豐田高效工作法

對於自己需要做的工作，想到是非能得到幫助，是非他人會做得跟好。 自己去做大體步驟如下: 1明確目的 2確立目標（成果） 3列清單 4制定計劃 5確定成果的標準 6對於重複性工作，制定標準模板 7執行時找到延遲的原因 8及時進行補救 9工作完成後及時總結，思考，改進 10把執行書與人分享

【2023微信讀書】第264本。微信公衆號《非哥筆記》 。 書名：《豐田高效工作法》 作者：日/渡邊英理奈（效率提升專家。曾任職豐田公司人力資源部，後成立諮詢顧問公司。） 點評：工作時間變長的原因，一是過程中浪費的時間，就是做了無用功。二是多次返工。做無用功和返工的原因，在於工作目的、工作目標、工作流程、工作計劃不明確。作者利用其在豐田任職時，形成了一套工作方法，九大步驟，讓工作變得更加高效。步驟1：思考工作目的和工作成果。步驟2：根據工作具體事項制訂工作計劃（清單、日程）。步驟3：將工作具體事項分解爲可以執行的步驟。步驟4：製作檢查清單。步驟5：提前準備工作過程中所必需的物品、信息和數據。步驟6：考慮工作分工。步驟7：與相關人員分享工作流程和工作計劃。步驟8：管理工作計劃的進度。步驟9：完成之後立即覆盤。 摘要： 1、加班的兩大原因：“返工”和“無用功”。 原因在於，工作流程和工作計劃不明確。 2、自工序完結，是指在自己的工序內做到工作完結，自己判斷工作完成質量的好壞，不製造不良品，不把問題留到下一道工序。 3、確認“目的地”、“最短路線”、“到達時間”。 4、制定工作流程並制訂工作計劃：步驟1：思考工作目的和工作成果。確認清楚“工作的目的和安排工作的人希望獲得的工作成果是什麼”。 5、注意專業術語，是否對方能看懂或聽懂。如果不懂，就儘量不要用專業術再說吧。 6、注意前提背景，對方是否已知曉。如果不知曉，就需要介紹前提背景。否則自以爲對方清楚，導致對方聽不懂。 7、到底什麼樣的工作成果纔是正確的呢？符合預算、交期、完成度三方面需求的“最佳成果”，纔是最正確的。總之，符合預算、交期、完成度三方面要求的工作成果，纔是你的客戶或上司真正需要的。一般來說，交代工作的人不一定什麼都說得清清楚楚，面面俱到。這時候，需要你自己主動確認。提前向對方確認清楚他的預算、要求、希望的交期，可以確保你們之間的認識沒有任何偏差，從而可以有效避免做無用功。 8、檢查工作成果是否正確的兩個辦法。那麼，到底怎麼做，才能完成正確的工作成果？訣竅就是，畫出草圖後，務必弄清楚這樣得到的工作成果是否能幫助你達成最終的工作目的。同時你必須對照工作的最終目的，檢查你完成的工作成果是否包含多餘的、不必要的內容。只要做到這兩點，就可以做出正確的工作成果。 9、把工作成果概要圖或概要說明做出來，與交代工作的人或上司進行確認。之所以發生“返工”和“無用功”的狀況，往往是因爲沒有在這個時間點提前和自己的上司或客戶確認清楚。這樣做不僅可以避免因理解不一致而導致的“返工”和“無用功”，還可以從交代給你工作的人那裏得到一些實用的建議，提高內容的完成質量。而且，可能還可以從交代給你工作的人那裏拿到以前做過的類似資料作爲參考，甚至可以直接沿用。還可能獲得一些僅憑你自己根本無法得到的新信息。所以，務必要向交代工作的人或上司確認工作成果。 10、將工作目的和工作成果的概要明確寫在紙上，向交代工作的人或上司提前進行確認。1）開始工作之前，先與交代工作的人確認清楚工作目的是什麼。2）“我想跟您確認一下這項工作的目的是什麼？”這樣簡單的一句話就可以了。然後，結合工作的目的、工作成果的彙報對象、預算、交期、完成度等因素，製作工作成果概要圖或概要說明。把工作成果的概要寫在紙上，手寫即可。即使畫畫技術不好，如果是有形的工作成果，也一定要把工作成果概要圖畫出來。如果是無形的成果，請把工作成果概要說明寫在紙上。不需要美觀漂亮，重要的是儘量詳細和具體。3）最後，按照下列方法，對完成的工作成果概要圖或概要說明進行確認。◎能達到工作的目的嗎？概要上所寫的內容與工作的最終目的匹配嗎？◎概要的內容，寫得詳細具體嗎？ 11、步驟2：根據工作具體事項制訂工作計劃。第一步，就是“把工作中要做的具體事項列出來製作成清單”。 ①排序： 如果沒有事項A，事項B就無法進行。那麼事項A就必須放在事項B的前面。②並行： 找找有沒有可以同時進行的具體事項。第二步，規劃日程。從整個工作的截止日期開始倒推日程。在時間節點的設置上要“留出餘地”。 12、步驟3：將工作具體事項分解爲可以執行的步驟。對象不同，分解的詳細程度是不一樣的。如果是你自己看，需要分解到你自己能明白的程度即可；如果面向新員工，那麼就要分解到新員工能明白的程度。 13、寫說明手冊或是向別人介紹工作內容時，有一點務必需要注意。那就是，把這項工作的“存在的原因”明確出來。任何一項工作，都有它存在的原因。如果不弄清楚工作存在的原因，那麼做這項工作本身就成了其存在的原因。如果只是爲了做完這項工作的話，就會產生我可以隨意做的想法。