，那麼這種“驅動力喪失”將日復一日地上演。 >> 你應該確保清單中僅有可操作的任務，而不是大型項目。如果一個項目需要多個動作，那麼這個項目自然可以（而且也應該）被分解成小任務。把任務揉碎，你才能更好地關注並完成重要的工作。 >> 截止日期的重要性：它幫助我們將時間和精力集中在重要任務上，同時幫助我們組織日程，還鼓勵我們採取行動。有研究結果顯示，截止日期可以提升我們的表現。 >> 主清單中的每項任務都應該有一個與之相關的截止日期。這個日期不一定是一成不變的，它可以隨着附加任務的優先級和緊迫性而改變。 >> 第一，確保每個截止日期都是可實現的。 >> 第二，思考每個截止日期被這樣安排的理由 >> 第三，給自己預留的時間應少於你認爲需要的時間。 >> 如果留給任務的時間變得充裕，我們會主動降低工作效率，一直磨蹭到截止日期爲止。 >> 我強烈建議將每日清單中的任務數限制爲7個——這是一個可管理的數字。 >> 你可能會發現爲高優先級、高價值的待辦事項保留單獨的清單很有用。 >> 請從主清單中刪除所有這類表達承諾或決心的任務，因爲它們不屬於那裏。相反，應該把它們放在單獨的“生活方式目標”清單中，並視爲獨立的項目；等到你準備好認真對待其中一個時，再爲其創建單獨的清單，把項目分解爲小型的、可操作的任務並設定截止日期。 >> 你應該清楚主清單上的每個待辦事項需要多長時間才能完成。你可以以此爲依據，爲每日清單選擇對應的任務，規劃每日時間。如果你能清楚地估算完成每項任務所需的時間，就可以創建近乎完美的待辦事項清單，從而避免讓自己揹負着需要延續到第二天的任務。 >> 把動詞放在待辦任務的前面時，你更可能完成這些任務。 當你使用動詞表達時，任務就會立刻生效。動詞能將清單中的文字變爲可操作的任務；它能觸發大腦中某個部分，促使我們專注於完成任務。 >> 我的建議是：在每條待辦事項旁邊寫一個簡短的筆記，說明你需要的信息類型（如電子郵件、電話、報告、電子表格等）、格式，以及你希望對方交付的日期。 如果你未及時收到對方的意見，預計的交付日期將提示你跟進他的進度。這種方法將幫助你設定對他人的預期，並讓他們對所需交付的成果負責。對於那些需要依靠其他人行動的工作流程，這一點至關重要。 >> 批處理清單的目的是用一份清單單獨組織所有微任務（完成時間不到10分鐘的任務）。我們的想法是：在單個工作時間單元內批量解決它們。 微任務不屬於你的日常待辦事項清單。請記住，你的每日清單中的任務數量應限制爲7個，這7個位置應該留給需要更多時間完成的高價值任務（至少15分鐘）。 >> 不要低估不堪重負的感覺帶來的消極影響。它會使你的壓力升高，讓你更容易受到干擾，並阻礙你完成重要的事情。 >> 主清單中的每項任務都應附有任務情景的詳細信息。例如，你應指定與任務相關聯的項目、活動的類型（分析、創意等），以及是否存在任何基於地點的約束等。 >> 爲主清單中的任務添加情景和具體細節，可以讓我們快速識別應處理的任務。 >> 每週一次的回顧至關重要。它決定了你的任務管理系統是會激勵你完成重要事情，還是鼓勵你拖延；同時也決定了你是完成了所有任務，還是讓任務都悄悄滯留。 >> 比如在你的主清單中如果包含的項目少於10個，那麼你自然可以追蹤每件事的進度而不必進行每週回顧。 >> 如何進行每週回顧？以下是基本步驟。 1．收集所有的待辦事項清單。這包括你的主清單以及基於任務細節的清單。 2．對你腦海中閃現的所有任務和項目進行記錄，並將它們添加到主清單中。 3．將新項目分解爲單個任務。 4．根據情境（項目、類型和位置）分離新任務。如有必要，創建新的基於任務細節的清單。 5．整理你的電子郵件收件箱，對於必要的信息進行及時回覆。如果有人在郵件裏要求你完成某項任務但該任務並不緊急，那麼你就在主清單中記下這封郵件並存檔。存檔不是要求你立刻回覆或者完成相關的任務，只是提醒你之後需要這麼做。接下來，你就可以刪除其餘無用的電子郵件了。 6．查看主清單和基於場景的清單。刪除不再必要或不再重要的任務。 7．注意重要且緊急的任務。將它們標記爲每日清單中的待辦事項。 8．記下你正在等待其他人反饋的任務。記下他的名字和你希望收到反饋的日期。這個日期會提醒你，如果到時沒有收到反饋，應該進一步跟進。 9．查看高價值任務的截止日期，並在必要時進行調整。 10．爲你添加到主清單和基於場景的清單中的新任務設定截止日期。 11．查看下週的日曆。根據可用時間創建你的每日清單。 >> 寫下你的目標。將目標寫下來，你才更有可能堅持。 >> 如果你已經創建了具體的目標，並把它們寫下來了，那接下來應該怎麼做呢？ 再次就是每月回顧一次。在每個月末留出30分鐘來跟蹤你的進度並重新評估目標是否已經改變。