搞定Ⅰ：无压工作的艺术

把事情赶出大脑我很早之前就知道这本书，但我一直都对这种热门畅销书保持警惕。 因为很多讲效率的书都容易把问题推回到个人身上：你要更自律，更专注，更会规划，更能管理时间等等。就是那种道理上听着都对，读完只会增加压力的书。原本已经被事情追着跑了，结果还要开始怀疑自己为什么还不够高效。效率书读多了，反而容易让人变得疲惫，哪怕是休息、犹豫和思考，都是一种罪过。 所以我翻开这本书的时候，其实没有抱太高的期待。我以为它大概会继续教人列清单、排优先级、拆任务。不过通读下来，它其实不像其他效率书那么复杂。作者戴维·艾伦反复讲的，其实就只有一句话：将事情赶出大脑。 其实这句话挺精妙的。 很多时候我们之所以觉得很累，未必是因为手上真的在做多少事情。其实反而是那些一直悬着的事情最消耗人。邮件还没回，某个决定还没做，某个计划只想了一半，某个承诺答应了但没有开始，某个念头反复出现又没有地方可放。它们每一件单独看都不算大，可是加在一起，就会变成一种持续的背景噪音，持续地消耗着人的心智资源。 我很熟悉这种状态。明明没有在处理某件事，心里却总觉得它还在那里。明明已经打开电脑准备做别的，脑子突然跳出一句：“那个事情还没弄完吧？”然后注意力被拽走一截。很多杂事最烦的地方，难度倒在其次，最折磨人的是一直悬着。它们没有被处理，也没有被放下，就那样挂在脑子里。 《搞定 I》提出的 GTD 方法很简单，基本上概括成五个步骤：捕捉、厘清、组织、回顾、执行。它的核心思想非常直接：先把所有占用注意力的东西倒出来，再逐一判断它到底是什么。 很多人说自己有待办清单，但清单里写的东西经常只是另一种形式的混乱。比如“整理生活”“处理工作”“规划接下来”“研究一下某件事”。这些条目看起来已经被记录，实际仍然没法动手。你下一次看到它们，还要重新想一遍：这到底指什么？我要从哪里开始？需要联系谁？有没有截止时间？它们从脑子里搬到了纸上，但是仍然充满不确定和模棱两可。 根据 GTD 的思想，面对这类模糊事项，我们需要追问：这件事需要行动吗？如果需要，下一步是什么？ “下一步行动”基本上是一个贯穿全书的概念了。这个概念听上去很简单，但是很有效。比如“准备搬家”这件事就太大太模糊，可以归纳为下一步行动“查看租约里关于退租通知的条款”；“整理财务”听着无从下手，“打开银行账户看本月自动扣费”就可以直接行动；“改善状态”就听着很空，“把这周卡住的三件事写下来”就可以立刻做。 抽象的任务会让人难以行动，但足够具体的动作却可以让人不断往前挪。其实很多拖延问题都卡在这一步：任务还没有小到我们随手就能做。大脑里面一团雾，我们自然就想逃；但当你面对一个足够小足够具体的动作，基本上不用什么阻力就能去做了。 这本书也让我重新看待“记录”这件事。 我是个特别喜欢写东西记东西的人。但是以前我会觉得，只要把事情写下来，就算管理了，迟早有一天我会看的。可实际情况经常是：写下来的东西越来越多，心里的负担反而越来越重。待办软件里堆着一排过期任务，笔记里躺着一堆没整理的想法，日历上夹着几个当时随手记下的提醒。记录本身没有带来轻松，它只是把混乱换了个地方存放了而已。 戴维·艾伦很强调一个词：可信。我觉得是一个很启发我的词。 一个系统只有让人信得过，脑子才会愿意把事情交出去。如果你知道自己的清单总是不完整，笔记总是不回看，日历里有很多过期提醒，那么你心里根本不会放心。你表面上把任务写进了工具里，心里还是会偷偷盯着它。工具没有替你承担记忆，脑子还在一直想着这件事。 所以这本书强调回顾的重要性。刚开始我觉得“每周回顾”有点麻烦，后来才明白，没有回顾，任何系统软件都会慢慢变成杂物箱。很多软件或者网站都是刚建立时很清爽，用一阵子以后，里面会出现已经过期的任务、不想做但也没删掉的想法、说不清下一步的项目、早就失效的提醒。你越不愿意打开它，它越失去信用；它越失去信用，你越只能靠脑子硬记。 很多效率工具最后失败的原因就在这里。问题未必出在工具身上。今天换一个软件，明天换一个模板，后天重新设计一套分类，刚开始都会让人觉得焕然一新。可如果没有一套稳定的处理习惯，所有工具最后都会变成新的堆放处。 这就是我喜欢《搞定 I》这本书的地方。它让我们不要把希望寄托在某个工具上。工具不重要，纸笔可以，日历可以，待办软件也可以。工具只是容器，关键是你有没有把事情处理清楚：它是什么，需不需要做，下一步是什么，放在哪里，什么时候回头看。 当然，这本书也有明显的问题。 这本书真的比较啰嗦。很多观念其实一句话就能说清楚，但是作者就会绕很多圈。