为什么工作总是做不完：从低效变高效的42个秘诀

【2022微信读书】第238本。2022年阅读目标：日均一本。 为什么工作总是做不完：从低效变高效的方法 书名：《为什么工作总是做不完：从低效变高效的42个秘诀》 作者：日/吉田幸弘（企业经营管理与人才培养顾问，日本顶级沟通培训师。） 点评：从低效变高效，首先要有“改变”的意识，再有“改变”的行动。所谓“变则通，通则灵”，不变，只能维持原有结果。改变靠方法，将方法运用熟练，形成习惯，则变从中出。 1、工作时间长不等于工作进展快。要提升工作表现，必须尽可能缩短工作时间，高效利用时间。 2、1天只有24小时，这是无人可以改变的客观事实。因此，必须让有限的时间发挥出最大作用，充分体现价值。我们必须提高效率，优先处理集中时间才能完成的工作，其他业务则可以利用碎片化时间处理。高效人士确保集中的工作时间，优先处理首要任务。 3、高效人士起点即加速，低效人士终点才冲刺。集中力量用于“起点加速”，将大大缩短工作周期。 4、将大项目拆分为多个子项目，心理学上将其称为组块破解。大项目来了，首先是将其拆分为小的子项目，并制作日程表，然后逐项一一解决。 5、人们往往容易有这种想法:未来一定会比现在好。未来的自己一定会比现在的自己更加能干。其实，这种想法不过是种错觉。 6、工作进展的最大阻碍之一：迟迟不行动。 7、高效人士有意识休息， 低效人士选择不休息。等到感觉疲惫之后才休息的方式，反而给工作进度造成阻碍。因为，持续高强度长时间的工作，大脑就会进入疲惫状态。如果不采取合理方式让大脑休息，工作的专注力就会持续下降，工作效率自然随之变低。从整体效率而言，持续工作直到疲劳才休息，这样一天的工作效率会比平时更低。不是等到疲惫后才休息，而是在感觉疲劳前就安排休息，这正是提高效率的关键。切记，休息时间停止任何思考，让大脑放空。 8、人的优缺点是互为表里的整体，需要辩证地看待。(缺点)某人想到哪里说到哪里(说话不经过大脑)→(优点)思维活跃。(缺点)某人过于保守，害怕接受新事物挑战→(优点)行事谨慎。(缺点)沉默寡言→(优点)善于倾听。同一件事，当我们转变观察角度，会得出不同的结论。这种有意识地将缺点转换为优点的行为，在心理学上被称为:认知重构。 9、美国人赫伯特・W.海因里希提出一个著名法则:海因里希安全法则——通常一个重大事故背后，可能会发生29件轻度事故，还会有300件潜藏隐患。 10、高效人士及时汇报，低效人士即时汇报。及时汇报工作的标准，并不是只追求“速度”。高效人士，通常在搜集整理好部分信息之后，尽快向上司汇报。工作遭遇困难，及时搜集信息，确认并分析，再向上司汇报。如此一来，上级就能边整理信息，边分析解决方案。这样，不仅能快速作出行动决策，同时还能避免作出错误决定的风险。 11、高效人士行动中完善计划，低效人士完善计划后行动。在开展新业务时，我们必须清楚:许多问题，只有在具体实施后才会出现。在行动过程中逐步完善，是提高计划准确性的不二法则。美国陆军名将乔治·fk·巴顿曾说：明天再完美的计划，也抵不上今天将就可以实施的计划。 12、高效人士注重精准反复核对，低效人士追求速度急于求成。向前辈请教，如何避免工作中出现失误，前辈告诉我他的经验是:检查两次。出现失误就意味着重新返工，反而浪费更多时间。（1）按照清单正反序各确认一次这种方法是餐饮业常用的方法。对账单的时候，第一次算以从前往后的顺序计算，验算核对则从后往前计算。进行第二次确认时，放弃重复使用与第一次相同的方式，调整改变为不同方式，更有利于检查到失误。（2）错开每次确认的时间段与地点。每次，我在做书稿的校正(重新审阅)时，会分两次进行确认核对。一次时间安排在白天，第二次则安排在傍晚。