爲什麼工作總是做不完：從低效變高效的42個祕訣

【2022微信讀書】第238本。2022年閱讀目標：日均一本。 爲什麼工作總是做不完：從低效變高效的方法 書名：《爲什麼工作總是做不完：從低效變高效的42個祕訣》 作者：日/吉田幸弘（企業經營管理與人才培養顧問，日本頂級溝通培訓師。） 點評：從低效變高效，首先要有“改變”的意識，再有“改變”的行動。所謂“變則通，通則靈”，不變，只能維持原有結果。改變靠方法，將方法運用熟練，形成習慣，則變從中出。 1、工作時間長不等於工作進展快。要提升工作表現，必須儘可能縮短工作時間，高效利用時間。 2、1天只有24小時，這是無人可以改變的客觀事實。因此，必須讓有限的時間發揮出最大作用，充分體現價值。我們必須提高效率，優先處理集中時間才能完成的工作，其他業務則可以利用碎片化時間處理。高效人士確保集中的工作時間，優先處理首要任務。 3、高效人士起點即加速，低效人士終點才衝刺。集中力量用於“起點加速”，將大大縮短工作週期。 4、將大項目拆分爲多個子項目，心理學上將其稱爲組塊破解。大項目來了，首先是將其拆分爲小的子項目，並製作日程表，然後逐項一一解決。 5、人們往往容易有這種想法:未來一定會比現在好。未來的自己一定會比現在的自己更加能幹。其實，這種想法不過是種錯覺。 6、工作進展的最大阻礙之一：遲遲不行動。 7、高效人士有意識休息， 低效人士選擇不休息。等到感覺疲憊之後才休息的方式，反而給工作進度造成阻礙。因爲，持續高強度長時間的工作，大腦就會進入疲憊狀態。如果不採取合理方式讓大腦休息，工作的專注力就會持續下降，工作效率自然隨之變低。從整體效率而言，持續工作直到疲勞才休息，這樣一天的工作效率會比平時更低。不是等到疲憊後才休息，而是在感覺疲勞前就安排休息，這正是提高效率的關鍵。切記，休息時間停止任何思考，讓大腦放空。 8、人的優缺點是互爲表裏的整體，需要辯證地看待。(缺點)某人想到哪裏說到哪裏(說話不經過大腦)→(優點)思維活躍。(缺點)某人過於保守，害怕接受新事物挑戰→(優點)行事謹慎。(缺點)沉默寡言→(優點)善於傾聽。同一件事，當我們轉變觀察角度，會得出不同的結論。這種有意識地將缺點轉換爲優點的行爲，在心理學上被稱爲:認知重構。 9、美國人赫伯特・W.海因裏希提出一個著名法則:海因裏希安全法則——通常一個重大事故背後，可能會發生29件輕度事故，還會有300件潛藏隱患。 10、高效人士及時彙報，低效人士即時彙報。及時彙報工作的標準，並不是只追求“速度”。高效人士，通常在蒐集整理好部分信息之後，儘快向上司彙報。工作遭遇困難，及時蒐集信息，確認並分析，再向上司彙報。如此一來，上級就能邊整理信息，邊分析解決方案。這樣，不僅能快速作出行動決策，同時還能避免作出錯誤決定的風險。 11、高效人士行動中完善計劃，低效人士完善計劃後行動。在開展新業務時，我們必須清楚:許多問題，只有在具體實施後纔會出現。在行動過程中逐步完善，是提高計劃準確性的不二法則。美國陸軍名將喬治·fk·巴頓曾說：明天再完美的計劃，也抵不上今天將就可以實施的計劃。 12、高效人士注重精準反覆覈對，低效人士追求速度急於求成。向前輩請教，如何避免工作中出現失誤，前輩告訴我他的經驗是:檢查兩次。出現失誤就意味着重新返工，反而浪費更多時間。（1）按照清單正反序各確認一次這種方法是餐飲業常用的方法。對賬單的時候，第一次算以從前往後的順序計算，驗算覈對則從後往前計算。進行第二次確認時，放棄重複使用與第一次相同的方式，調整改變爲不同方式，更有利於檢查到失誤。（2）錯開每次確認的時間段與地點。每次，我在做書稿的校正(重新審閱)時，會分兩次進行確認覈對。一次時間安排在白天，第二次則安排在傍晚。