可能是作者太想把观点讲清楚了吧哈哈。如果有个人能耐心的跟我讲这些理念我觉得挺好的，但对于阅读体验来讲就有点成为负担。我认同作者的观点，但可以少说几页的。 另外这本书主要是处理个人如何面对输入、任务和承诺的。它提供的方法论能够帮人把混乱的事务拆解成具体可做的事情，但是它处理不了所有压力来源。比如外部要求太多、责任边界不清、任务不断涌进来时，就算能够通过这种方法论减轻一部分混乱，但是肯定没法替你拒绝所有不合理的负担。 所以其实除了单纯的减负之外，不要给自己不断增加负担也是个很重要的事情。这本书里面给的方法论就挺好的：很多事需要先被看见、命名、放好。能做的，给它一个动作；不能做的，放进等待；暂时不做的，放到以后；根本不值得做的，就删掉。 虽然很简单，但是对于满脑子都是各种事情的人来说，已经够有用了。 我最喜欢这本书的一点是，它强调事务混乱不能归咎于个人的不努力。我们感到累，来源可能完全不同：有些累是因为没完成，有些累是因为没有决定，有些累是因为没有记录，有些累只是因为你一直在用脑子记一堆本该放到外面的东西。放过自己之后，反而令人感到轻松，不再自责之后，反而能让人开始做事情了。 现代人太强调效率太强调掌控感了，反而把自己搞得很累。以前我会觉得，掌控感来自计划顺利执行，事情按时完成，生活照着安排推进。现在我会觉得，掌控感也可以简单一点：我知道手上的事都在哪里；我知道下一步能做什么；暂时做不了的事情也有位置；我不用每天靠脑子反复提醒自己。这已经就一种很大的放松了。 这就是贯穿整本书的一句话：把事情赶出大脑。拿出来，不代表马上完成。拿出来，先意味着看见它，给它一个名字，判断它的位置。很多时候，事情一直压着人，正因为它们没有名字，也没有位置。它们只是反复出现，反复打断，反复制造一种“我好像还有很多事没做”的感觉。 提升效率不意味着我们要变成永远高效的机器，提升效率其实只是说，你可以别再让大脑当仓库。该记录的记录，该判断的判断，该等待的等待，该删除的删除。事情仍然存在，但它们不用全都挤在脑子里。 对我来说，这就是“无压工作”的现实含义：生活不会因为看完一本书突然变轻，任务也不会自动减少。但当那些悬着的东西被一个个放到合适的位置，人的注意力会慢慢回来。你终于可以不再被一团模糊的压力推着走，转身看清眼前那一步，然后开始行动。

总觉得事情堆成山，越忙越乱，明明记了一堆待办，却不知道先做哪件；推进复杂项目时，要么跑偏方向，要么卡在某个环节动弹不得。这本书里的“横向管理”与“纵向管理”给出了解决路径。它不是教你“挤时间”，而是教你“给事情找对节奏和位置”，让杂乱的事务变得有条理，最终顺顺利利落地。 “横向管理”，它解决的是“多件事并行时，怎么不遗漏、不混乱”的问题。生活里我们总不是只做一件事：要推进工作项目，要记得给家人买东西，还要跟进客户的需求，这些事像散落在桌上的零件，没章法的话，要么漏了某件，要么顾此失彼。而横向管理的核心，就是搭建一套“从收集到执行”的闭环流程，把这些“零件”按顺序归置好：首先是“收集”，不管是工作任务还是生活琐事，只要惦记着就立马记下来（用便签、手机备忘录都行），别靠脑子记；接着是“处理”，每天花10分钟给收集的事“拍板”——能2分钟做完的就立马做，要等别人的就记进“等待清单”，复杂的就归为“项目”；然后是“组织”，把处理好的事分进不同清单：“下一步行动清单”按“在哪儿能做”分类（比如“随时能做”“电脑前能做”），“项目清单”放需要多步的事；再之后是“回顾”，每周花1小时检查清单，更新进度、删掉过期的事；最后是“执行”，按“当下的情境、时间、精力”挑事做，比如通勤时就做“随时能做”的事，精力足时就啃复杂任务。这套流程就像给事务装了“传送带”，从“记下来”到“做完成”，每一步都有明确的位置，不会乱成一团。 “纵向管理”针对的是“复杂项目怎么拆、怎么推进不跑偏”的问题。比如“组织公司年会”“写年度报告”这类事，光说“要做”根本无从下手，要么卡在“不知道先干哪步”，要么做到一半发现偏离了目标。纵向管理的解法，是把复杂项目拆成“能落地的小步骤”：先明确目标（比如年会要“让员工放松，预算1万内”），再想象最终结果（员工笑着参与，流程顺利），接着头脑风暴所有要做的事（定场地、找节目、邀嘉宾），然后把这些事按顺序整理（先定场地，再找节目），最后确定“当下的第一步行动”（比如“收集3家符合预算的场地信息”）。就像拼乐高，再复杂的模型，拆成小零件后，跟着步骤拼就不会错；推进时再结合横向管理——把“收集场地信息”放进“下一步行动清单”，“等同事统计参会人数”放进“等待清单”，每周回顾时盯进度，就能确保项目不“烂尾”、不“走样”。 