如果有改變，就更新相應的記錄。 >> 如果我們把視野放得更寬，去學習更多與時間管理相關的知識時，會遇見番茄工作法、時間盒、富蘭克林-柯維（Franklin-Covey）、簡易做（Zen To Done）等不同的方法。 >> 有效系統的基本要素（例如截止日期、任務優先級、細節信息，以及當前任務和未來任務的分離）具有普遍價值 >> 宋飛在喜劇俱樂部巡迴演出時使用了這種策略。他每天都會寫笑話，只要寫了笑話就在日曆上畫一個“X”。紅色的“X”最終形成了一條長鏈，而他不想這條長鏈被某一天自己的懶惰中斷。宋飛認爲這種策略鼓勵他一以貫之地寫作，最終幫助他成爲一名專業的喜劇演員。 >> 如果激勵性刺激會促使你更有效地工作，那麼請嘗試使用已完成清單。你可能會發現它爲你的工作流程增加了重要價值。只是不要讓它取代你的待辦事項清單系統。 >> 提高工作效率不是爲了讓自己忙碌，而是根據短期目標和長期目標去做該做的事情。 >> 待辦事項清單最大的優點之一是：它可以讓你把在頭腦中飄蕩着的任務都記錄下來。你可以將所有內容轉儲到紙上或Todoist等在線程序中；接着你可以按所含任務的場景、截止日期和其他詳細信息對項目進行分類。這可以確保我們總是聚焦於重要的工作，同時也能防止優先級較低的項目被徹底遺忘。

作爲一名清單工作法的愛好者閱讀此書的過程就彷彿是在梳理自己的清單管理方法，很實用。作者最後的總結也可以與廣大清單愛好者共勉： ⭐️應該根據自己的工作方式來制定任務管理策略。 ⭐️使用任務清單的目的是確保自己將有限的時間和精力集中在最重要的工作上。 ⭐️提高工作效率不是爲了讓自己忙碌，而是根據短期目標和長期目標去做該做的事情。

對我來說這是本好書，對於自己的清單有了更加清晰的認知。 首先，作者有一點說的對，普通人都沒有經受過專業的清單培訓，我們對於清單的理解都來自於自己的經歷和網上片面的推薦，手機裏下載了例如calendars、atimelogger、structured、我的清單等衆多的ios app ，光在購買軟件上就花了300+，卻從來都不知道到底應該如何把清單融入自己的生活，我相信我絕對不是唯一一個這麼做的人。我們忽視了我們列清單的目的是爲了完成任務，提高自己的效率，而糾結於如何使用清單，在不同的軟件之間徘徊，覺得這裏也不順手。哪裏也不順手，最後發現自己沒有達到想要的效果，索性放棄了清單的管理，變得漫無目的，這也是我打開這本書閱讀的初衷。 清單應該分爲主清單、願望清單、基於任務的清單、批處理清單、每日清單等等。 主清單記錄你在下一個階段所要完成的項目，基於任務的清單將每一個項目分解成若干的步驟， 每日清單將任務清單中每天需要完成的部分記錄下來 願望清單則是用來記錄你想要做到但是在近期無法完成的願望 而批處理清單則用來將任務時間低於15分鐘的任務集合在一起在一段時間內集中完成 我選擇是線上記錄，因爲我是蘋果的忠實愛好者，ipad，手機和mac和watch可以同步，隨時可以修改和查看。 軟件的話我使用蘋果自帶的日曆，提醒事項和structured ，日曆負責把我當天的計劃安排導入，提醒事項負責記錄每天必須要做的任務，structured負責把我日曆裏的行程打勾✅勾掉，我喜歡那種完成一個日程就勾掉一個的感覺，一天也選擇用過番茄鍾和atimelogger，但是現在選擇直接使用蘋果的計時器，讓siri直接計時25分鐘，這是我選擇的每天清單的使用工具，目前看來非常好。 每天清單的一個重點是要寫清任務開始時間、截止時間和說明，寫明步驟和優先級，表明這個任務的完成原因、是否有地點限制、是創造性還是重複繁瑣的任務，標註好這些有利於你在完成任務時的選擇和動力。每日清單一般不能超過7個。 還可以使用重要和緊急來區分任務的重要級，這個在多本書已經提及，不再贅述。 推薦一個作者的小tips，是紅筆日曆法。 我爲了養成堅持運動的習慣，在紙質日曆上用紅筆畫❌，爲了讓❌叉滿，我也會堅持去運動。

好書來的。 對長期進行時間管理的人來說，相當於整理了一遍頭腦中的各種方法論，把它們分成幾個大類逐個處理，修整歸納。 至於GTD的部分，我推測作者指出的是GTD使用者的初期問題，我自己也遇到了，最好的辦法是專門精進GTD，不停在初期階段。

雖然我是使用清單的新手，但是已經從清單思維中獲得很大益處。讀了此書，有一些觸動點，記錄下來希望可以幫助未來讀到的朋友。 痛點：以往我自己做清單的話，就是把想到的記下來，特別對於任務清單，不知不覺就把工作的事、生活中瑣碎的事情、想法、願望都全部寫下來，雖有清單，但是沒有重點，清單很亂很長，執行起來容易拖延，也容易忽略一些重要的任務。 本書給我的啓發和帶來的改變：分主任務和每日任務清單，當前任務和未來任務，當任務太大難以入手的時候拆分任務，寫上開始日期和截止日期，預計所需要花費的時間，寫上任務的價值意義，集中一段時間處理每天的微任務從而避免分心，每週回顧和每月回顧。 能夠收穫這麼幾點，已經非常滿足！

