搞定Ⅰ：無壓工作的藝術

把事情趕出大腦我很早之前就知道這本書，但我一直都對這種熱門暢銷書保持警惕。 因爲很多講效率的書都容易把問題推回到個人身上：你要更自律，更專注，更會規劃，更能管理時間等等。就是那種道理上聽着都對，讀完只會增加壓力的書。原本已經被事情追着跑了，結果還要開始懷疑自己爲什麼還不夠高效。效率書讀多了，反而容易讓人變得疲憊，哪怕是休息、猶豫和思考，都是一種罪過。 所以我翻開這本書的時候，其實沒有抱太高的期待。我以爲它大概會繼續教人列清單、排優先級、拆任務。不過通讀下來，它其實不像其他效率書那麼複雜。作者戴維·艾倫反覆講的，其實就只有一句話：將事情趕出大腦。 其實這句話挺精妙的。 很多時候我們之所以覺得很累，未必是因爲手上真的在做多少事情。其實反而是那些一直懸着的事情最消耗人。郵件還沒回，某個決定還沒做，某個計劃只想了一半，某個承諾答應了但沒有開始，某個念頭反覆出現又沒有地方可放。它們每一件單獨看都不算大，可是加在一起，就會變成一種持續的背景噪音，持續地消耗着人的心智資源。 我很熟悉這種狀態。明明沒有在處理某件事，心裏卻總覺得它還在那裏。明明已經打開電腦準備做別的，腦子突然跳出一句：“那個事情還沒弄完吧？”然後注意力被拽走一截。很多雜事最煩的地方，難度倒在其次，最折磨人的是一直懸着。它們沒有被處理，也沒有被放下，就那樣掛在腦子裏。 《搞定 I》提出的 GTD 方法很簡單，基本上概括成五個步驟：捕捉、釐清、組織、回顧、執行。它的核心思想非常直接：先把所有佔用注意力的東西倒出來，再逐一判斷它到底是什麼。 很多人說自己有待辦清單，但清單裏寫的東西經常只是另一種形式的混亂。比如“整理生活”“處理工作”“規劃接下來”“研究一下某件事”。這些條目看起來已經被記錄，實際仍然沒法動手。你下一次看到它們，還要重新想一遍：這到底指什麼？我要從哪裏開始？需要聯繫誰？有沒有截止時間？它們從腦子裏搬到了紙上，但是仍然充滿不確定和模棱兩可。 根據 GTD 的思想，面對這類模糊事項，我們需要追問：這件事需要行動嗎？如果需要，下一步是什麼？ “下一步行動”基本上是一個貫穿全書的概念了。這個概念聽上去很簡單，但是很有效。比如“準備搬家”這件事就太大太模糊，可以歸納爲下一步行動“查看租約裏關於退租通知的條款”；“整理財務”聽着無從下手，“打開銀行賬戶看本月自動扣費”就可以直接行動；“改善狀態”就聽着很空，“把這周卡住的三件事寫下來”就可以立刻做。 抽象的任務會讓人難以行動，但足夠具體的動作卻可以讓人不斷往前挪。其實很多拖延問題都卡在這一步：任務還沒有小到我們隨手就能做。大腦裏面一團霧，我們自然就想逃；但當你面對一個足夠小足夠具體的動作，基本上不用什麼阻力就能去做了。 這本書也讓我重新看待“記錄”這件事。 我是個特別喜歡寫東西記東西的人。但是以前我會覺得，只要把事情寫下來，就算管理了，遲早有一天我會看的。可實際情況經常是：寫下來的東西越來越多，心裏的負擔反而越來越重。待辦軟件裏堆着一排過期任務，筆記裏躺着一堆沒整理的想法，日曆上夾着幾個當時隨手記下的提醒。記錄本身沒有帶來輕鬆，它只是把混亂換了個地方存放了而已。 戴維·艾倫很強調一個詞：可信。我覺得是一個很啓發我的詞。 一個系統只有讓人信得過，腦子纔會願意把事情交出去。如果你知道自己的清單總是不完整，筆記總是不回看，日曆裏有很多過期提醒，那麼你心裏根本不會放心。你表面上把任務寫進了工具裏，心裏還是會偷偷盯着它。工具沒有替你承擔記憶，腦子還在一直想着這件事。 所以這本書強調回顧的重要性。剛開始我覺得“每週回顧”有點麻煩，後來才明白，沒有回顧，任何系統軟件都會慢慢變成雜物箱。很多軟件或者網站都是剛建立時很清爽，用一陣子以後，裏面會出現已經過期的任務、不想做但也沒刪掉的想法、說不清下一步的項目、早就失效的提醒。你越不願意打開它，它越失去信用；它越失去信用，你越只能靠腦子硬記。 很多效率工具最後失敗的原因就在這裏。問題未必出在工具身上。今天換一個軟件，明天換一個模板，後天重新設計一套分類，剛開始都會讓人覺得煥然一新。可如果沒有一套穩定的處理習慣，所有工具最後都會變成新的堆放處。 這就是我喜歡《搞定 I》這本書的地方。它讓我們不要把希望寄託在某個工具上。工具不重要，紙筆可以，日曆可以，待辦軟件也可以。工具只是容器，關鍵是你有沒有把事情處理清楚：它是什麼，需不需要做，下一步是什麼，放在哪裏，什麼時候回頭看。 