其实“横向+纵向”的组合，本质是“给事务建了一套‘坐标系’”：横向管“多件事的全局节奏”，确保所有事都在流程里，不遗漏、不混乱；纵向管“单件复杂事的细节拆解”，确保难办的事能落地、不跑偏。比如你同时推进“年会筹备”和“客户方案撰写”：横向流程会帮你把“年会的场地对接”“方案的初稿撰写”都放进对应清单，不会顾此失彼；纵向拆解会帮你把“方案撰写”拆成“收集客户需求→列大纲→写初稿→改细节”，每一步都清晰。这套方法没有复杂的理论，全是能上手的流程——不用买昂贵的工具，一支笔、一个笔记本就能起步，关键是帮你从“被事情推着走”，变成“主动掌控事情的节奏”，最终让“有条理地完成事”，从焦虑的目标变成自然的习惯。

前几天无意中在书架上看到了这本书，就拿出来重温了一下。今天让自己再加强一下对三大原则的学习。 第一大原则：养成收集的习惯 "当你大脑中别无他物时，你将‘活在当下’，‘心如止水’，工作与娱乐合而为一。" 这句话强调了清空大脑的重要性。当我们把所有的任务和想法都收集到外部系统中时，我们的大脑就不再被琐事占据，可以专注于当前的活动。这种状态下，无论是工作还是娱乐，我们都能全身心投入，享受"活在当下"的宁静与专注。它帮助我们释放大脑的存储压力，让我们能够更加清晰和平静地面对生活和工作。书里提到焦虑来自于你未完成与自己的约定，给出的建议是不签订约定，完成约定和重新签订约定。这个我觉得很有用，以跟朋友约着吃饭为例，你可以不约定准确时间，也可以准时前往（今天中午朋友在约定时间前2分钟到店，点赞），还可重新约定聚会时间（比如说因为堵车，自己会晚到15分钟等）。 第二大原则：确定下一步行动 "在行动中保持领先的秘诀在于尽早开始行动。" 这句话揭示了行动的力量。在《搞定1》中，确定下一步行动是推动任务进展的关键步骤。它要求我们不仅要收集任务，还要明确如何开始执行。"尽早开始行动"意味着我们要迅速地将计划转化为行动，不拖延，不犹豫。这样，我们就能在行动中保持领先，有效地管理时间和任务，从而提高生活和工作的效率。所以说，今天晚上我们聊天的朋友，我花了这么多时间为你敲字，你速度行动起来，用这篇文章见证你的开始。开始就意味着成功了一半。 第三大原则：学会关注结果 "人生的最大乐趣莫过于克服困难、坚定脚步，目睹自己将目标一一实现。" 这句话体现了目标实现的重要性和满足感。《搞定1》教导我们，不仅要关注任务的执行，更要关注最终的结果。克服困难和坚定脚步是实现目标的必经之路，而目睹目标一一实现则是最大的回报和乐趣。这种关注结果的态度鼓励我们设定清晰的目标，持续跟踪进度，并在实现目标的过程中获得成就感和动力。今天很开心，在微信读书上，不到1年时间，获得了荐书风向标的勋章，是微信读书平台第384位获得此勋章的书友；在小红书上，不到2个月，发布了几次笔记，阅读量过万了。有目标，但，放轻松。 《搞定1》不仅仅是一套时间管理的方法，更是一种生活哲学。它教导我们如何通过收集、行动和关注结果来提高效率，享受生活，并实现个人目标。这是一种全面的生活和思维方式，能够帮助我们在快节奏的现代生活中找到平衡和满足感，《五色时间管理》受到这本书的影响，同样提倡轻松、充实而平衡。五色图书，五彩人生，行动起来！周四白色思考日快乐！

被书名所吸引，开启阅读《搞定Ⅰ：无压工作的艺术》，边读边理想实际的生活，对很多理念产生共鸣。美中不足感觉本书有些啰嗦，可以根据目录跳读一些内容。 一.工作中，不断反思。 如果缺乏洞察力，生活就会将你拒之门外。无论是擦拭窗户还是撰写鸿篇巨著都是如此。            ——纳迪亚·布朗热 二.追求武术家的“一一切就绪的状态 如果努力变成了为努力而努力，那么结果就会适得其反，这种努力反而会在过程中又化解了自身。荡秋千就是这样一种“进入状态”的境界。 1.“心如止水”的比喻 空手道中用“心如止水”来形容一切就绪的状态。想象把一粒石子投入沉寂无声的池塘中，池塘中的水会有何反应呢？答案是：依照所投入物体的质量和力度做出相应的反应，然后又归于平静。池水既不会反应过激，也不会置之不理。 水自然存在，自然而为。它可以淹没一切，却不会被淹没。它可以静止不动，却不会寂寞难耐。它可以被迫改变流向，却依然百折不挠。 你发挥能量的能力与你的放松能力成正比 2.空手道中的击拳动作，其力量来自速度，而不是肌肉，即挥拳最后阶段急剧的“爆发”。这就是为什么瘦小柔弱的人，也能够学会用双手劈开木板和砖块。