每年年初，許多人都會定下各種各樣的計劃。有的還發到朋友圈讓朋友督促自己，可到了年末又有幾個完成的呢？ 據任務管理軟件iDoneThis統計： 41%：有 41% 的待辦事項永遠不會完成 50%：已完成的待辦事項有 50% 是在一天內完成的 18%：已完成的待辦事項有 18% 是在一小時內完成的 10%：已完成的待辦事項有 10% 是在一分鐘內完成的 這些數據告訴我們： 41%的待辦事項是無效的； 許多待辦事項能很快完成； 許多清單都太長了； 許多人是在沒掌握日程安排和可用時間情況下處理任務的。 爲什麼有了清單我們還是不能完成任務呢？也許你認爲是因爲拖延症。其實還有個更大的原因——不會列清單。下面就介紹一套列清單的方法。 -------------------------------------------------------------------- 清單分類 主清單：它是你所有任務的滾動儲存庫，記錄每個任務的地方，只要有個想法都可以丟進去。 目標清單：複雜任務，比如旅遊、考駕照。非一天或直接能完成的，需要分解成小任務。 微任務清單：15分鐘內能做完的任務，可以用一整塊時間批量完成。這樣能避免切換任務時候，分散注意力干擾重要工作。 日常清單：就是當天要做的任務，儘量全部完成。按優先級排序，每日結束進行覈查。把日常清單提取出來，是爲了避免選擇太多，認知疲勞。 協助清單：需要他人協助的任務，寫一個簡短的筆記，說明你需要的信息類型（如電子郵件、電話、報告、電子表格等）、格式，以及你希望對方交付的日期。 已完成清單：顧名思義，已經完成的清單。不只是看一下過去的成績，給自己打氣，還有助於你觀察自己效率的水平，從而判斷類似任務需要的時間。 -------------------------------------------------------------------- 設置限制 截止時間：根據過去的經驗，估算需要的時間。可適當地寬限時間，如果你需要點挑戰，可以縮減時間。截止日期的好處是避免讓計劃遙遙無期，增加緊迫感。 場景分類：按項目、類型和地點，對待辦事項進行分類。能幫助你選擇日常清單中的任務，以補充你的具體情況。 限制條目：日常清單的條目不能超過7條，微任務清單總共可算作一條。其實，任務完成不了的主要原因就是任務太多，看着長長的條目，就可能打退堂鼓了。限制條目一方面是更容易完成，一方面還能減少認知決策。更可貴的是，如果當天任務完成了，還有空餘時間的話，可以自行安排，算作超額完成。 -------------------------------------------------------------------- 增加動力 確認目標，在每條任務下寫清楚，設定目的和原因。找到內部動機，能讓你更有動力。 動詞引導，使用開始、完成、檢查之類的主動動詞引導每項任務。 -------------------------------------------------------------------- 定期檢查 評估，對沒有完成的任務進行評估，如果是難度太高就降低難度或直接刪除。 分配，把主清單中的任務，分配到其他具體清單中。 -------------------------------------------------------------------- 要注意的是，本文沒有完全按照書中的邏輯去寫，因爲我覺得按照列清單的順序去寫，更方便使用，使用也是我讀書和寫書評的意義。好了，這本書就講完了。  感謝閱讀。

很清晰簡潔的一本小書，一個多小時就看完了。沒有過多的堆砌，但卻講的全面透徹，不知道爲什麼評分這麼低。清單系統應該是每個人或多或少或深或淺都用過，我個人喜歡用多層次清單系統，這個系統也可以做年、月、周、日計劃系列，可以根據自己的需要靈活使用和調整。作者講的內容，我基本都是實踐過的，所以知道作者寫的挺好。對於想了解該系統的朋友來說，真的很值得一看。我們的生活、工作還有學習，都需要有條理和有效率的安排和管理，這些輔助系統就是我們的工具。 ———————————— 待辦事項清單的多種方法： 1. **“事無鉅細”清單**： - 適合人羣：喜歡詳盡記錄的人，但可能導致決策困難。 2. **“任務+開始日期+截止日期”清單**： - 適合人羣：需要明確時間框架來激勵行動的人。 