當然，這本書也有明顯的問題。 這本書真的比較囉嗦。很多觀念其實一句話就能說清楚，但是作者就會繞很多圈。可能是作者太想把觀點講清楚了吧哈哈。如果有個人能耐心的跟我講這些理念我覺得挺好的，但對於閱讀體驗來講就有點成爲負擔。我認同作者的觀點，但可以少說幾頁的。 另外這本書主要是處理個人如何面對輸入、任務和承諾的。它提供的方法論能夠幫人把混亂的事務拆解成具體可做的事情，但是它處理不了所有壓力來源。比如外部要求太多、責任邊界不清、任務不斷湧進來時，就算能夠通過這種方法論減輕一部分混亂，但是肯定沒法替你拒絕所有不合理的負擔。 所以其實除了單純的減負之外，不要給自己不斷增加負擔也是個很重要的事情。這本書裏面給的方法論就挺好的：很多事需要先被看見、命名、放好。能做的，給它一個動作；不能做的，放進等待；暫時不做的，放到以後；根本不值得做的，就刪掉。 雖然很簡單，但是對於滿腦子都是各種事情的人來說，已經夠有用了。 我最喜歡這本書的一點是，它強調事務混亂不能歸咎於個人的不努力。我們感到累，來源可能完全不同：有些累是因爲沒完成，有些累是因爲沒有決定，有些累是因爲沒有記錄，有些累只是因爲你一直在用腦子記一堆本該放到外面的東西。放過自己之後，反而令人感到輕鬆，不再自責之後，反而能讓人開始做事情了。 現代人太強調效率太強調掌控感了，反而把自己搞得很累。以前我會覺得，掌控感來自計劃順利執行，事情按時完成，生活照着安排推進。現在我會覺得，掌控感也可以簡單一點：我知道手上的事都在哪裏；我知道下一步能做什麼；暫時做不了的事情也有位置；我不用每天靠腦子反覆提醒自己。這已經就一種很大的放鬆了。 這就是貫穿整本書的一句話：把事情趕出大腦。拿出來，不代表馬上完成。拿出來，先意味着看見它，給它一個名字，判斷它的位置。很多時候，事情一直壓着人，正因爲它們沒有名字，也沒有位置。它們只是反覆出現，反覆打斷，反複製造一種“我好像還有很多事沒做”的感覺。 提升效率不意味着我們要變成永遠高效的機器，提升效率其實只是說，你可以別再讓大腦當倉庫。該記錄的記錄，該判斷的判斷，該等待的等待，該刪除的刪除。事情仍然存在，但它們不用全都擠在腦子裏。 對我來說，這就是“無壓工作”的現實含義：生活不會因爲看完一本書突然變輕，任務也不會自動減少。但當那些懸着的東西被一個個放到合適的位置，人的注意力會慢慢回來。你終於可以不再被一團模糊的壓力推着走，轉身看清眼前那一步，然後開始行動。

總覺得事情堆成山，越忙越亂，明明記了一堆待辦，卻不知道先做哪件；推進複雜項目時，要麼跑偏方向，要麼卡在某個環節動彈不得。這本書裏的“橫向管理”與“縱向管理”給出瞭解決路徑。它不是教你“擠時間”，而是教你“給事情找對節奏和位置”，讓雜亂的事務變得有條理，最終順順利利落地。 “橫向管理”，它解決的是“多件事並行時，怎麼不遺漏、不混亂”的問題。生活裏我們總不是隻做一件事：要推進工作項目，要記得給家人買東西，還要跟進客戶的需求，這些事像散落在桌上的零件，沒章法的話，要麼漏了某件，要麼顧此失彼。而橫向管理的核心，就是搭建一套“從收集到執行”的閉環流程，把這些“零件”按順序歸置好：首先是“收集”，不管是工作任務還是生活瑣事，只要惦記着就立馬記下來（用便籤、手機備忘錄都行），別靠腦子記；接着是“處理”，每天花10分鐘給收集的事“拍板”——能2分鐘做完的就立馬做，要等別人的就記進“等待清單”，複雜的就歸爲“項目”；然後是“組織”，把處理好的事分進不同清單：“下一步行動清單”按“在哪兒能做”分類（比如“隨時能做”“電腦前能做”），“項目清單”放需要多步的事；再之後是“回顧”，每週花1小時檢查清單，更新進度、刪掉過期的事；最後是“執行”，按“當下的情境、時間、精力”挑事做，比如通勤時就做“隨時能做”的事，精力足時就啃複雜任務。這套流程就像給事務裝了“傳送帶”，從“記下來”到“做完成”，每一步都有明確的位置，不會亂成一團。 “縱向管理”針對的是“複雜項目怎麼拆、怎麼推進不跑偏”的問題。比如“組織公司年會”“寫年度報告”這類事，光說“要做”根本無從下手，要麼卡在“不知道先幹哪步”，要麼做到一半發現偏離了目標。縱向管理的解法，是把複雜項目拆成“能落地的小步驟”：先明確目標（比如年會要“讓員工放鬆，預算1萬內”），再想象最終結果（員工笑着參與，流程順利），接着頭腦風暴所有要做的事（定場地、找節目、邀嘉賓），然後把這些事按順序整理（先定場地，再找節目），最後確定“當下的第一步行動”（比如“收集3家符合預算的場地信息”）。