这并不是靠皮糙肉厚或者凭借蛮力，而是灵活地运用一种能够随着高速度而形成集中冲击的能力。但是如果肌肉紧张，动作就会慢下来。因此，在高级阶段的武功训练中，对平衡和放松状态的教学并不亚于对其他方面的要求。清除杂念、保持清净和适当反应是关键所在。 如果你的大脑空空如也，总是处于一切就绪的状态，那么它就会向一切事情敞开大门。       ——铃木俊隆 三.像实干家一样思考问题，像思想家一样付诸行动。 你不需要进行太多思考，你只需要几分钟，就能排除无关压力，集中精力利用必要的机会和资源。 为什么有些事情总是萦绕在你的心头 在通常情况下，你对一些事情总是念念不忘，这是因为你希望它们的状况能有所改善，另外： ·你还没有明确地认定它们的预期结果是什么。 ·你还没有确定你下一步的具体行动到底是什么。 ·你还没有把关于预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。 持续不断且毫无成效地深陷于我们不得不处理的事务当中，是对时间和精力的最大浪费。      ——克里·格利森 四.我们需要把收集和积累的所有“材料”都转化成包含重要行动、项目和有用信息的明确清单。开始就意味着成功了一半. 五 掌控生活：横向管理工作流程的5个步骤 （1）收集引起我们注意的事务和信息；（2）理清每个项目的意义和相关措施；（3）组织整理结果，提出选项； （4）进行思考回顾； （5）选择行动。 别让生活成为你的拦路虎。清空你的大脑，这比清空你的胃更有好处。 ——米歇尔·埃克姆·蒙田 六.控制项目：纵向管理项目的5个阶段 当你着手处理平凡琐事的时候，必须着眼于大局，这样一来，所有的烦琐小事才能够沿着正确的方向发展。——阿尔文·托夫勒 当你着手处理平凡琐事的时候，必须着眼于大局，这样一来，所有的烦琐小事才能够沿着正确的方向发展。 七.学会控制项目 最常见的几种计划导向的行动方式为：个人头脑风暴、组织整理、召开会议、收集信息。 正是宽容，方能打开唯一可能通向创造性思维的道路。——德斯蒙德·威尔森神父 总之，工作也需要艺术才能达到有条不紊的如水境界，艺术靠我们带着一颗修为的心不断总结。

结论先行，首先这本书很烂。 核心思想无非是围绕蔡格尼克效应展开，清理大脑缓存，几句话说明白的事儿拼成了这么厚一本书。 但还是给我带来两大收获。 一是与本书主题相扣题的，GTD思想，也就是思维闭环。首先这本书就很难让人闭环，看几章就实在看不下去了，内容浮浅又啰嗦，废话多，干货少，翻译质量又堪忧，直接弃书心理总觉得别扭。这时候就可以践行GTD理念了，也就是用其他信念来给这本书闭环。 这里正好可以实践“精要主义”思想(另一个思路OK但书写的奇烂的代表，而且那个作者还推荐了这个作者)，即，相信你的人生是由小部分的重要核心因素决定的，而你遇到的大部分人事物和书籍都是没有太大意义的；不要怕错过，要懂得舍，把更多美好时光留给很重要的事和更精美的书。于是理直气壮把这本书清出了自己的书架。 二是这本书让我决定开始践行一种新的读书方法，继波动速度和海绵阅读之后，开始尝试“微信书评读书法”。 就是看到这种读不下去的书，无论是因为原作者写作水平有限、语言冗杂、思路不清、逻辑混乱、内容拼抄、核心浮浅、深度不够，还是翻译不专业、一律及时止损果断弃读。（现在太多个人成长的新书都交给门外汉翻译，可能就是中英全通或者海外生活，但不懂翻译理论与实操，不懂切换语言语法逻辑、不懂按照目的语交流习惯行文，于是翻译的生硬又失真） 然后把评论区看一遍就够了。因为有好多认真的读者会自己总结出这本书的精华（或借助AI），让你轻易掌握要点，如果想要深入某个细节就搜相关关键字的其他书籍。 你会发现有些书你不看可能都没有错过什么。

看完之后有种茅塞顿开的感觉，为什么越宏大的计划死得越快？成年人“持续性疲惫”的真相其实藏在细节里 很多人总觉得，一件事做不成是因为意志力不够。 比如有人在笔记本上郑重其事地写下“成为顶尖的产品经理”，或者“建立高质量的社交圈”，然后接下来的几个月里，什么实质性的动作都没发生，人却觉得异常疲惫。 其实，毁掉一个人的从来不是目标的难度，而是大脑里那些“未经处理的模糊感”。越宏大的计划，死得越快。 ▎ 大脑是用来运转的，不是用来当仓库的 有一个挺残酷的事实——人类的大脑是一个极其糟糕的硬盘。 它的内存非常小。如果有人把一件没做完的小事悬置在脑子里，哪怕只是“记得把洗衣机里的衣服晾了”或者“一会要给某个人回个微信”，它都会像手机后台里没关掉的流氓软件一样，疯狂消耗电量。