在校正中，常常出現這樣的情況:原本白天根本沒發現的問題，第二次晚上覈對的時候就檢查到了。如果兩次覈對是連續進行，中間沒有合理的時間間隔，那麼第二次檢查發現問題的概率就很小。因此，要確保檢查確認分兩次進行，並在兩次之間預留出合理的時間間隔，這樣的話，發現失誤的概率將大幅度提高。而且，在休息之後，能夠恢復精力以全新的面貌重新投入，更有助於發現工作中的疏漏。此外，推薦更換第二次檢查確認的辦公地點。當工作地點更換後，視野也會隨之發生變化，工作專注力得以提升，檢查確認準確率也會提高。 13、有不少人，出於節約時間的考慮，一接到任務就立刻開始執行。但是，效果卻適得其反。未經過仔細思考，就無法明確行動目標。高效人士將工作時間分爲兩類:思考時間、行動時間。思考時間，就是思考所製作文件的整體結構框架、流程等的時間;行動時間，就是開始電腦前開始輸入、製作幻燈片等的時間。記住:首先確保足夠時間思考，構思好工作指南，最後才進行文檔輸入的工作。 14、職場上，速度非常重要。無論工作如何努力，不能按時完成任務就沒有任何收穫。 15、低效人士大多思維較爲固化，往往認爲工作方法、勞動方式等都必須遵循一套固定模式。遇到事情，他們腦海中就會出現“理應如此”的概念，根深蒂固。你所認爲的“理應如此”的事，對方眼中則可能是“毫無必要”。所謂“理應如此”的觀念，其實不過是個人的思維定式。凡事都按思維定式思考的人，面對他人的行爲往往缺乏耐心，會質疑他人爲何不按照自己的要求做事，並且還會因此耿耿於懷，進而影響到自己工作的專注力。與之相反的是，高效人士往往是抱有“未嘗不可”的態度。所謂“未嘗不可”，也就是“或許可以試試看”。比如說，不用非要趕在上級或公司前輩前到達集合地點，而是稍微寬鬆一點，只要在集合時間前5分鐘到位就沒問題。日常生活中，用“未嘗不可”的思維看待他人，個人的焦慮就會減少，自身也能專心專注於工作。 16、向對方傳遞相關信息的時候，需要遵循一個重要法則:KISS法則。Keep it Short and Simple. KISS就是這句英文中四個單詞的首字母組合。商務文書中最重要的要求:短時間內簡明扼要總結信息。人們通常喜歡簡潔明瞭的說明。簡短的語言提煉出的信息，更容易給對方留下深刻印象。我們看看下面的例子。●一張幻燈片只列出一項信息。●傳達的內容濃縮爲三頁。●幻燈片的底色保持一致。●商品說明提煉爲一句話。●資料內容過多時，在幻燈片開始的摘要部分將其濃縮爲兩頁進行說明。●儘可能用簡短的語句表達。●去掉主語謂語以名字結句。●版面留出足夠的空白。●零碎的信息做好總結。●每張幻燈片插入圖表不超過一張。●曲線圖中的重點部分字體加粗。●運用矩陣圖或矢量圖。●精簡信息。 17、高效人士力求優勢最大化，低效人士希望能面面俱到。 18、“ECRS”，是一種幫助提高工作效率的優化策略。Eliminate(清理)、Combine(統籌)、Rearrange(替換)、Simplify(提煉/精簡)，通過以上四個切入點，構建工作效率的優化策略。四個切入點，首要的就是第一個清理任務E(不需要做的事情不做)，因爲這是優化效果最明顯的策略，然後依次是C、R、S。例如:每天1小時的例行會議。●E(清理)——廢除這一例行會議。●C(統籌)——統一爲每月1次例行會議。●R(替換)——採用視頻會議方式參加。●S(精簡)——會議時間控制在30分鐘。 19、總結工作經驗的時候，可以使用便捷的“YWT”方法。通過Y(已完成的工作)、W(工作中的發現)、T(下一步的工作)這三方面做工作總結，方便以後隨時做一個工作回顧。（1）.Y列出已完成的工作。一一列出實際已經完成的工作。（2）.W列出工作中的發現。已經完成的工作(Y)中，列出工作中的發現(W)。這是尋找工作中需要學習和觀察的環節。