3. **主任務清單+每日任務清單**： - 適合人羣：喜歡有長期規劃同時關注日常任務的人。 4. **“3+2”法**： - 適合人羣：喜歡簡單、有限制任務數量以保持專注的人。 5. **“1-3-5”法**： - 適合人羣：需要更多任務靈活性，同時保持任務量可控的人。 6. **基於項目的清單法**： - 適合人羣：從事大型項目，需要跟蹤項目進展的詳細情況的人。 7. **3-MIT法（Most Important Tasks）**： - 適合人羣：專注於完成最重要任務，避免日常工作干擾的人。 8. **“便利貼”法**： - 適合人羣：喜歡視覺化管理任務，需要快速查看任務狀態的人。 9. **“四象限”法**： - 適合人羣：需要根據任務的緊急性和重要性進行優先級排序的人。 10. **GTD法（Getting Things Done）**： - 適合人羣：希望將所有任務和想法外化，以便更清晰地組織和執行的人。 每種方法都有其獨特的優勢，關鍵在於找到最適合自己的方式。個人可以根據自己的工作習慣、任務的複雜性以及個人偏好，選擇或者結合多種方法，創建一個既有效又靈活的個人任務管理系統。 此外，定期回顧和調整任務清單也是非常重要的，這有助於確保系統能夠適應變化的工作需求和個人目標。通過不斷實踐和優化，你可以發展出一個更加個性化和高效的時間管理策略。 1. **待辦事項清單的真正功能**：不是列出所有任務，而是幫助你集中精力完成最重要的任務。 2. **截止日期的重要性**：爲任務設定截止日期可以增加緊迫感，幫助確定優先級，並激勵行動。 3. **任務清單的長度**：應根據每天可用的時間來設定任務清單的長度，避免設定過長清單導致失敗感。 4. **決策疲勞**：過多選擇會導致決策疲勞，影響我們做出最佳選擇的能力。 5. **決策逃避**：面對太多選項，可能會導致決策逃避，從而降低工作效率。 6. **任務背景**：任務應包含足夠的背景信息，如所需時間、優先級和作用，以便正確地安排和執行。 7. **任務的具體性**：任務定義應具體明確，包含明確的起點和終點，以便於衡量完成情況。 8. **任務清單類型**：介紹了多種任務清單方法，包括“3+2”法、“1-3-5”法、3-MIT法等，每種方法都有其適用場景。 9. **創建完美待辦事項清單的步驟**：包括分離當前和未來任務、確定任務原因、分解項目、設定日期、限制任務數量、創建基於不同分類的清單、定期修剪清單、估算任務時間、使用主動動詞、以及建立等待清單。 10. **微任務批處理**：對於完成時間短的任務，應進行批處理以提高效率。 11. **時間管理的核心**：是關於如何執行計劃，而不僅僅是如何制定計劃。 12. **時間的使用**：強調了時間的寶貴性，鼓勵人們根據個人目標合理分配時間。

還需實踐出真知。[微笑] 《高效清單工作法》重點內容概括： 待辦事項清單 設定截止日期 清單不能太長，要合理設置，能夠完成。 任務背景所需時間優先級 任務不能寬泛要細化 任務與目標結合 模式一：任務+開始時間+結束時間 模式二：主任務清單+每日任務清單 模式三：3+2法 3項大任務2項小任務 大任務（2h完成）小任務（小於0.5h) 模式四：1-3-5法（1大2中5小） 模式五：基於項目的清單法 模式六：3-MIT 模式七：便利貼法 模式八：四象限法 模式九：GTD法 技巧 一、從任務中分離出當前任務 當前任務 未來任務 二、根據期望的結果確定任務 每個項目寫明“原因”或期望的結果 三、將任務分解爲單個任務 必須花時間將大型項目分解，不然會因爲無從下手而將任務拖延。 四、設定任務的截止日期。 截止日期的設定要有一定的意義，有相應的驅動力，避免無限拖延至截止期。 五、將當前任務的數量限制爲7個 所需時長15分鐘以上的任務，幾分鐘就完成的微任務不用列入。 六、按項目、類型和地點組織任務。 此類清單與日常待辦事項清單分開 七、修剪多餘的任務清單。 八、估算每項任務所需時間。 九、使用“主動動詞”引導每項任務。 如：完成，開始，爲… 十、注意哪些任務會受到他人的影響。 維護清單系統 一、微任務批量處理 二、保持警覺、不被任務壓垮 三、按場景定義待辦事項清單 四、每週回顧 五、更新目標清單（具體化目標及實現計劃） 六、避免在方法論上猶豫不決