他可能以为自己坐在沙发上是在休息，但潜意识其实一直在疯狂鸣响警报。 大脑天生是用来思考和创造的，不是用来当备忘录的。 所以最高效的改变，就是把脑子里的东西全部倒出来，倒进一个外部的物理系统里。备忘录也好，随便一张纸也行。只要是没处理完的信息，统统移出大脑。 这里有个特别反直觉的细节。当一个人工作正投入时，突然想到“得买杯咖啡”，他可能会硬压下这个念头继续干活，觉得这叫专注。但实际上，大脑会一直分出线程去惦记那杯咖啡。如果一件事两三分钟就能解决，立刻去做才是最优解。花两分钟把咖啡点好，把记录、分类、惦记它的管理成本省下来，这才是真正的专注。 包括每天面对的微信或者工作软件的收件箱。有的人把收件箱当成了储物柜，看一眼觉得太复杂，就随手标个未读，让它原封不动地躺在那儿。这些退回原处的模糊材料，全都是埋在潜意识里的心理炸弹。 收件箱是用来“清空”的，不是用来“存放”的。面对每一条信息都必须做一个物理上的决断：是自己做、委托别人做、还是直接删掉？哪怕是决定“推迟到下周再想”，也比悬而未决要好。 ▎ 别把“愿景”当成“项目” 理清了小事，再来看那些大事。很多人根本分不清什么是“愿景”，什么是“项目”。 “我要变得更优秀”、“我要精通某个领域的底层逻辑”、“我要练出好身材”……这些叫愿景。愿景是没有尽头的，它最多只能算个指南针。 但真正的项目，必须有一个极其明确的“完成定义”。 如果一件事没有明确的交付标准和时间边界，它在物理世界上就是无法执行的。比如去打一场健美比赛，拿到名次，这才叫项目。因为它可以被拆解成具体的物理动作：每天摄入多少蛋白质，周几练深蹲，几月几号去报名。 面对那种庞大又模糊的任务，大脑的第一反应永远是恐惧和逃避。比如某个人的笔记本上写着“优化用户体验”，大脑看到这六个字只会觉得一片空白。必须把它碾碎成“给对接人打个电话确认原型”这种马上能上手的动作。 顺便提一句日历的用法。有种常见的误区，是把一堆普通的待办事项全塞进日历里，排得密密麻麻。只要某天有一两件事没做完，对日历的信任感就瞬间崩塌了。其实日历是一个极其神圣的东西，它只能用来记录“特定时间必须做的特定事情”。把普通待办放进日历，一旦没完成，大脑就会发现它的权威性被破坏了，然后重新用焦虑的记忆来接管一切。 ▎ 极其傲慢的优先级 说到执行，有一种排优先级的方式其实非常傲慢。 那就是只按“收益高低”来排。什么事情最赚钱、最有价值，什么事情就排在最前面。但这完全忽略了客观的物理条件。判断一件事要不要立刻做，真正务实的做法是看四个维度：时间、环境、资源、精力。 比如一个人在车站等车，周围闹哄哄的，手头只有一部手机。这时候他非要逼自己去构思一份深度的行业分析报告，这就是纯粹的自我折磨。这种环境和设备，就只适合回复邮件或者看两篇短文章。 再比如精力。凌晨两三点，脑力已经彻底枯竭了，有的人还要强迫自己去啃那些需要极高认知难度的硬核知识。这不叫勤奋，这叫对自身这个“项目”的规划失误。在对的时间、对的环境，用对的精力去做匹配的事，比盲目追求“高价值”要有效得多。 真正进入执行阶段后，有一条极其好用的铁律：执行的时候，绝对不思考。 很多人经常掉进一个坑：事情做到一半，突然觉得“是不是有更好的方法？”然后停下来去查资料、搞优化。结果就是需求无限蔓延，最后什么都交不出来。 其实，任何东西在现实世界里只有两种状态：推出了，或者没推出。 “能用”永远比“完美但不可用”高级一万倍。一套方案再粗糙，只要按时交付了，它就是一个真实存在的节点。至于怎么把它打磨得更好，那是下一个迭代周期该操心的事情。在执行的当下，追求尽善尽美就是一种变相的拖延。先把它做出来，哪怕是个破烂，也比停留在脑子里的绝妙主意强。 ▎ 自下而上的秩序 最后，聊聊那些宏大的“人生意义”。 人总是很容易陷入一种迷茫，觉得手头做的事情没有意义，跟长远目标脱节。一旦找不到连接点，就会感到痛苦。 但这里面藏着一个规律：当一个人的收件箱塞满未读邮件，桌面上堆满杂物，还有三个答应别人的小事没去兑现时……他大脑的底层其实是处于失控和警报状态的。 在这种状态下，去思考人生的意义，往往是一种逃避。他只是不想面对眼前那一堆烂摊子罢了。 秩序是自下而上建立的。必须先把那些基础的、琐碎的小事清空，给大脑腾出足够的带宽。特别是那些答应了自己或别人却一直没兑现的承诺，它们是内耗的重灾区。对付这种内耗其实就三个办法：要么干脆拉倒取消掉，要么立刻动手办了，或者厚着脸皮去重新约个时间。千万别让它一直悬在那儿。 只有彻底掌控了日常的“下一步行动”，高层级的思考空间才会自然显现。 如果真的觉得人生目标需要梳理，那就专门找一个安静的下午，把自己关在一个物理空间里，拿出一张纸，把抽象的愿景一步步拆解成具象的动作。就像设计一部手机，得先定下来它是方的还是圆的，再去研究里面的系统。 别在洗碗的时候思考宇宙的尽头，也别在写报告的时候怀疑人生的价值。 其实，人根本没有办法管理时间。时间是一条客观流淌的河，人能管理的，只有在这条河里做出的每一个具体的动作。 少去构思那些完美无瑕的宏大叙事。 去找一件两分钟就能做完的小事。然后，现在就去做