在校正中，常常出现这样的情况:原本白天根本没发现的问题，第二次晚上核对的时候就检查到了。如果两次核对是连续进行，中间没有合理的时间间隔，那么第二次检查发现问题的概率就很小。因此，要确保检查确认分两次进行，并在两次之间预留出合理的时间间隔，这样的话，发现失误的概率将大幅度提高。而且，在休息之后，能够恢复精力以全新的面貌重新投入，更有助于发现工作中的疏漏。此外，推荐更换第二次检查确认的办公地点。当工作地点更换后，视野也会随之发生变化，工作专注力得以提升，检查确认准确率也会提高。 13、有不少人，出于节约时间的考虑，一接到任务就立刻开始执行。但是，效果却适得其反。未经过仔细思考，就无法明确行动目标。高效人士将工作时间分为两类:思考时间、行动时间。思考时间，就是思考所制作文件的整体结构框架、流程等的时间;行动时间，就是开始电脑前开始输入、制作幻灯片等的时间。记住:首先确保足够时间思考，构思好工作指南，最后才进行文档输入的工作。 14、职场上，速度非常重要。无论工作如何努力，不能按时完成任务就没有任何收获。 15、低效人士大多思维较为固化，往往认为工作方法、劳动方式等都必须遵循一套固定模式。遇到事情，他们脑海中就会出现“理应如此”的概念，根深蒂固。你所认为的“理应如此”的事，对方眼中则可能是“毫无必要”。所谓“理应如此”的观念，其实不过是个人的思维定式。凡事都按思维定式思考的人，面对他人的行为往往缺乏耐心，会质疑他人为何不按照自己的要求做事，并且还会因此耿耿于怀，进而影响到自己工作的专注力。与之相反的是，高效人士往往是抱有“未尝不可”的态度。所谓“未尝不可”，也就是“或许可以试试看”。比如说，不用非要赶在上级或公司前辈前到达集合地点，而是稍微宽松一点，只要在集合时间前5分钟到位就没问题。日常生活中，用“未尝不可”的思维看待他人，个人的焦虑就会减少，自身也能专心专注于工作。 16、向对方传递相关信息的时候，需要遵循一个重要法则:KISS法则。Keep it Short and Simple. KISS就是这句英文中四个单词的首字母组合。商务文书中最重要的要求:短时间内简明扼要总结信息。人们通常喜欢简洁明了的说明。简短的语言提炼出的信息，更容易给对方留下深刻印象。我们看看下面的例子。●一张幻灯片只列出一项信息。●传达的内容浓缩为三页。●幻灯片的底色保持一致。●商品说明提炼为一句话。●资料内容过多时，在幻灯片开始的摘要部分将其浓缩为两页进行说明。●尽可能用简短的语句表达。●去掉主语谓语以名字结句。●版面留出足够的空白。●零碎的信息做好总结。●每张幻灯片插入图表不超过一张。●曲线图中的重点部分字体加粗。●运用矩阵图或矢量图。●精简信息。 17、高效人士力求优势最大化，低效人士希望能面面俱到。 18、“ECRS”，是一种帮助提高工作效率的优化策略。Eliminate(清理)、Combine(统筹)、Rearrange(替换)、Simplify(提炼/精简)，通过以上四个切入点，构建工作效率的优化策略。四个切入点，首要的就是第一个清理任务E(不需要做的事情不做)，因为这是优化效果最明显的策略，然后依次是C、R、S。例如:每天1小时的例行会议。●E(清理)——废除这一例行会议。●C(统筹)——统一为每月1次例行会议。●R(替换)——采用视频会议方式参加。●S(精简)——会议时间控制在30分钟。 19、总结工作经验的时候，可以使用便捷的“YWT”方法。通过Y(已完成的工作)、W(工作中的发现)、T(下一步的工作)这三方面做工作总结，方便以后随时做一个工作回顾。（1）.Y列出已完成的工作。一一列出实际已经完成的工作。（2）.W列出工作中的发现。已经完成的工作(Y)中，列出工作中的发现(W)。这是寻找工作中需要学习和观察的环节。