從隨意安排任務到時間管理計劃，做出改變，提升自己，譯者是一個實幹家啊。作者在技巧8中提到了一致性（習慣的改變以及雪球效應）的挑戰。但我似乎並沒有特別重視到直到翻譯在後記裏提到自己在工作包括翻譯本書過程中的運用，總結出實測中“微小改變”帶來的實際效果。 另，其實作者也是很細心的人。原本此書主要講清單設計與使用的方法。但他從宏觀上貫穿了整個使用流程的方方面面，包括你會用到的工具紙質和線上工具Todoist 印象筆記等；你在踐行這個理論時會遇到什麼困難，又該如何解決；以及爲了最大化方法論的優勢，你不僅可以去試驗它的效果，還可以回頭檢測自己的提升。 高效清單工作法：聰明人的無壓時間管理手冊 達蒙·扎哈里亞德斯 84個筆記 ◆ 1．“事無鉅細”清單 >> 從而感到有效率甚至富有成就感。但實際上，你會傾向於選擇那些簡單、低優先級的任務，因爲這些任務總是在最短時間內就可以完成的，但你無法解決那些高價值的問題。 ◆ 4．“3+2”法 >> “3+2”法 這種待辦事項清單方法遵循一個簡單的公式：三項大任務+兩項小任務 >> 每天，你需選出要處理的5項任務（或者更好的方法是，你在前一天晚上選擇它們）。大任務通常設定爲一兩個小時才能完成，小任務則是用30分鐘或更短時間就能完成的。 ◆ 第1步：從任務中分離出當前任務 >> 從任務中分離出當前任務 >> 戴維·艾倫的GTD法的優勢之一是它使用了多個清單。它主張使用兩份清單：一份是“下一步行動”清單，另一份是“以後再說”清單。 >> 其次，使用“未來任務”（future task）清單來跟蹤需要你關注的所有項目。在工作時間內，你不會使用此清單，但在一天結束時，你可以參考它來創建第二天的清單。 >> 分離當前任務和未來任務則繞開了這種感覺： ◆ 第2步：根據期望的結果確定任務 >> 根據期望的結果確定任務 >> 我們努力的唯一理由是，這樣做會讓某個目標更可能實現 >> 內在動機” >> 僅僅在腦子裏記住要做某件事的原因是不夠的，你必須寫下來，這樣做會使任務具體化。寫下來的理由比在腦子裏忽隱忽現的理由更可靠。 >> 這是有效待辦事項清單的特徵之一。 ◆ 第3步：將項目分解爲單個任務 >> 將項目分解爲單個任務 >> 當我們面對一個大型項目時，我們很難知道從哪裏開始。因此，我們更容易分心。當我們缺乏方向和動力時，我們很難專注於某個領域並去努力，這時分心自然就佔了主導地位。 >> 它們的範圍太大，看起來會壓垮我們，這就導致了我們的持續拖延。我們最終會將它們放到第二天的待辦清單中，讓它們繼續擾亂我們的思緒。 >> 注意，上述每項任務都是可操作的。而且重要的是，任務之間也是相互獨立的，你無須按任何特定順序處理它們。 >> 使你可以靈活安排完成任務的時間，而不是留出4個小時來“打掃房屋”。你可以留出10分鐘洗碗，15分鐘用拖把清理廚房地板，30分鐘清潔樓下的浴室。 ◆ 第4步：設定每個任務的截止日期 >> 設定每個任務的截止日期 >> 設定截止日期的方式同樣重要。它會影響你的情緒、動力和專注能力。 >> 可實現的。 >> ，思考每個截止日期被這樣安排的理由。 >> 給自己預留的時間應少於你認爲需要的時間 ◆ 第5步：將當前任務的數量限制爲7個 >> 限制爲7”的建議僅涉及至少需要15分鐘才能完成的任務。 ◆ 第6步：按項目、類型和地點組織任務 >> 按項目、類型和地點組織任務 >> 即使你設定了每個項目的截止日期並提供了各種類型的背景說明，清單上的任務也會隨着時間的推移而變成你的負擔。 >> 我會根據各種情況組織任務：項目、類型和地點。我相應地保留了多份清單（請注意，這些清單與我的日常待辦事項清單是分開的） >> 出於這些原因，我們從以下三個方面對主清單中的每項任務進行分類。 1．項目 2．類型 3．地點 我建議爲每個項目、每種類型和每個地點創建一份單獨的清單。例如，以下項目將各自有一份清單（按項目分）： □寫一本書 □廚房改造計劃 □買一輛車 以下類型的任務也應各自有一份清單（按類型分）： □分析工作 □創造性工作 □無意識的重複工作 同樣，可以按照處理任務的地點分類： □在辦公室 □在家 □在路上 按項目、類型和地點對待辦事項進行分類將使你保持井井有條。它還可以幫助你選擇日常清單中的任務，以補充你的具體情況。 >> 例如，“收拾起居室”顯然是基於地點的任務——你必須在家做這件事；如果你計劃全天在辦公室，則不能將此項添加到每日清單中。 某些任務可以分配到多份清單中，而且這樣做常常會有好處。 讓我們設想有“寫一本書”這樣一個項目。這個項目最初部分的任務之一是“編寫第1章的初稿”，這便是按照項目分類的。但是，如果你只能在家裏進行寫作，那麼它應該按地點分類。此外，寫作是需要精神能量的創造性工作。因此，按活動類型對其進行分類可能是有用的——等到精力水平很高時，你纔在日曆上安排它。 如果你在紙上創建待辦事項清單，將任務分配到多份清單中可能會有問題。一種解決方案是用顏色來“編碼”任務。 例 >> 更好的方法是使用在線工具，例如Todoist。