就像拼樂高，再複雜的模型，拆成小零件後，跟着步驟拼就不會錯；推進時再結合橫向管理——把“收集場地信息”放進“下一步行動清單”，“等同事統計參會人數”放進“等待清單”，每週回顧時盯進度，就能確保項目不“爛尾”、不“走樣”。 其實“橫向+縱向”的組合，本質是“給事務建了一套‘座標系’”：橫向管“多件事的全局節奏”，確保所有事都在流程裏，不遺漏、不混亂；縱向管“單件複雜事的細節拆解”，確保難辦的事能落地、不跑偏。比如你同時推進“年會籌備”和“客戶方案撰寫”：橫向流程會幫你把“年會的場地對接”“方案的初稿撰寫”都放進對應清單，不會顧此失彼；縱向拆解會幫你把“方案撰寫”拆成“收集客戶需求→列大綱→寫初稿→改細節”，每一步都清晰。這套方法沒有複雜的理論，全是能上手的流程——不用買昂貴的工具，一支筆、一個筆記本就能起步，關鍵是幫你從“被事情推着走”，變成“主動掌控事情的節奏”，最終讓“有條理地完成事”，從焦慮的目標變成自然的習慣。

前幾天無意中在書架上看到了這本書，就拿出來重溫了一下。今天讓自己再加強一下對三大原則的學習。 第一大原則：養成收集的習慣 "當你大腦中別無他物時，你將‘活在當下’，‘心如止水’，工作與娛樂合而爲一。" 這句話強調了清空大腦的重要性。當我們把所有的任務和想法都收集到外部系統中時，我們的大腦就不再被瑣事佔據，可以專注於當前的活動。這種狀態下，無論是工作還是娛樂，我們都能全身心投入，享受"活在當下"的寧靜與專注。它幫助我們釋放大腦的存儲壓力，讓我們能夠更加清晰和平靜地面對生活和工作。書裏提到焦慮來自於你未完成與自己的約定，給出的建議是不簽訂約定，完成約定和重新簽訂約定。這個我覺得很有用，以跟朋友約着喫飯爲例，你可以不約定準確時間，也可以準時前往（今天中午朋友在約定時間前2分鐘到店，點贊），還可重新約定聚會時間（比如說因爲堵車，自己會晚到15分鐘等）。 第二大原則：確定下一步行動 "在行動中保持領先的祕訣在於儘早開始行動。" 這句話揭示了行動的力量。在《搞定1》中，確定下一步行動是推動任務進展的關鍵步驟。它要求我們不僅要收集任務，還要明確如何開始執行。"儘早開始行動"意味着我們要迅速地將計劃轉化爲行動，不拖延，不猶豫。這樣，我們就能在行動中保持領先，有效地管理時間和任務，從而提高生活和工作的效率。所以說，今天晚上我們聊天的朋友，我花了這麼多時間爲你敲字，你速度行動起來，用這篇文章見證你的開始。開始就意味着成功了一半。 第三大原則：學會關注結果 "人生的最大樂趣莫過於克服困難、堅定腳步，目睹自己將目標一一實現。" 這句話體現了目標實現的重要性和滿足感。《搞定1》教導我們，不僅要關注任務的執行，更要關注最終的結果。克服困難和堅定腳步是實現目標的必經之路，而目睹目標一一實現則是最大的回報和樂趣。這種關注結果的態度鼓勵我們設定清晰的目標，持續跟蹤進度，並在實現目標的過程中獲得成就感和動力。今天很開心，在微信讀書上，不到1年時間，獲得了薦書風向標的勳章，是微信讀書平臺第384位獲得此勳章的書友；在小紅書上，不到2個月，發佈了幾次筆記，閱讀量過萬了。有目標，但，放輕鬆。 《搞定1》不僅僅是一套時間管理的方法，更是一種生活哲學。它教導我們如何通過收集、行動和關注結果來提高效率，享受生活，並實現個人目標。這是一種全面的生活和思維方式，能夠幫助我們在快節奏的現代生活中找到平衡和滿足感，《五色時間管理》受到這本書的影響，同樣提倡輕鬆、充實而平衡。五色圖書，五彩人生，行動起來！週四白色思考日快樂！

被書名所吸引，開啓閱讀《搞定Ⅰ：無壓工作的藝術》，邊讀邊理想實際的生活，對很多理念產生共鳴。美中不足感覺本書有些囉嗦，可以根據目錄跳讀一些內容。 一.工作中，不斷反思。 如果缺乏洞察力，生活就會將你拒之門外。無論是擦拭窗戶還是撰寫鴻篇鉅著都是如此。            ——納迪亞·布朗熱 二.追求武術家的“一一切就緒的狀態 如果努力變成了爲努力而努力，那麼結果就會適得其反，這種努力反而會在過程中又化解了自身。盪鞦韆就是這樣一種“進入狀態”的境界。 1.“心如止水”的比喻 空手道中用“心如止水”來形容一切就緒的狀態。想象把一粒石子投入沉寂無聲的池塘中，池塘中的水會有何反應呢？