无论是总结成功的经验，还是分析失败的原因，领悟和心得都尽可能毫无遗漏地记录下来。（3）.T列出下一步的工作。根据（1）和（2）的内容，列出下一步的工作。如果以后遇到同类型的工作该如何处理，将想法构思写出来。专科学校的入学说明会，每个月举行1次，将其作为示例演示一下。（1）.Y列出已完成的工作●迄今为止已经给咨询的600封邮件做出回复并发送了明信片。●说明会开始时间是下午6点30分，会议地址安排在新宿。●整个说明会45分钟，体验实习60分钟，现场答疑15分钟，总计用时120分钟。（2）.W列出工作中的发现●安排的2名工作人员，跟踪调查30名参会人员难度较大。●有好几个人说明会迟到了。●有5名参会者在问卷调查中提出会场不好找的问题。●有10人以上工作地在中央区和千代田区。●现场答疑时间超时10分钟。（3）.T列出下一步的工作●加强客户跟踪调查，当参加人数达到30人时，安排3名工作人员而不是2名。●参加人数限定为10名，安排2名工作人员进行细致周到的调查。●整体说明会限定在30分钟，现场答疑安排在30分钟。●会议开始时间安排在7点，地址安排在方便出入的饭田桥。●探讨定期给客户发送邮件杂志的相关内容。通过回顾以上YWT三项，T(下一步的工作)在PDCA中，创建P(计划)的时候将会起到重要的启发作用。最终结果，原本所需的工作周期必然因此而大幅度缩减。 20、想要向对方传递信息，但内容表达比较困难时，可以使用DESC法则。D(Describe，描述)——描述目前的状况。E(Explain，说明)——说明自己的心情。S(Specify，建议)——提出希望对方协助解决的方案。C(Choose，选择)——当对方表达同意或反对时，事先列出选项，考虑下一步怎么做。举例：D——原本由4个人承担的工作，如今变成了只有两个人承担。E——每晚加班到很晚，为赶在期限前提交，时间紧张。身体承受能力也达到极限。S——是否可以增派人手帮忙。C——(征得同意后)希望这个月内能安排好人手。如果以上建议遭到反对，还有备选。单位工作日下午5点前安排下来的报价表任务，要求在两天后的中午12点前提交并发送，时间紧迫。这个月内，是否可以调整一下，将提交时间延长一天，时间宽限到3个工作日? 21、“为什么我连这件工作都完成不好?”“我居然会犯这种错误，做人简直太失败了!”当工作中出现失误后，以这样的方式不断自责，只会进一步陷入负面情绪的旋涡中。重要的是需要明白:事情没做好，并非“人本身”的问题，而是“行为”存在问题。在进行自我剖析时，需要将“自己这个人”和“自己的行为”区分对待。改正自己行为中不足、不好的部分，下一次采取恰当的行为处理就行了。 22、美国心理学家戈登・霍华德・鲍威尔，通过实验发现了“情绪一致效应”的心理现象。所谓情绪一致效应，意思是人往往会搜集与情绪相符的信息。例如，那些认为自己毫无疑问会取得成功的项目，就会非常高兴投入其中，并且会倾向于搜集一些有助于工作成功开展的信息。相反，如果担心项目会失败，害怕下期预算达不了标，整个人就会处于不安情绪之中，此时就更容易去关注那些不利的负面信息。这就是“情绪一致效应”。这种现象，和每个人的思维习惯是密切相关的。换言之，就是如果习惯做什么事认定“会成功”，就会只关注那些促成成功的信息;如果习惯性担心“可能会失败”的话，关注点就会更多放在那些会导致失败的信息上。消极还是积极，思维习惯的倾向性，决定了对于影响我们行为的信息关注点。 23、高效人士规律性减压，低效人士累积性减压。每当感觉压力变大，影响工作状态，高效人士就会及时想办法释放压力，而不会任由压力堆积。 24、不要期待一次到位、一蹴而就。如果总是急于求成，就会很容易出现混乱不堪、半途而废的情况。 ——微信公众号《非哥笔记》