它提供了標註和標記功能以及多種顏色，可以輕鬆地按多個情景組織待辦事項。 ◆ 第7步：“修剪”多餘的任務清單 >> “修剪”多餘的任務清單 >> 什麼類型的任務應該作爲“待刪除”的備選項呢？你可以找找以下這四類項目。 1．願望 2．含義不明確的任務 3．瑣碎的任務 4．承諾和決心 願望通常被表述爲項目，而不是可操作的任務。例如，你可能希望“改造廚房”，也可能希望“明年夏天帶家人去考艾島（Kauai）”。願望的表述常常過於寬泛，而且通常對於實現明確的目標沒什麼幫助。因此，應將這類任務從主清單中刪除（把它們移到願望清單中吧）。 含義不明確的任務是指缺乏細節和背景的任務。它們放在那裏時，不會引起你注意，而你注意到它們的時候，事情就已經變得糟糕了。 一個例子是“給約翰打電話”。但爲什麼需要給約翰打電話？這樣做將如何推動你的工作向前發展？沒打電話會有後果嗎？如果有，後果是什麼？ 如果主清單中的任務不清楚，那麼請根據自己的目標重新評估任務價值——總之，它很有可能是可刪除的任務。 再看瑣碎的任務，刪除這類任務不會對你的計劃產生影響。它們更像是隨機出現的事件，突然從腦海中浮出來並在遺忘前被及時記錄了下來。你的主清單會累積很多這類任務。主清單的用途就是從你的頭腦中提取出那些難以記憶和組織的任務。但是如果仔細研究，你一定會發現許多這樣的任務，也應該把它們從清單中刪除。 下定決心去做什麼，這只是一種承諾。它與平常的待辦事項不同，因爲這通常需要習慣的改變。例如，你可能會下定決心去“運動”“減肥”或“學習西班牙語”——有這樣的目標很正常，但不要將它們與可操作的任務混淆。 >> 這類表達承諾或決心的任務，因爲它們不屬於那裏。相反，應該把它們放在單獨的“生活方式目標”清單中，並視爲獨立的項目；等到你準備好認真對待其中一個時，再爲其創建單獨的清單，把項目分解爲小型的、可操作的任務並設定截止日期 ◆ 第8步：估算完成每項任務所需的時間 >> 估算完成每項任務所需的時間 >> 如果你能清楚地估算完成每項任務所需的時間，就可以創建近乎完美的待辦事項清單，從而避免讓自己揹負着需要延續到第二天的任務 >> 爲了估算完成任務所需的時間，你必須知道執行這項任務需要用到什麼，通常包括使用的工具、需要的信息和來自其他人的不確定因素。 >> 根據你需要的資源（包括來自其他人的不確定因素）以及你可能遇到的挑戰，提出實際估算。 >> 如果你不熟悉該任務，那麼請與過去參與其中的人聊聊，詢問別人通常需要花費多少時間。 >> 將面臨一個有趣的難題：我在上面指出，我們傾向於樂觀估計，從而低估完成任務所需的時間，但同時我們也傾向於給自己太多時間來完成任務。 >> “寬大處理” ◆ 第9步：使用主動動詞引導每項任務 >> 使用主動動詞引導每項任務 有時候，你需要的只是恰到好處的詞語來刺激行動。動詞有這種力量：把動詞放在待辦任務的前面時，你更可能完成這些任務。 當你使用動詞表達時，任務就會立刻生效 >> 開始洗衣服 □爲桑德拉買生日蛋糕 □完成應收賬款報告 □檢查汽車輪胎的壓力 □打電話預訂早餐 >> 注意動詞（開始洗、買、完成、檢查和打電話）是如何告訴我們究竟該做什麼的： >> 選擇定義任務的精確動詞是有價值的——祕訣在於具體 ◆ 第10步：注意哪些任務會受到他人的影響 >> 注意哪些任務會受到他人的影響 >> 如果你已經按照前面的9個步驟創建主清單、基於任務細節的清單和每日清單， >> 的建議是：在每條待辦事項旁邊寫一個簡短的筆記，說明你需要的信息類型（如電子郵件、電話、報告、電子表格等）、格式，以及你希望對方交付的日期。 ◆ 技巧1：建立“微任務”批處理清單 >> 以下是屬於單獨的批處理清單中微任務的示例。 □鋪牀 □開始洗衣服 □發郵件給客戶 □記錄昨天的銷售數據 □把洗碗機騰出來 □安排與同事會面 □預訂晚餐 □檢查語音郵件 □把垃圾帶出去 □爲老闆提供進行中項目的最新信息 □回電話 □整理辦公桌 □網上支付賬單 □更新軟件 >> 這些任務中的每一項都可以在幾分鐘內完成。問題是，你在一天中零星地解決這些問題時，會有分心的風險——它們可能打斷你的工作流程，破壞你的工作勢能，摧毀你的創造力。它們會誘使你進行多任務處理，而這又會帶來任務的轉換成本。轉換成本會對你的執行力產生負面影響，並導致你的效率直線下降。 解決方案就是將這些微任務批量處理。你只需要每次留出30～45分鐘，就可以一個接一個地專注於這些任務，而這不會分散你的重要工作。 >> 這樣每次處理微型任務時，你都會預留一個單獨的時間單元來集中解決。 ◆ 技巧3：按場景定義待辦事項清單 >> 按場景定義待辦事項清單 >> 你應指定與任務相關聯的項目、活動的類型（分析、創意等），以及是否存在任何基於地點的約束等。 ◆ 技巧4：進行每週回顧 >> 進行每週回顧 >> 但如果你有10多項任務需要跟進，同時你有具體的責任和目標，那麼在沒有定期回顧的情況下，你的主清單將會趨於無法管理的狀況。 想象一下，你的清單中有超過100個項目。如果沒有定期回顧，你將無法準確估測任務的進度，也無法只依賴大腦組織所有工作。想要跟蹤如此多的任務進程實在太難了。 >> 我通常在週日晚上進行每週回顧。你也應該選擇適合自己具體情況的時間。請注意，每週回顧需要你集中精力來完成。因此，你需要留出45分鐘左右的時間，並確保在此期間不受干擾。 >> 如何進行每週回顧？以下是基本步驟。 1．收集所有的待辦事項清單。這包括你的主清單以及基於任務細節的清單。 2．對你腦海中閃現的所有任務和項目進行記錄，並將它們添加到主清單中。 3．將新項目分解爲單個任務。 4．根據情境（項目、類型和位置）分離新任務。如有必要，創建新的基於任務細節的清單。 5．整理你的電子郵件收件箱，對於必要的信息進行及時回覆。如果有人在郵件裏要求你完成某項任務但該任務並不緊急，那麼你就在主清單中記下這封郵件並存檔。存檔不是要求你立刻回覆或者完成相關的任務，只是提醒你之後需要這麼做。接下來，你就可以刪除其餘無用的電子郵件了。 6．查看主清單和基於場景的清單。刪除不再必要或不再重要的任務。 7．注意重要且緊急的任務。它們標記爲每日清單中的待辦事項。 8．記下你正在等待其他人反饋的任務。記下他的名字和你希望收到反饋的日期。這個日期會提醒你，如果到時沒有收到反饋，應該進一步跟進。 9．查看高價值任務的截止日期，並在必要時進行調整。 10．爲你添加到主清單和基於場景的清單中的新任務設定截止日期。 11．查看下週的日曆。根據可用時間創建你的每日清單。 ◆ 技巧5：更新你的目標清單 >> 目標清單（list of goods）還可以幫助你專注於重要的事情。在第5章的第2步中，我建議爲清單中的每項任務設定一個具體目標。這樣做的目的就是給自己一種行動的驅動力。當你知道完成某項特定任務是爲了什麼，並且這一目的與你最終想要達成的計劃一致時，你就會變得專注，把它當作最高優先級事件去處理。 >> 讓我們看看下面的例子。 模糊目標：儘早退休。 具體目標：在60歲生日時退休，獲得200萬美元的流動性投資和5000美元的月收入。 >> 1989年，採訪者對這羣畢業生進行了隨訪。他們注意到兩個非同尋常的現象。第一，有目標的那13%的人比沒有目標的那84%的人掙得多；第二，寫下目標的3%的人收入是沒有寫下目標的97%的人的10倍。 >> 再次就是每月回顧一次。在每個月末留出30分鐘來跟蹤你的進度並重新評估目標是否已經改變。如果有改變，就更新相應的記錄。 >> 辦事項清系統是由你想完成的目標驅動的。有一些目標是短期的（例如，你可能希望今年在工作中獲得晉升），另一些目標則是長期的 ◆ 技巧6：避免在方法論上猶豫不決 >> 如果我們把視野放得更寬，去學習更多與時間管理相關的知識時，會遇見番茄工作法、時間盒、富蘭克林-柯維（Franklin-Covey）、簡易做（Zen To Done）等不同的方法。 ◆ 技巧7：構建適合你的系統 >> 有效系統的基本要素（例如截止日期、任務優先級、細節信息，以及當前任務和未來任務的分離）具有普遍價值，相比起來，其他方面則不那麼重要。你可以修改或替換那些不重要的內容。 ◆ 技巧8：保持一致 >> 在具體執行上，我們面臨雙重挑戰。第一個挑戰是，保持一致性需要你改變習慣。制訂計劃和規則時，我們大多數人傾向於保留過度的自由。我們需要養成定期採取行動的習慣，而這並不是一下子就能適應過來的。 第二個挑戰則是，一兩天的懈怠可能會產生雪球效應。一旦你跳過某一天的任務，就更容易跳過接下來的每一天。 儀式感的重要性 >> 如果你在保持一致性方面存在困難，我建議你使用“傑瑞·宋飛（Jerry Seinfeld）策略”。以下是它的工作原理。 首先，瞭解創建有效待辦事項清單系統的10個步驟（這些步驟在第5章中有詳細說明）。 其次，你需要記住確保系統長期平穩運行的8個技巧（這8個技巧可在本章中看到）。 再次，購買一份可以在一張紙上顯示全年日期的掛曆和一支紅筆。 最後，將你學到的技巧應用到主清單、基於場景的清單和每日清單中。這樣成功完成一天的任務時，你就用紅筆在日曆上給這一天畫個“X”。 宋飛在喜劇俱樂部巡迴演出時使用了這種策略。他每天都會寫笑話，只要寫了笑話就在日曆上畫一個“X”。紅色的“X”最終形成了一條長鏈，而他不想這條長鏈被某一天自己的懶惰中斷。