比如，有一項工作是“客戶信息管理”。如果不明白“客戶信息管理”存在的原因，這項工作就會被認爲是一件煩瑣和麻煩的事情。如果理解了“客戶信息管理”這項工作存在的原因是“爲提供符合客戶需求的服務”“爲尋找到潛在客戶”，那麼做這項工作的人，就更加清楚自己應該做什麼了。而且，在推進過程中，還可以結合工作存在原因進行改善，而不僅僅停留在完成工作本身上。不瞭解工作存在原因的前提下完成的工作成果，與瞭解工作存在原因之後完成的工作成果，兩者之間肯定存在很大的差異。所以，給別人安排工作的時候，一定要把工作存在的原因說清楚。 14、步驟4：製作檢查清單。如果是常規性工作，可以把工作完成的標準、工作完成質量的判斷標準、注意事項整理到一張紙上製作成檢查清單。通過檢查清單，可以減少錯誤發生的概率，還可以幫助你獲得預期中的工作成果。如果你給別人安排工作，請不僅要告訴對方工作的內容，還要告訴對方工作完成的標準、工作完成質量的判斷標準以及工作中的注意事項，這樣才能獲得你想要的工作成果。如果你提前將檢查清單交給對方，相當於把你收到工作成果之後你自己再去確認的動作，前置到由實際負責工作的人來確認。這樣你就可以收到符合期望的、合格的工作成果了。 還是以前面提到的擰螺絲釘爲例進行說明。如果檢查清單中只寫了“螺絲釘”三個字，這是不正確的。如果寫成“螺絲釘是否已經擰緊”，也比較模糊，不是特別明確。應該寫出“螺絲釘是否已經擰緊”的判斷標準，比如“擰到發出咯吱聲爲止”“用多少牛頓的力度擰”。安排工作的時候，也不要對別人說“請把螺絲釘擰緊”，而要明確告訴對方“把螺絲釘擰緊直到發出咔嚓聲”，這樣才能獲得想要的工作成果。 15、步驟5：思考完成工作所必需的物品、信息和數據。工作必需的物品、信息和數據當然要在工作開始前準備好。你必須提前做好規劃，提前準備，因爲準備也是需要花時間的。 16、步驟6：考慮工作分工。如果有需要他人協助的工作，可以交給其他人幫忙完成。交代工作時，需要提前說明工作計劃、希望的完成狀態（儘可能詳細，如果有圖或照片展示更好）、檢查清單，還有工作必需的物品、信息和數據，並儘量清楚詳細。清楚詳細地說明後，纔有可能得到期望的工作成果。 17、步驟7：與相關人員分享工作流程和工作計劃。 18、步驟8：管理工作計劃的進度。對應你的工作流程和工作計劃，進行每日進度管理。一旦出現延遲情況，要調查清楚延遲的原因。延遲原因調查清楚後，一定要制訂防範措施，並切實執行。如果自己一個人無法實施補救措施，一定要藉助他人的力量。如果沒辦法藉助他人的幫助，你可以想辦法調整工作的截止日期，或者降低工作的完成標準。當截止日期或工作完成標準的調整方案完成後，一定要第一時間與工作成果的接收方進行溝通，確保獲得對方的認可和同意之後再執行。切記，自己不要擅自延遲截止日期，不要擅自修改工作的完成標準。哪怕只有一點點變化，也不要擅自決定。因爲截止日期和工作的完成標準，是你和對方已經做好的約定。 19、步驟9：完成之後立即覆盤。工作剛剛結束的時候，印象是較爲深刻的，這個時候你會想到很多需要改善的地方。你想到的這些需要改善的地方，說不定在下次工作中就能發揮作用。即便下一次的工作內容完全不同，你的經驗和知識也有可能可以運用其中。工作完成後進行總結、思考和改善，相當於把自己存在的問題再次暴露出來，可能很多人會有牴觸情緒。但是，如果你希望能進一步減少“返工”和“無用功”，那麼對於上一次工作的思考和反省就很有必要。 製作執行手冊和標準模板。有了執行手冊和標準模板，下一次再遇到同樣的工作，就能非常快速地完成。工作效率也可以大幅提升。像這種重複性的日常工作，使用統一的標準模板，可以大幅提高工作的效率。 當一項工作結束後，要把你自己在工作中學到的知識、總結到的技巧、需要改善的地方，以及你整理製作的執行手冊和標準模板，與相關人員進行分享。這樣做的目的，不僅是爲了你自己，更是爲了提高整個團隊的工作效率，也爲了更好地指導和培養你的下屬及後輩，營造良好的工作氛圍和高效的工作環境。其實到最後，受益的也是你自己。隨着參與和接觸到這項工作的人越來越多，大家還可以貢獻出自己不同的認識和想法，進而使執行手冊不斷完善。

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① 確認“目的地”。 ② 確定“最短路線”。 ③ 從截止日期倒推，制訂工作計劃。

1. 有目標，有計劃，有 planB，有覆盤，有總結， 2. 過程裏尊重成員，用好老闆及有經驗的人，協作完成工作， 3. 工作安排需要目的清晰，計劃合理，風險預估 4.做個誠實的人

本書詳細介紹了《豐田高效工作法》的底層邏輯--“自工序完結”的具體落地與實施方法和工具，對更深入的理解“自工序完結”非常有幫助。文字內容通俗易懂，如果後面再能有一個完整的案例介紹，將8個步驟進行體現，會更加生動。

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