以终为始，明白自己追求效率的目的，同时在过程当中善于自我审视，客观地调整自己的思想和行为，以及计划、工作方式。 这里面很多小的tips是比较有用的. 另外一本效能提升经典大作可以推荐给感兴趣的朋友们：就是“高效能人士的七个习惯” 7 Habits of Highly Effective People by Stephen Covey 摘录： 工作时间长不等于工作进展快。要提升工作表现，必须尽可能缩短工作时间，高效利用时间。 低效人士多将只需碎片化时间可完成的工作置于首位。总而言之，低效人士的目标就是要减轻工作量过多带来的压迫感。 高效秘诀:首先从棘手的工作入手。 高效人士起点即加速 低效人士终点才冲刺 高效秘诀:起点加速，首先学会任务分解。 积极设定唤醒模式，有助于全天保持良好工作状态。 中断进行中的工作等同于降低工作效率。 高效秘诀:给日程表腾出空白吧。 高效人士有意识休息，低效人士选择不休息。 高效人士，有意识使用“番茄时间管理法”，主动安排中场休息的时间。 高效人士保证个人午休，低效人士忙于共进午餐。 推荐:午休采用小睡眠模式。 听取意见，不以平时工作表现为标准，而是以发言内容的价值为标准。 这是提高工作效率，缩短工作时间的关键要素之一。 高效秘诀:听取意见关键要关注内容本身。 高效人士驾轻就熟　低效人士竭尽全力 我们的主要精力要放在20%左右的重要工作上，而余下的80%的工作做到差不多就可以了。 那些并不创造生产价值的工作，只需要按照最基本要求完成，在不影响公司业务发展的情况下，做得个大概差不多就足够了。 高效秘诀:驾轻就熟的工作点到即可。 美国陆军名将乔治#fk·巴顿曾说:明天再完美的计划，也抵不上今天将就可以实施的计划。 在行动过程中逐步完善，是提高计划准确性的不二法则。如此想来便是:唯有尽早试错，才能更快接近成功。 高效秘诀:充分运用PDCA原则。 不擅长的领域学会请教他人。 KISS法则 Keep it short and simple 处理好愤怒情绪中的内在需求。