答案是：依照所投入物體的質量和力度做出相應的反應，然後又歸於平靜。池水既不會反應過激，也不會置之不理。 水自然存在，自然而爲。它可以淹沒一切，卻不會被淹沒。它可以靜止不動，卻不會寂寞難耐。它可以被迫改變流向，卻依然百折不撓。 你發揮能量的能力與你的放鬆能力成正比 2.空手道中的擊拳動作，其力量來自速度，而不是肌肉，即揮拳最後階段急劇的“爆發”。這就是爲什麼瘦小柔弱的人，也能夠學會用雙手劈開木板和磚塊。這並不是靠皮糙肉厚或者憑藉蠻力，而是靈活地運用一種能夠隨着高速度而形成集中衝擊的能力。但是如果肌肉緊張，動作就會慢下來。因此，在高級階段的武功訓練中，對平衡和放鬆狀態的教學並不亞於對其他方面的要求。清除雜念、保持清淨和適當反應是關鍵所在。 如果你的大腦空空如也，總是處於一切就緒的狀態，那麼它就會向一切事情敞開大門。       ——鈴木俊隆 三.像實幹家一樣思考問題，像思想家一樣付諸行動。 你不需要進行太多思考，你只需要幾分鐘，就能排除無關壓力，集中精力利用必要的機會和資源。 爲什麼有些事情總是縈繞在你的心頭 在通常情況下，你對一些事情總是念念不忘，這是因爲你希望它們的狀況能有所改善，另外： ·你還沒有明確地認定它們的預期結果是什麼。 ·你還沒有確定你下一步的具體行動到底是什麼。 ·你還沒有把關於預期結果和即將採取行動的提示信息存入你所依賴的系統中去。 持續不斷且毫無成效地深陷於我們不得不處理的事務當中，是對時間和精力的最大浪費。      ——克里·格利森 四.我們需要把收集和積累的所有“材料”都轉化成包含重要行動、項目和有用信息的明確清單。開始就意味着成功了一半. 五 掌控生活：橫向管理工作流程的5個步驟 （1）收集引起我們注意的事務和信息；（2）理清每個項目的意義和相關措施；（3）組織整理結果，提出選項； （4）進行思考回顧； （5）選擇行動。 別讓生活成爲你的攔路虎。清空你的大腦，這比清空你的胃更有好處。 ——米歇爾·埃克姆·蒙田 六.控制項目：縱向管理項目的5個階段 當你着手處理平凡瑣事的時候，必須着眼於大局，這樣一來，所有的煩瑣小事才能夠沿着正確的方向發展。——阿爾文·托夫勒 當你着手處理平凡瑣事的時候，必須着眼於大局，這樣一來，所有的煩瑣小事才能夠沿着正確的方向發展。 七.學會控制項目 最常見的幾種計劃導向的行動方式爲：個人頭腦風暴、組織整理、召開會議、收集信息。 正是寬容，方能打開唯一可能通向創造性思維的道路。——德斯蒙德·威爾森神父 總之，工作也需要藝術才能達到有條不紊的如水境界，藝術靠我們帶着一顆修爲的心不斷總結。

結論先行，首先這本書很爛。 核心思想無非是圍繞蔡格尼克效應展開，清理大腦緩存，幾句話說明白的事兒拼成了這麼厚一本書。 但還是給我帶來兩大收穫。 一是與本書主題相扣題的，GTD思想，也就是思維閉環。首先這本書就很難讓人閉環，看幾章就實在看不下去了，內容浮淺又囉嗦，廢話多，乾貨少，翻譯質量又堪憂，直接棄書心理總覺得彆扭。這時候就可以踐行GTD理念了，也就是用其他信念來給這本書閉環。 這裏正好可以實踐“精要主義”思想(另一個思路OK但書寫的奇爛的代表，而且那個作者還推薦了這個作者)，即，相信你的人生是由小部分的重要核心因素決定的，而你遇到的大部分人事物和書籍都是沒有太大意義的；不要怕錯過，要懂得舍，把更多美好時光留給很重要的事和更精美的書。於是理直氣壯把這本書清出了自己的書架。 二是這本書讓我決定開始踐行一種新的讀書方法，繼波動速度和海綿閱讀之後，開始嘗試“微信書評讀書法”。 就是看到這種讀不下去的書，無論是因爲原作者寫作水平有限、語言冗雜、思路不清、邏輯混亂、內容拼抄、核心浮淺、深度不夠，還是翻譯不專業、一律及時止損果斷棄讀。（現在太多個人成長的新書都交給門外漢翻譯，可能就是中英全通或者海外生活，但不懂翻譯理論與實操，不懂切換語言語法邏輯、不懂按照目的語交流習慣行文，於是翻譯的生硬又失真） 然後把評論區看一遍就夠了。因爲有好多認真的讀者會自己總結出這本書的精華（或藉助AI），讓你輕易掌握要點，如果想要深入某個細節就搜相關關鍵字的其他書籍。 你會發現有些書你不看可能都沒有錯過什麼。