GTD是什么？ 它是一项任务管理系统。其名字Getting Things Done被翻译为中文的“搞定”，也是很接地气，一目了然：要把任务都搞定。 任务都搞定是一种什么状态？无忧无虑，头脑轻盈，心无挂碍，心如止水。 看到这里，有人应该会觉得这些词汇太玄幻；但这就是作者的愿景和野心。它是武功招式，也是内功心法；达到在生活许多面向中的游刃有余，不仅仅是赖以谋生的工作，或是实现个人抱负的事业，并且贯通在如健康、家庭、个人兴趣、人际与情感各领域。 如此，近乎于禅。这种宏大，是我写书评的一个障碍；所以这里的主要篇幅只涉及武功招式部分，也就是拿来可用的实践方法。它对于厘清繁杂的工作和任务是非常有益的，许多基于GTD原理的App都应运而生。 在谈及操作细节之前，先赘述一下GTD的结构。 结构 在我的认识里，GTD有三个轴： * X轴——事务。要求事无巨细，全无遗漏。 * Y轴——推进/执行。步骤细节，持续跟进。 * Z轴——视野。事务的属性不同，给家里的狗买狗粮与升职的计划，不属于一个层面。但是在每日的生活中，这些事情会纷纷涌现，争夺着人们的注意力，甚至从鸡毛蒜皮爆发成大事件。 大概有人会疑惑：鸡毛蒜皮的事情也管啊。 没错。 这是GTD的精髓，将让某个事项所处的位置与其意义相匹配。鸡毛蒜皮的事情，也要清除出大脑，进行处理。 GTD依靠清单系统，建立可靠的“外脑”，将事务全盘清出“内存有限”的大脑。列清单这个举动大概所有人都不陌生，大家都有todo list，各类checklist。GTD的效能/特殊性到底在哪里？ * 无遗漏 * 分门别类且界限分明 * 周期性复盘 具体操作，5大清单 1. 材料收集 在GTD中，所有悬而未决的事情，因其性质未定，都被称作为“材料”。“材料”要丢入一个工作篮，进行周期性处理。 包括： * 体积有限的有形材料，如收到的信件、电影票等：直接丢入工作篮 * 体积过大的有形材料，如“车库”：便利贴写上“打扫车库”丢入工作蓝 * 无形的想法：写下来丢入工作篮 尤其针对那些容易遗忘，但又时不时在脑海里冒出来的想法，如： * 口头和他人的承诺； * 突然兴起的念头； * 萦绕了很久的思绪等 2. 判定性质：这是什么 判定的标准是，这个材料是否需要行动。 3. 不需要采取行动的材料 3.1 属于垃圾，可以直接丢弃。 请注意不要跑偏，不要变成一场断舍离，大扫除。 3.2 参考资料 将来用得上，请妥善归档。 3.3 清单一：将来/也许清单，或备忘录 那些犹豫不决，不能扔掉，但是又不需要立即处理的材料，建立一个清单以便回顾和未来实施。 4. 需要采取行动的材料 问一个问题：下一步行动是什么？ 这里的行动，意味着清晰的、具有操作性的行为。 所以，“我想带我的狗去剪毛”不是一个行动，而是一个项目，包含的行动是：预约剪毛-带狗去剪毛。 5. 需要多个步骤的行动——清单二：项目清单 当事务需要多个步骤，列于此处并策划。 6. 单个行动 再次提问，这个行动可以在短时间如2-5分钟解决吗？ 如果可以， 6.1 立即执行 很小很容易的琐事，绝对不要拖拉。 如果不能立刻执行，则需要委派他人或延迟。 6.2 委派他人——清单三：等待清单 同事的回复，客户的答复，行政文件的申请等，都在这里等候。 6.3.1 延迟执行——清单四：日程表 指定日期和时间发生的事情，有deadline的事务，千万别忘了。 6.3.2 延迟执行——清单五：下一步行动清单 自己安排时间执行。 几点补充 1. 清空大脑，信赖可靠的清单系统 光是把事务从脑子里赶出来这个举动，就会让人神清气爽不少。 2. 和普通清单系统有什么区别？ 普通的“待办事项”清单，有几个明显的弊端： * 界限不分明，重要性不同的事务叠放在一起； * 行动不清晰，一个大项目可能被放在任务单上，引发一系列抵触、畏难和拖延。 顺便治一下拖延症：只要细化一下，“下一个行动是什么”，很多事就会化繁为简。 3. 几个清单需要周期性复盘检查。 