無論是總結成功的經驗，還是分析失敗的原因，領悟和心得都儘可能毫無遺漏地記錄下來。（3）.T列出下一步的工作。根據（1）和（2）的內容，列出下一步的工作。如果以後遇到同類型的工作該如何處理，將想法構思寫出來。專科學校的入學說明會，每個月舉行1次，將其作爲示例演示一下。（1）.Y列出已完成的工作●迄今爲止已經給諮詢的600封郵件做出回覆併發送了明信片。●說明會開始時間是下午6點30分，會議地址安排在新宿。●整個說明會45分鐘，體驗實習60分鐘，現場答疑15分鐘，總計用時120分鐘。（2）.W列出工作中的發現●安排的2名工作人員，跟蹤調查30名參會人員難度較大。●有好幾個人說明會遲到了。●有5名參會者在問卷調查中提出會場不好找的問題。●有10人以上工作地在中央區和千代田區。●現場答疑時間超時10分鐘。（3）.T列出下一步的工作●加強客戶跟蹤調查，當參加人數達到30人時，安排3名工作人員而不是2名。●參加人數限定爲10名，安排2名工作人員進行細緻周到的調查。●整體說明會限定在30分鐘，現場答疑安排在30分鐘。●會議開始時間安排在7點，地址安排在方便出入的飯田橋。●探討定期給客戶發送郵件雜誌的相關內容。通過回顧以上YWT三項，T(下一步的工作)在PDCA中，創建P(計劃)的時候將會起到重要的啓發作用。最終結果，原本所需的工作週期必然因此而大幅度縮減。 20、想要向對方傳遞信息，但內容表達比較困難時，可以使用DESC法則。D(Describe，描述)——描述目前的狀況。E(Explain，說明)——說明自己的心情。S(Specify，建議)——提出希望對方協助解決的方案。C(Choose，選擇)——當對方表達同意或反對時，事先列出選項，考慮下一步怎麼做。舉例：D——原本由4個人承擔的工作，如今變成了只有兩個人承擔。E——每晚加班到很晚，爲趕在期限前提交，時間緊張。身體承受能力也達到極限。S——是否可以增派人手幫忙。C——(徵得同意後)希望這個月內能安排好人手。如果以上建議遭到反對，還有備選。單位工作日下午5點前安排下來的報價表任務，要求在兩天後的中午12點前提交併發送，時間緊迫。這個月內，是否可以調整一下，將提交時間延長一天，時間寬限到3個工作日? 21、“爲什麼我連這件工作都完成不好?”“我居然會犯這種錯誤，做人簡直太失敗了!”當工作中出現失誤後，以這樣的方式不斷自責，只會進一步陷入負面情緒的旋渦中。重要的是需要明白:事情沒做好，並非“人本身”的問題，而是“行爲”存在問題。在進行自我剖析時，需要將“自己這個人”和“自己的行爲”區分對待。改正自己行爲中不足、不好的部分，下一次採取恰當的行爲處理就行了。 22、美國心理學家戈登・霍華德・鮑威爾，通過實驗發現了“情緒一致效應”的心理現象。所謂情緒一致效應，意思是人往往會蒐集與情緒相符的信息。例如，那些認爲自己毫無疑問會取得成功的項目，就會非常高興投入其中，並且會傾向於蒐集一些有助於工作成功開展的信息。相反，如果擔心項目會失敗，害怕下期預算達不了標，整個人就會處於不安情緒之中，此時就更容易去關注那些不利的負面信息。這就是“情緒一致效應”。這種現象，和每個人的思維習慣是密切相關的。換言之，就是如果習慣做什麼事認定“會成功”，就會只關注那些促成成功的信息;如果習慣性擔心“可能會失敗”的話，關注點就會更多放在那些會導致失敗的信息上。消極還是積極，思維習慣的傾向性，決定了對於影響我們行爲的信息關注點。 23、高效人士規律性減壓，低效人士累積性減壓。每當感覺壓力變大，影響工作狀態，高效人士就會及時想辦法釋放壓力，而不會任由壓力堆積。 24、不要期待一次到位、一蹴而就。如果總是急於求成，就會很容易出現混亂不堪、半途而廢的情況。 ——微信公衆號《非哥筆記》