看完之後有種茅塞頓開的感覺，爲什麼越宏大的計劃死得越快？成年人“持續性疲憊”的真相其實藏在細節裏 很多人總覺得，一件事做不成是因爲意志力不夠。 比如有人在筆記本上鄭重其事地寫下“成爲頂尖的產品經理”，或者“建立高質量的社交圈”，然後接下來的幾個月裏，什麼實質性的動作都沒發生，人卻覺得異常疲憊。 其實，毀掉一個人的從來不是目標的難度，而是大腦裏那些“未經處理的模糊感”。越宏大的計劃，死得越快。 ▎ 大腦是用來運轉的，不是用來當倉庫的 有一個挺殘酷的事實——人類的大腦是一個極其糟糕的硬盤。 它的內存非常小。如果有人把一件沒做完的小事懸置在腦子裏，哪怕只是“記得把洗衣機裏的衣服晾了”或者“一會要給某個人回個微信”，它都會像手機後臺裏沒關掉的流氓軟件一樣，瘋狂消耗電量。他可能以爲自己坐在沙發上是在休息，但潛意識其實一直在瘋狂鳴響警報。 大腦天生是用來思考和創造的，不是用來當備忘錄的。 所以最高效的改變，就是把腦子裏的東西全部倒出來，倒進一個外部的物理系統裏。備忘錄也好，隨便一張紙也行。只要是沒處理完的信息，統統移出大腦。 這裏有個特別反直覺的細節。當一個人工作正投入時，突然想到“得買杯咖啡”，他可能會硬壓下這個念頭繼續幹活，覺得這叫專注。但實際上，大腦會一直分出線程去惦記那杯咖啡。如果一件事兩三分鐘就能解決，立刻去做纔是最優解。花兩分鐘把咖啡點好，把記錄、分類、惦記它的管理成本省下來，這纔是真正的專注。 包括每天面對的微信或者工作軟件的收件箱。有的人把收件箱當成了儲物櫃，看一眼覺得太複雜，就隨手標個未讀，讓它原封不動地躺在那兒。這些退回原處的模糊材料，全都是埋在潛意識裏的心理炸彈。 收件箱是用來“清空”的，不是用來“存放”的。面對每一條信息都必須做一個物理上的決斷：是自己做、委託別人做、還是直接刪掉？哪怕是決定“推遲到下週再想”，也比懸而未決要好。 ▎ 別把“願景”當成“項目” 理清了小事，再來看那些大事。很多人根本分不清什麼是“願景”，什麼是“項目”。 “我要變得更優秀”、“我要精通某個領域的底層邏輯”、“我要練出好身材”……這些叫願景。願景是沒有盡頭的，它最多隻能算個指南針。 但真正的項目，必須有一個極其明確的“完成定義”。 如果一件事沒有明確的交付標準和時間邊界，它在物理世界上就是無法執行的。比如去打一場健美比賽，拿到名次，這才叫項目。因爲它可以被拆解成具體的物理動作：每天攝入多少蛋白質，周幾練深蹲，幾月幾號去報名。 面對那種龐大又模糊的任務，大腦的第一反應永遠是恐懼和逃避。比如某個人的筆記本上寫着“優化用戶體驗”，大腦看到這六個字只會覺得一片空白。必須把它碾碎成“給對接人打個電話確認原型”這種馬上能上手的動作。 順便提一句日曆的用法。有種常見的誤區，是把一堆普通的待辦事項全塞進日曆裏，排得密密麻麻。只要某天有一兩件事沒做完，對日曆的信任感就瞬間崩塌了。其實日曆是一個極其神聖的東西，它只能用來記錄“特定時間必須做的特定事情”。把普通待辦放進日曆，一旦沒完成，大腦就會發現它的權威性被破壞了，然後重新用焦慮的記憶來接管一切。 ▎ 極其傲慢的優先級 說到執行，有一種排優先級的方式其實非常傲慢。 那就是隻按“收益高低”來排。什麼事情最賺錢、最有價值，什麼事情就排在最前面。但這完全忽略了客觀的物理條件。判斷一件事要不要立刻做，真正務實的做法是看四個維度：時間、環境、資源、精力。 比如一個人在車站等車，周圍鬧哄哄的，手頭只有一部手機。這時候他非要逼自己去構思一份深度的行業分析報告，這就是純粹的自我折磨。這種環境和設備，就只適合回覆郵件或者看兩篇短文章。 再比如精力。凌晨兩三點，腦力已經徹底枯竭了，有的人還要強迫自己去啃那些需要極高認知難度的硬核知識。這不叫勤奮，這叫對自身這個“項目”的規劃失誤。在對的時間、對的環境，用對的精力去做匹配的事，比盲目追求“高價值”要有效得多。 真正進入執行階段後，有一條極其好用的鐵律：執行的時候，絕對不思考。 很多人經常掉進一個坑：事情做到一半，突然覺得“是不是有更好的方法？”然後停下來去查資料、搞優化。結果就是需求無限蔓延，最後什麼都交不出來。 其實，任何東西在現實世界裏只有兩種狀態：推出了，或者沒推出。 “能用”永遠比“完美但不可用”高級一萬倍。一套方案再粗糙，只要按時交付了，它就是一個真實存在的節點。至於怎麼把它打磨得更好，那是下一個迭代週期該操心的事情。在執行的當下，追求盡善盡美就是一種變相的拖延。先把它做出來，哪怕是個破爛，也比停留在腦子裏的絕妙主意強。 ▎ 自下而上的秩序 最後，聊聊那些宏大的“人生意義”。 