4. 事务的优先次序怎么处理？ 借用GTD的发明者的原话，“并没有一个可靠的模型或工具能够帮助你确定实际工作中各项任务的优先级别”。作出具体决定的永远是个体自己，但是处理掉眼前的事务有助于找回平衡，重新在不同视野上思考自己的需求。 作者还说： * 大多数人在面对大量的项目和行动的时候，评估、管理和决定的能力尚待提高* 人们经常抱怨是接二连三的干扰阻碍了他们完成工作。然而，在现实生活中，干扰和打断原本就是难以避免的。当你能够熟练地、快速地分析处理突发事件，并且学会利用各种零碎时间来完成行动的时候，你就可以在不同的任务之间敏捷地切换了。* 应付意外事件的能力是一个人工作能力的一项重要指标，也是其保持正常和可持续生活方式的关键。 这种管理技能，都不是一蹴而就可以手把手教会的。需要习得和练习，与诸君共勉。

太啰嗦了，不建议浪费时间。（整体来说GTD理念是好的，但是这本写的比较呵呵～） 如果想看总结，去第二本第5章节，那里会有这本书的整体总结。 如果不想看书，直接搜索一篇GTD的文章，阅读两三篇质量好点的，比读这本书还快。 GTD 理念，是好的。这个可以学习。 关于处理事情的方式与系统，大家可以结合理念后根据自身需求去优化这个步骤。 作者在书中分享的步骤是： 1.收集-快递收件 2.处理-快递处理中心处理 3.组织整理-快递分发发货 4回顾-快递收货送货时的核对检查 5.执行-快递-划片区，只配送特定区域 这个逻辑我不知道是不是翻译的问题，自己看，不利于第一印象的理解。后面辅助地写上快递行业类比备注，当然可能形容的没那么精确。 实际生活中我自己的GTD是这样的： 1.灵感-只记录自己写的东西 2.收集-所有的信息 3.待办-对信息分类处理 3.计划-为需要做的事情，做执行构思 4.管理-自己整个系统的数据库，包括经验、复盘、回顾、专业能力系统管理、归档。 如果把灵感放入收集里，把计划放入待办或管理里，我就只有3个步骤。 步骤越精简执行起来阻力越小。 灵感、计划之所以单独拧出来，是为了方便第一时间查看和记录。 如果你完全没有系统概念，可以阅读《认知觉醒》、《打开心智》，读完这两本书你就知道怎么做计划和执行计划了。

《搞定》截止到第二章：横向管理工作 本文的一个成书理念是：人生循环性。事情会变好，然后又变糟。有时我们会落伍，有时我们会赶上，或者试图赶上。一旦出现波折，每个人都会淹没其中，无力应对。而我们需要做的，就是如何去改改善这种无力应对的情况。 本书中的这套方法，完全基于三个主要目的：（1）收集everything，记住是everything，把它们置于可依赖的脑外系统中；（2）对everything进行分析和决策，以确保有具体可执行的“下一步行动”清单；（3）管理、协调所有相关内容，履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺。 方法可能不止一百万种，但原则寥寥无几。 我们的存在的可能情况有？ 情绪-行动恶性循环：由于个人管理方面的不合理，引发了下意识的抵触情绪，在应对棘手的项目和目标时，这种抵触情绪又会阻碍具体行动的实施，结果是产生干扰，进一步强化压力。 被同一件事情烦困许久：任何没有找到应有的位置和恰当存在方式的事务，都会盘踞在我们的脑海中，成为悬而未决的问题。（没有对事情清晰的定位） 难以坚持：大多数人都难以始终如一地坚持下去。他们缺乏认识或动力，而最可能的原因是，他们没有意识到忽略这种做法将会付出的代价。 应对的方法可以是？ 心如止水： 管理事情之前先管理好自己的情绪。 很多人对于一些事情，要么过分关注，要么不屑一顾，这仅仅是因为我们无法做到“心如止水”地行事，让这些令我们反应过度或不足的事情都反过来控制自己。需要想明白的是，形势本身并不会向前发展，真正发生改变的，是梳理、关注与平和心态—我们如何处理自身的状况。有所改变的，只是你更加明确了所期盼的结果，并确定了下一步需要采取的行动方案。 使自己保持良好的状态，无论行动与否，这样心中才有底。 发现清单里任务间的相关性： 生活中的大多数事务之间都存在复杂的联系。如果不考虑这种联系而一味孤立地处理问题，肯定无法得到满意的结果。无法有效地组织和整理“材料”，是因为你只会进行收集和处理。混乱不是问题，关键在于需要多久才能发现其内在的相关性。 写下具体可执行对下一步行动： 你不可能直接执行一个项目，你所能执行的是与项目相关的下一步行动。当你完成了足够多的正确步骤以后，才能达成项目的预期目标。