以終爲始，明白自己追求效率的目的，同時在過程當中善於自我審視，客觀地調整自己的思想和行爲，以及計劃、工作方式。 這裏面很多小的tips是比較有用的. 另外一本效能提升經典大作可以推薦給感興趣的朋友們：就是“高效能人士的七個習慣” 7 Habits of Highly Effective People by Stephen Covey 摘錄： 工作時間長不等於工作進展快。要提升工作表現，必須儘可能縮短工作時間，高效利用時間。 低效人士多將只需碎片化時間可完成的工作置於首位。總而言之，低效人士的目標就是要減輕工作量過多帶來的壓迫感。 高效祕訣:首先從棘手的工作入手。 高效人士起點即加速 低效人士終點才衝刺 高效祕訣:起點加速，首先學會任務分解。 積極設定喚醒模式，有助於全天保持良好工作狀態。 中斷進行中的工作等同於降低工作效率。 高效祕訣:給日程表騰出空白吧。 高效人士有意識休息，低效人士選擇不休息。 高效人士，有意識使用“番茄時間管理法”，主動安排中場休息的時間。 高效人士保證個人午休，低效人士忙於共進午餐。 推薦:午休採用小睡眠模式。 聽取意見，不以平時工作表現爲標準，而是以發言內容的價值爲標準。 這是提高工作效率，縮短工作時間的關鍵要素之一。 高效祕訣:聽取意見關鍵要關注內容本身。 高效人士駕輕就熟　低效人士竭盡全力 我們的主要精力要放在20%左右的重要工作上，而餘下的80%的工作做到差不多就可以了。 那些並不創造生產價值的工作，只需要按照最基本要求完成，在不影響公司業務發展的情況下，做得個大概差不多就足夠了。 高效祕訣:駕輕就熟的工作點到即可。 美國陸軍名將喬治#fk·巴頓曾說:明天再完美的計劃，也抵不上今天將就可以實施的計劃。 在行動過程中逐步完善，是提高計劃準確性的不二法則。如此想來便是:唯有儘早試錯，才能更快接近成功。 高效祕訣:充分運用PDCA原則。 不擅長的領域學會請教他人。 KISS法則 Keep it short and simple 處理好憤怒情緒中的內在需求。