人總是很容易陷入一種迷茫，覺得手頭做的事情沒有意義，跟長遠目標脫節。一旦找不到連接點，就會感到痛苦。 但這裏面藏着一個規律：當一個人的收件箱塞滿未讀郵件，桌面上堆滿雜物，還有三個答應別人的小事沒去兌現時……他大腦的底層其實是處於失控和警報狀態的。 在這種狀態下，去思考人生的意義，往往是一種逃避。他只是不想面對眼前那一堆爛攤子罷了。 秩序是自下而上建立的。必須先把那些基礎的、瑣碎的小事清空，給大腦騰出足夠的帶寬。特別是那些答應了自己或別人卻一直沒兌現的承諾，它們是內耗的重災區。對付這種內耗其實就三個辦法：要麼乾脆拉倒取消掉，要麼立刻動手辦了，或者厚着臉皮去重新約個時間。千萬別讓它一直懸在那兒。 只有徹底掌控了日常的“下一步行動”，高層級的思考空間纔會自然顯現。 如果真的覺得人生目標需要梳理，那就專門找一個安靜的下午，把自己關在一個物理空間裏，拿出一張紙，把抽象的願景一步步拆解成具象的動作。就像設計一部手機，得先定下來它是方的還是圓的，再去研究裏面的系統。 別在洗碗的時候思考宇宙的盡頭，也別在寫報告的時候懷疑人生的價值。 其實，人根本沒有辦法管理時間。時間是一條客觀流淌的河，人能管理的，只有在這條河裏做出的每一個具體的動作。 少去構思那些完美無瑕的宏大敘事。 去找一件兩分鐘就能做完的小事。然後，現在就去做

GTD是什麼？ 它是一項任務管理系統。其名字Getting Things Done被翻譯爲中文的“搞定”，也是很接地氣，一目瞭然：要把任務都搞定。 任務都搞定是一種什麼狀態？無憂無慮，頭腦輕盈，心無掛礙，心如止水。 看到這裏，有人應該會覺得這些詞彙太玄幻；但這就是作者的願景和野心。它是武功招式，也是內功心法；達到在生活許多面向中的遊刃有餘，不僅僅是賴以謀生的工作，或是實現個人抱負的事業，並且貫通在如健康、家庭、個人興趣、人際與情感各領域。 如此，近乎於禪。這種宏大，是我寫書評的一個障礙；所以這裏的主要篇幅只涉及武功招式部分，也就是拿來可用的實踐方法。它對於釐清繁雜的工作和任務是非常有益的，許多基於GTD原理的App都應運而生。 在談及操作細節之前，先贅述一下GTD的結構。 結構 在我的認識裏，GTD有三個軸： * X軸——事務。要求事無鉅細，全無遺漏。 * Y軸——推進/執行。步驟細節，持續跟進。 * Z軸——視野。事務的屬性不同，給家裏的狗買狗糧與升職的計劃，不屬於一個層面。但是在每日的生活中，這些事情會紛紛湧現，爭奪着人們的注意力，甚至從雞毛蒜皮爆發成大事件。 大概有人會疑惑：雞毛蒜皮的事情也管啊。 沒錯。 這是GTD的精髓，將讓某個事項所處的位置與其意義相匹配。雞毛蒜皮的事情，也要清除出大腦，進行處理。 GTD依靠清單系統，建立可靠的“外腦”，將事務全盤清出“內存有限”的大腦。列清單這個舉動大概所有人都不陌生，大家都有todo list，各類checklist。GTD的效能/特殊性到底在哪裏？ * 無遺漏 * 分門別類且界限分明 * 週期性覆盤 具體操作，5大清單 1. 材料收集 在GTD中，所有懸而未決的事情，因其性質未定，都被稱作爲“材料”。“材料”要丟入一個工作籃，進行週期性處理。 包括： * 體積有限的有形材料，如收到的信件、電影票等：直接丟入工作籃 * 體積過大的有形材料，如“車庫”：便利貼寫上“打掃車庫”丟入工作藍 * 無形的想法：寫下來丟入工作籃 尤其針對那些容易遺忘，但又時不時在腦海裏冒出來的想法，如： * 口頭和他人的承諾； * 突然興起的念頭； * 縈繞了很久的思緒等 2. 判定性質：這是什麼 判定的標準是，這個材料是否需要行動。 3. 不需要採取行動的材料 3.1 屬於垃圾，可以直接丟棄。 請注意不要跑偏，不要變成一場斷舍離，大掃除。 3.2 參考資料 將來用得上，請妥善歸檔。 3.3 清單一：將來/也許清單，或備忘錄 那些猶豫不決，不能扔掉，但是又不需要立即處理的材料，建立一個清單以便回顧和未來實施。 4. 需要採取行動的材料 問一個問題：下一步行動是什麼？ 這裏的行動，意味着清晰的、具有操作性的行爲。 所以，“我想帶我的狗去剪毛”不是一個行動，而是一個項目，包含的行動是：預約剪毛-帶狗去剪毛。 5. 需要多個步驟的行動——清單二：項目清單 當事務需要多個步驟，列於此處並策劃。 6. 單個行動 再次提問，這個行動可以在短時間如2-5分鐘解決嗎？ 如果可以， 6.1 立即執行 很小很容易的瑣事，絕對不要拖拉。 