宋飛認爲這種策略鼓勵他一以貫之地寫作，最終幫助他成爲一名專業的喜劇演員。 >> 如果你在保持一致性方面存在困難，我建議你使用“傑瑞·宋飛（Jerry Seinfeld）策略”。以下是它的工作原理。 首先，瞭解創建有效待辦事項清單系統的10個步驟（這些步驟在第5章中有詳細說明）。 其次，你需要記住確保系統長期平穩運行的8個技巧（這8個技巧可在本章中看到）。 再次，購買一份可以在一張紙上顯示全年日期的掛曆和一支紅筆。 最後，將你學到的技巧應用到主清單、基於場景的清單和每日清單中。這樣成功完成一天的任務時，你就用紅筆在日曆上給這一天畫個“X”。 宋飛在喜劇俱樂部巡迴演出時使用了這種策略。他每天都會寫笑話，只要寫了笑話就在日曆上畫一一一個“X”。紅色的“X”最終形成了一條長鏈，而他不想這條長鏈被某一天自己的懶惰中斷。宋飛認爲這種策略鼓勵他一以貫之地寫作，最終幫助他成爲一名專業的喜劇演員。 ◆ 從“高效”軌道上掉下來怎麼辦 >> 相反，你應該抖去身上的泥土重新站起來，與自己和解。 接下來，你應該思考摔倒的原因。你的待辦事項清單系統的某些方面是否缺乏明確性？是你缺乏精力導致沒能進行每週回顧嗎？你是否在有限的時間裏嘗試了過多的任務？ ◆ 使用紙和筆的情況 >> 任何軟件都可能出現故障，中斷你的工作流程並破壞你的動力。 這是依賴軟件的缺點。 >> 第四，記事本易於攜帶。你可以隨身攜帶，想到待辦事項時隨時記下來。相比而言，數字工具的維護成本更高。 ◆ 在線存儲待辦事項清單的情況 >> 採用數字化的第一個理由是現今的應用程序使得按任務情景來組織任務清單變得非常容易 >> 第二，你可以輕鬆地把待辦事項從一份清單移動到另一份清單中 >> 第三，許多在線應用程序（如Todoist）允許你根據日期和時間設置鬧鈴和提醒。 >> 第四，你可以在嵌套的結構中組織項目和任務。這可以大大提升任務的可視化程度——你 >> 有機會總覽整個大型項目包含的任務，並監控完成這些任務的進度。 >> 第五，Todoist等工具可以幫你把待辦事項清單與日曆整合到一起 也就是說簡單的清單其實紙質就很方便，如果涉及大項目 多重任務則適合線上工具 藉助於其優點更有效 >> 如果你覺得紙質系統不能滿足你的需求，我強烈推薦Todoist，它非常適合個人使用。如果你要用於管理項目和團隊，那麼可以嘗試Trello（它像Todoist一樣有很多有用的功能。如有需要的話，你可以升級到高級賬戶）。 >> 如果你覺得紙質系統不能滿足你的需求，我強烈推薦Todoist，它非常適合個人使用。如果你要用於管理項目和團隊，那麼可以嘗試Trello（它像Todoist一樣有很多有用的功能。如有需要的話，你可以升級到高級賬戶）。 ◆ 第8章 如何將日曆整合到待辦事項清單中 >> ．在可用的時間區間內，具體安排待辦事項究竟放在哪個時間段。 假設以下是你明天的日程安排。 □8:00～9:00——與老闆會面 □10:30～中午——與銷售團隊開電話會議 □中午～13:00——午餐 □15:00～15:30——部門會議 上述時間表顯示了你可以通過待辦事項清單安排的工作時間段： □9:00～10:30 □13:00～15:00 □15:30～17:00 總共可用時間是5.5個小時：留下45分鐘用於休息和應對突發情況，你剩下的時間有4個小時45分鐘 ◆ 第9章 什麼是“已完成清單”（以及你需要保留它嗎） >> 這個問題取決於你的需要。如果你需要驅動力來完成任務，已完成清單可以當作一個不錯的辦法。已完成清單將突出顯示你在白天的成就，令你能回想起做過的工作 >> 如果不確定已完成清單是否可以幫助你完成任務，我建議你進行試驗。你可以試驗兩週已完成清單，並記錄它對你的影響。如果你發現它對你的效率提升有積極影響，那就繼續使用它，否則就放棄這種方法。 ◆ 譯後記 >> 如果有一個評選大賽，要選出這個世界上被嚴重浪費的事物，那冠軍非時間莫屬。 >> 爲此，我不得不改變一些原有的時間安排，將時間用得更緊湊些。我需要縮減一些不必要的時間支出，需要把一些碎片化的時間更好地用起來。回頭看，這樣的改變對我而言也意義非凡，我在翻譯本書的過程中，也將自己的時間管理方法更系統地梳理了一遍。而且因爲必須完成翻譯內容，我對時間的利用率也在提高 >> 瑞·達利歐（Ray Dalio）有句名言：“改變並不只會讓你的順境變得更好，還會讓你的逆境變得不那麼糟糕，我至今仍然在不斷學習，不斷改變，並將一直這麼做下去，因爲就算我想躲避，痛苦也會找上我。” >> 當你決心從“隨意安排任務”過渡到“時間管理計劃”之後，你需要把“改變”當成朋友。改變過去的習慣，才能創造新的習慣，這是我在翻譯過程中的最大體會。 ◆ 點評 >>