不工作最好，要工作就得认真，攻坚克难

啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊~再也不要打工了~再也不要加班了~

道理简单，很多事情想要做到却很难，慢慢实践和坚持吧，希望会有进步

真的非常推荐这本书给职场打工人！教的是非常简单易懂的方法论。 书里面的低效人士和高效人士对比，真感觉是方便大家对号入座，我感觉确实有很多踩过的坑，什么无条件接受上司的工作安排啦、最重要的时间去回复邮件等，而且高效人士是样板也给出了职场普遍问题的一个完美操作样板

书里谈的内容很基础，不过都很实用。个人笔记： 建立核对清单，养成检查习惯 创造独立工作空间，集中精力优先解决难题 到办公室先倒水，多好每天工作前的准备 明确个人目标，实践日程和工作内容 屏蔽无用的信息和消极信息 不积攒压力，找到个性化压力释放方法，抽空释放，养成习惯 培养长期投资思维，不急于求成 保持每天的午休时间，控制在30min以内

阅读时长：3h6m 一、高效利用时间 1.精简公文包快捷办公：使用数字化信息储存；只带必需品。 2.将需要专门时间处理的工作放在首位：保证集中的工作时间，优先处理首要任务，从棘手的工作入手。 3.起点即加速：首先学会任务分解。 4.科学处理邮件：定期确认邮件；确认邮件不等于回复邮件；准备好固定模板。 5.控制日程表上任务数量：不要所有的工作都照单全收，给自己预留出可以灵活支配的“机动时间”。 6.有意识休息：有意识使用“番茄时间管理法”，主动安排中场休息的时间。 7.保证个人午休：独自午餐避免无意义社交，将时间用来自我投资和15-20分钟的浅睡眠。 二、构建良好职场人际关系 1.重视聊天交流：非正式场合的聊天，可以启发新的创意，发现新的课题，在闲谈中挖掘信息的宝藏。 2.挖掘他人的优点：通过认知重构挖掘优点，第三者转述效果更好。 3.分析失败：拉近彼此间的距离；避免他人重复犯同样错误；不要讲后果过于严重的失败，也不要选择让人怀疑人品问题的失败经历。 4.重视发言内容：听取意见，不以平时工作表现为标准，而是以发言内容的价值为标准。 5.及时汇报：工作遭遇困难，及时搜集信息，确认并分析，再向上司汇报（5W2H汇报原则：when(何时)，where(何地)，who(谁)，why(为何)，wha(t何事)，how(如何发生)，howmuch(价格如何)）。 6.体察他人需求：学会换位思考，关注客户需求，寻求双赢。 7.明确边界意识：在观察到他人情绪时，依然保持理性明确界限，而非感情用事。 8.无视他人眼光：要有拒绝的勇气。 9.向下属学习：工作中只有伙伴关系没有上下级。 三、轻松提高工作效率 1.驾轻就熟：根据工作重要程度进行取舍，按轻重缓急先后安排处理。 2.行动中完善计划：唯有尽早试错，才能更快接近成功。 3.求助于人：如果自己没有经验，向有经验的人请教是最快捷高效的方法。人在自己擅长的领域是乐意帮助其他人的。 4.注重精准反复核对：按照清单正反序各确认一次；使用图表核对数字；错开每次确认的时间段与地点。 5.考虑全再执行：首先保证思考时间，再制作行动指南。 6.真正地在努力：工作分门别类，削减徒劳的工作。 7.依靠记录：人类原本就是健忘的生物，绝不能对自己记忆力过于自信。做笔记的好处：提高工作专注力；保持工作不间断；帮助吸取失败教训；激发创意灵感。记录集中记在一个笔记本上。 8.公开奋斗目标：一旦公开说了自己要做什么，就会对收回自己的话心有抵触，而不愿意后退妥协的状态，正是行动持续的动力。 9.轻装上阵：把事情交付给别人，自己减少徒劳工作。 10.创造独立空间：能保证工作专注力，缩短工作时间，保质保量完成工作。 四、节约时间提高业绩 1.错峰出行：将空旷的车厢变成移动书房，把这段时间用来学习。 2.星巴克思维：根据每一个客户的要求灵活地处理，尽可能提供给每位顾客个性化的服务。 3.借鉴范本：沉浸在忙碌中的自我满足，不必要的时间浪费，自然难出成果。 4.老鹰思维：像鸟儿一样置身于高处，俯瞰到整个全局。 5.认为未尝不可：容许自己与对方存在价值观、思维方式、工作方式等方面的差异。 6.力求优势最大化：了解对方的需求，根据需求提供资料。 7.勇于接受新事物：敢于打破常规惯例；鼓励其他成员踊跃提出意见。 8.在经验中成长：总结经验并记录成册。 9.用时间创价值：偶尔花钱体验下不同日常的感受，拓宽视野。 五、科学管理情绪 1.理性客观：使用DESC法则进行情绪管理。D(Describe，描述)——描述目前的状况；E(Explain，说明)——说明自己的心情；S(Specify，建议)——提出希望对方协助解决的方案；C(Choose，选择)——当对方表达同意或反对时，事先列出选项，考虑下一步怎么做。 2.直面内在情绪：在明确表达自己内在情绪需求基础上，向对方提出相应要求，抢在外在情绪“愤怒”成为主导之前解决问题。 3.直面问题：通过记录将担心的问题形成书面文字，不仅能找到问题，还能思考相应对策。 4.摆脱消沉努力振作：寻找并肯定自己的优势所在；明白批评是对事不对人的道理；尝试做些较容易获得成就感的简单事情。 5.选择性屏蔽信息：不安、担心等情绪，都会干扰人的思考，这是导致效率低下的元凶。 6.规律性减压：每当感觉到压力存在，就及时想办法减压。 7.接受不完美：不是费力地追求完美，而是尽力想好对策，处理可能出现的失误。

写的浅显易懂，可以一口气读完的作品。里面的低效毛病很多在自己身上都有影子，作者大部分都是以可以落地为原则给出了对照组，值得一读。

有很多写的很好的地方，比如明确边界是提高效率的一大助力。如此检查2遍是不出错的必要手段等等，开卷有益吧！