如果不能立刻執行，則需要委派他人或延遲。 6.2 委派他人——清單三：等待清單 同事的回覆，客戶的答覆，行政文件的申請等，都在這裏等候。 6.3.1 延遲執行——清單四：日程表 指定日期和時間發生的事情，有deadline的事務，千萬別忘了。 6.3.2 延遲執行——清單五：下一步行動清單 自己安排時間執行。 幾點補充 1. 清空大腦，信賴可靠的清單系統 光是把事務從腦子裏趕出來這個舉動，就會讓人神清氣爽不少。 2. 和普通清單系統有什麼區別？ 普通的“待辦事項”清單，有幾個明顯的弊端： * 界限不分明，重要性不同的事務疊放在一起； * 行動不清晰，一個大項目可能被放在任務單上，引發一系列牴觸、畏難和拖延。 順便治一下拖延症：只要細化一下，“下一個行動是什麼”，很多事就會化繁爲簡。 3. 幾個清單需要週期性覆盤檢查。 4. 事務的優先次序怎麼處理？ 借用GTD的發明者的原話，“並沒有一個可靠的模型或工具能夠幫助你確定實際工作中各項任務的優先級別”。作出具體決定的永遠是個體自己，但是處理掉眼前的事務有助於找回平衡，重新在不同視野上思考自己的需求。 作者還說： * 大多數人在面對大量的項目和行動的時候，評估、管理和決定的能力尚待提高* 人們經常抱怨是接二連三的干擾阻礙了他們完成工作。然而，在現實生活中，干擾和打斷原本就是難以避免的。當你能夠熟練地、快速地分析處理突發事件，並且學會利用各種零碎時間來完成行動的時候，你就可以在不同的任務之間敏捷地切換了。* 應付意外事件的能力是一個人工作能力的一項重要指標，也是其保持正常和可持續生活方式的關鍵。 這種管理技能，都不是一蹴而就可以手把手教會的。需要習得和練習，與諸君共勉。

太囉嗦了，不建議浪費時間。（整體來說GTD理念是好的，但是這本寫的比較呵呵～） 如果想看總結，去第二本第5章節，那裏會有這本書的整體總結。 如果不想看書，直接搜索一篇GTD的文章，閱讀兩三篇質量好點的，比讀這本書還快。 GTD 理念，是好的。這個可以學習。 關於處理事情的方式與系統，大家可以結合理念後根據自身需求去優化這個步驟。 作者在書中分享的步驟是： 1.收集-快遞收件 2.處理-快遞處理中心處理 3.組織整理-快遞分發發貨 4回顧-快遞收貨送貨時的核對檢查 5.執行-快遞-劃片區，只配送特定區域 這個邏輯我不知道是不是翻譯的問題，自己看，不利於第一印象的理解。後面輔助地寫上快遞行業類比備註，當然可能形容的沒那麼精確。 實際生活中我自己的GTD是這樣的： 1.靈感-只記錄自己寫的東西 2.收集-所有的信息 3.待辦-對信息分類處理 3.計劃-爲需要做的事情，做執行構思 4.管理-自己整個系統的數據庫，包括經驗、覆盤、回顧、專業能力系統管理、歸檔。 如果把靈感放入收集裏，把計劃放入待辦或管理裏，我就只有3個步驟。 步驟越精簡執行起來阻力越小。 靈感、計劃之所以單獨擰出來，是爲了方便第一時間查看和記錄。 如果你完全沒有系統概念，可以閱讀《認知覺醒》、《打開心智》，讀完這兩本書你就知道怎麼做計劃和執行計劃了。

《搞定》截止到第二章：橫向管理工作 本文的一個成書理念是：人生循環性。事情會變好，然後又變糟。有時我們會落伍，有時我們會趕上，或者試圖趕上。一旦出現波折，每個人都會淹沒其中，無力應對。而我們需要做的，就是如何去改改善這種無力應對的情況。 本書中的這套方法，完全基於三個主要目的：（1）收集everything，記住是everything，把它們置於可依賴的腦外系統中；（2）對everything進行分析和決策，以確保有具體可執行的“下一步行動”清單；（3）管理、協調所有相關內容，履行你在任何時間點對自己和他人做出的各種承諾。 方法可能不止一百萬種，但原則寥寥無幾。 我們的存在的可能情況有？ 情緒-行動惡性循環：由於個人管理方面的不合理，引發了下意識的牴觸情緒，在應對棘手的項目和目標時，這種牴觸情緒又會阻礙具體行動的實施，結果是產生干擾，進一步強化壓力。 被同一件事情煩困許久：任何沒有找到應有的位置和恰當存在方式的事務，都會盤踞在我們的腦海中，成爲懸而未決的問題。（沒有對事情清晰的定位） 難以堅持：大多數人都難以始終如一地堅持下去。他們缺乏認識或動力，而最可能的原因是，他們沒有意識到忽略這種做法將會付出的代價。 應對的方法可以是？ 