不工作最好，要工作就得認真，攻堅克難

啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊~再也不要打工了~再也不要加班了~

道理簡單，很多事情想要做到卻很難，慢慢實踐和堅持吧，希望會有進步

真的非常推薦這本書給職場打工人！教的是非常簡單易懂的方法論。 書裏面的低效人士和高效人士對比，真感覺是方便大家對號入座，我感覺確實有很多踩過的坑，什麼無條件接受上司的工作安排啦、最重要的時間去回覆郵件等，而且高效人士是樣板也給出了職場普遍問題的一個完美操作樣板

書裏談的內容很基礎，不過都很實用。個人筆記： 建立覈對清單，養成檢查習慣 創造獨立工作空間，集中精力優先解決難題 到辦公室先倒水，多好每天工作前的準備 明確個人目標，實踐日程和工作內容 屏蔽無用的信息和消極信息 不積攢壓力，找到個性化壓力釋放方法，抽空釋放，養成習慣 培養長期投資思維，不急於求成 保持每天的午休時間，控制在30min以內

閱讀時長：3h6m 一、高效利用時間 1.精簡公文包快捷辦公：使用數字化信息儲存；只帶必需品。 2.將需要專門時間處理的工作放在首位：保證集中的工作時間，優先處理首要任務，從棘手的工作入手。 3.起點即加速：首先學會任務分解。 4.科學處理郵件：定期確認郵件；確認郵件不等於回覆郵件；準備好固定模板。 5.控制日程表上任務數量：不要所有的工作都照單全收，給自己預留出可以靈活支配的“機動時間”。 6.有意識休息：有意識使用“番茄時間管理法”，主動安排中場休息的時間。 7.保證個人午休：獨自午餐避免無意義社交，將時間用來自我投資和15-20分鐘的淺睡眠。 二、構建良好職場人際關係 1.重視聊天交流：非正式場合的聊天，可以啓發新的創意，發現新的課題，在閒談中挖掘信息的寶藏。 2.挖掘他人的優點：通過認知重構挖掘優點，第三者轉述效果更好。 3.分析失敗：拉近彼此間的距離；避免他人重複犯同樣錯誤；不要講後果過於嚴重的失敗，也不要選擇讓人懷疑人品問題的失敗經歷。 4.重視發言內容：聽取意見，不以平時工作表現爲標準，而是以發言內容的價值爲標準。 5.及時彙報：工作遭遇困難，及時蒐集信息，確認並分析，再向上司彙報（5W2H彙報原則：when(何時)，where(何地)，who(誰)，why(爲何)，wha(t何事)，how(如何發生)，howmuch(價格如何)）。 6.體察他人需求：學會換位思考，關注客戶需求，尋求雙贏。 7.明確邊界意識：在觀察到他人情緒時，依然保持理性明確界限，而非感情用事。 8.無視他人眼光：要有拒絕的勇氣。 9.向下屬學習：工作中只有夥伴關係沒有上下級。 三、輕鬆提高工作效率 1.駕輕就熟：根據工作重要程度進行取捨，按輕重緩急先後安排處理。 2.行動中完善計劃：唯有儘早試錯，才能更快接近成功。 3.求助於人：如果自己沒有經驗，向有經驗的人請教是最快捷高效的方法。人在自己擅長的領域是樂意幫助其他人的。 4.注重精準反覆覈對：按照清單正反序各確認一次；使用圖表覈對數字；錯開每次確認的時間段與地點。 5.考慮全再執行：首先保證思考時間，再製作行動指南。 6.真正地在努力：工作分門別類，削減徒勞的工作。 7.依靠記錄：人類原本就是健忘的生物，絕不能對自己記憶力過於自信。做筆記的好處：提高工作專注力；保持工作不間斷；幫助吸取失敗教訓；激發創意靈感。記錄集中記在一個筆記本上。 8.公開奮鬥目標：一旦公開說了自己要做什麼，就會對收回自己的話心有牴觸，而不願意後退妥協的狀態，正是行動持續的動力。 9.輕裝上陣：把事情交付給別人，自己減少徒勞工作。 10.創造獨立空間：能保證工作專注力，縮短工作時間，保質保量完成工作。 四、節約時間提高業績 1.錯峯出行：將空曠的車廂變成移動書房，把這段時間用來學習。 2.星巴克思維：根據每一個客戶的要求靈活地處理，儘可能提供給每位顧客個性化的服務。 3.借鑑範本：沉浸在忙碌中的自我滿足，不必要的時間浪費，自然難出成果。 4.老鷹思維：像鳥兒一樣置身於高處，俯瞰到整個全局。 5.認爲未嘗不可：容許自己與對方存在價值觀、思維方式、工作方式等方面的差異。 6.力求優勢最大化：瞭解對方的需求，根據需求提供資料。 7.勇於接受新事物：敢於打破常規慣例；鼓勵其他成員踊躍提出意見。 8.在經驗中成長：總結經驗並記錄成冊。 9.用時間創價值：偶爾花錢體驗下不同日常的感受，拓寬視野。 五、科學管理情緒 1.理性客觀：使用DESC法則進行情緒管理。D(Describe，描述)——描述目前的狀況；E(Explain，說明)——說明自己的心情；S(Specify，建議)——提出希望對方協助解決的方案；C(Choose，選擇)——當對方表達同意或反對時，事先列出選項，考慮下一步怎麼做。 2.直面內在情緒：在明確表達自己內在情緒需求基礎上，向對方提出相應要求，搶在外在情緒“憤怒”成爲主導之前解決問題。 3.直面問題：通過記錄將擔心的問題形成書面文字，不僅能找到問題，還能思考相應對策。 4.擺脫消沉努力振作：尋找並肯定自己的優勢所在；明白批評是對事不對人的道理；嘗試做些較容易獲得成就感的簡單事情。 5.選擇性屏蔽信息：不安、擔心等情緒，都會干擾人的思考，這是導致效率低下的元兇。 6.規律性減壓：每當感覺到壓力存在，就及時想辦法減壓。 7.接受不完美：不是費力地追求完美，而是盡力想好對策，處理可能出現的失誤。

寫的淺顯易懂，可以一口氣讀完的作品。裏面的低效毛病很多在自己身上都有影子，作者大部分都是以可以落地爲原則給出了對照組，值得一讀。

有很多寫的很好的地方，比如明確邊界是提高效率的一大助力。如此檢查2遍是不出錯的必要手段等等，開卷有益吧！