事务极少会由于时间匮乏而受阻，它们陷入困境往往是由于未能预先明确下一步的行动而造成的。推进事情前进的最轻松办法是写下你需要采取的下一步实际行动。我们走不了十步，难道也走不了一步吗？ 至于如何选择下一步行动，你可以按顺序采用下面四个标准：情境、有多少时间、有多少精力和重要性。 目的导向： 持续不断且毫无成效地深陷于不得不处理的事务当中，是对时间和精力的最大浪费。每当盲目忙碌时时，你问过自己这样工作的目的是什么吗？做事情时，并不需要花费很多心力，但是在决定做什么时，却要投入大量的精力。没想过自己的目的，所以你无头乱撞，碌碌无为。有意识的培养构建以结果和行动为导向的思维方式，在做事情之前，思考下想要的结果。 每周回顾： 对大多数人而言，工作流程管理方法的神奇之处恰恰就是在不断对过去进行回顾的过程中体现出来的。一个完善的系统，将形成一个良性循环：你建立的系统越完备，你就越信赖它；你越信赖它，你就越有坚持运行这个系统的内在动力，而每周回顾则是保持系统完善性的关键步骤。 建议每周做一次清单清理工作，而不是每年一次，以便将这种“活在当下”的状态带入日常生活中。 管理五步骤： （1）收集引起我们注意的事务和信息； （2）理清每个项目的意义和相关措施； （3）组织整理结果，提出选项； （4）进行思考回顾； （5）选择行动。 这些阶段共同构成了我们生活中的横向管理系统，而且还可以随时向其中添加需要考虑的新事项。 许多人收集了大量信息，但未能真正理清其中的内涵，也没能对于采取何种针对性行动（如果必要的话）做出决定。 另一些人虽然及时做出了妥善的决定，但因未能有效组织整理相关成果，从而使其决定丧失了预想价值。 许多人并不能持续跟进所要处理的重大事项，不能及时更新待办事项和截止日期，难免变成最后一分钟焦虑的受害人。 大多数人可能犯的错误是？ 持续的不满足感：眼大肚子小，贪多嚼不烂。 你不可能通过管理时间，把5分钟变成6分钟。 一子错，全盘不皆输：因为没做某件事，而崩溃的认为这件事情永远做不成了。尤其是在逼近截止日期时，面临大量应做未做之事。宽容错误的增量，在大多数情况下更有可能获得长期回报，即使你忘掉或推迟处理某项内容，你也没必要全面放弃。 [爱心]

Getting Things Done (GTD)的核心逻辑是，大脑是用来思考的，而不是用来记事情的。 当你把脑子里所有悬而未决的事情都移到一个安全的系统里，你的焦虑感就会大幅降低，专注力也会随之提升。 GTD 的标准实操框架由 **5 个核心步骤**组成，形成了一个自闭环的流水线： 1. 收集（Capture）:清空大脑. 当头脑有闪念，就把所有进入你脑海的事务、想法、任务、邮件，不论大小，通通写下来，扔进一个通用的收件箱（Inbox）。 核心铁律：只做记录，千万不要在收集的同时去思考怎么做、什么时候做。 2. 决策（Clarify）: 给事情定性. 每天至少一次清空你的收件箱。对里面的每一项任务提问：这事可以采取行动吗？ 核心的问题有： 它是垃圾还是有用的？ 我是立刻处理，还是扔给别人，还是放到下周？ 他的第一步动作是什么？ 不可行动，则扔掉（垃圾）、归档（备查资料）、或放入“也许/将来”清单。 可行动：如果 2 分钟内能搞定，立刻去做，如果超过 2 分钟，进行下一步分流。 3. 组织（Organize）: 把厘清后的可行动任务，分配到对应的“格子”里。GTD 推荐的核心清单包括： 下一步行动（Next Actions）：明确了具体动作、可以直接开干的事。 等待（Waiting for）：委派给别人、需要等对方反馈的事。 项目（Projects）：需要多个步骤才能完成的大任务（比如“筹备跨境线上会议”），需要单独拆解。 日程表（Calendar）：只有带有硬性时间截止或特定时间点要做的事才放进去。 4. 更新（Reflect）:系统保鲜. 这是大多数人失败的重灾区。如果系统不更新，你很快就会失去对它的信任。 每日回顾：浏览日程表和“下一步行动”清单，决定今天干什么。 每周回顾（核心）：每周抽 1 小时，清空收件箱，检查所有清单，把完成的划掉，把新想法补上，确保整个系统跟你的现状完全同步。 5. 执行（Engage）:闭眼开干. 当你坐在办公桌前，需要再纠结“我现在该干嘛”，而是根据当前的情境（Context）、可用时间和精力状态，从“下一步行动”清单里挑出一件事，专注地干掉它。 --- 情境分类（Context）：在“下一步行动”里，可以用标签区分场景，比如 @碎片化。这样当你只有碎片化时间时，立刻找到想要的。