心如止水： 管理事情之前先管理好自己的情緒。 很多人對於一些事情，要麼過分關注，要麼不屑一顧，這僅僅是因爲我們無法做到“心如止水”地行事，讓這些令我們反應過度或不足的事情都反過來控制自己。需要想明白的是，形勢本身並不會向前發展，真正發生改變的，是梳理、關注與平和心態—我們如何處理自身的狀況。有所改變的，只是你更加明確了所期盼的結果，並確定了下一步需要採取的行動方案。 使自己保持良好的狀態，無論行動與否，這樣心中才有底。 發現清單裏任務間的相關性： 生活中的大多數事務之間都存在複雜的聯繫。如果不考慮這種聯繫而一味孤立地處理問題，肯定無法得到滿意的結果。無法有效地組織和整理“材料”，是因爲你只會進行收集和處理。混亂不是問題，關鍵在於需要多久才能發現其內在的相關性。 寫下具體可執行對下一步行動： 你不可能直接執行一個項目，你所能執行的是與項目相關的下一步行動。當你完成了足夠多的正確步驟以後，才能達成項目的預期目標。事務極少會由於時間匱乏而受阻，它們陷入困境往往是由於未能預先明確下一步的行動而造成的。推進事情前進的最輕鬆辦法是寫下你需要採取的下一步實際行動。我們走不了十步，難道也走不了一步嗎？ 至於如何選擇下一步行動，你可以按順序採用下面四個標準：情境、有多少時間、有多少精力和重要性。 目的導向： 持續不斷且毫無成效地深陷於不得不處理的事務當中，是對時間和精力的最大浪費。每當盲目忙碌時時，你問過自己這樣工作的目的是什麼嗎？做事情時，並不需要花費很多心力，但是在決定做什麼時，卻要投入大量的精力。沒想過自己的目的，所以你無頭亂撞，碌碌無爲。有意識的培養構建以結果和行動爲導向的思維方式，在做事情之前，思考下想要的結果。 每週回顧： 對大多數人而言，工作流程管理方法的神奇之處恰恰就是在不斷對過去進行回顧的過程中體現出來的。一個完善的系統，將形成一個良性循環：你建立的系統越完備，你就越信賴它；你越信賴它，你就越有堅持運行這個系統的內在動力，而每週回顧則是保持系統完善性的關鍵步驟。 建議每週做一次清單清理工作，而不是每年一次，以便將這種“活在當下”的狀態帶入日常生活中。 管理五步驟： （1）收集引起我們注意的事務和信息； （2）理清每個項目的意義和相關措施； （3）組織整理結果，提出選項； （4）進行思考回顧； （5）選擇行動。 這些階段共同構成了我們生活中的橫向管理系統，而且還可以隨時向其中添加需要考慮的新事項。 許多人收集了大量信息，但未能真正理清其中的內涵，也沒能對於採取何種針對性行動（如果必要的話）做出決定。 另一些人雖然及時做出了妥善的決定，但因未能有效組織整理相關成果，從而使其決定喪失了預想價值。 許多人並不能持續跟進所要處理的重大事項，不能及時更新待辦事項和截止日期，難免變成最後一分鐘焦慮的受害人。 大多數人可能犯的錯誤是？ 持續的不滿足感：眼大肚子小，貪多嚼不爛。 你不可能通過管理時間，把5分鐘變成6分鐘。 一子錯，全盤不皆輸：因爲沒做某件事，而崩潰的認爲這件事情永遠做不成了。尤其是在逼近截止日期時，面臨大量應做未做之事。寬容錯誤的增量，在大多數情況下更有可能獲得長期回報，即使你忘掉或推遲處理某項內容，你也沒必要全面放棄。 [愛心]

Getting Things Done (GTD)的核心邏輯是，大腦是用來思考的，而不是用來記事情的。 當你把腦子裏所有懸而未決的事情都移到一個安全的系統裏，你的焦慮感就會大幅降低，專注力也會隨之提升。 GTD 的標準實操框架由 **5 個核心步驟**組成，形成了一個自閉環的流水線： 1. 收集（Capture）:清空大腦. 當頭腦有閃念，就把所有進入你腦海的事務、想法、任務、郵件，不論大小，通通寫下來，扔進一個通用的收件箱（Inbox）。 核心鐵律：只做記錄，千萬不要在收集的同時去思考怎麼做、什麼時候做。 2. 決策（Clarify）: 給事情定性. 每天至少一次清空你的收件箱。對裏面的每一項任務提問：這事可以採取行動嗎？ 核心的問題有： 它是垃圾還是有用的？ 我是立刻處理，還是扔給別人，還是放到下週？ 他的第一步動作是什麼？ 不可行動，則扔掉（垃圾）、歸檔（備查資料）、或放入“也許/將來”清單。 可行動：如果 2 分鐘內能搞定，立刻去做，如果超過 2 分鐘，進行下一步分流。 3. 組織（Organize）: 把釐清後的可行動任務，分配到對應的“格子”裏。GTD 推薦的核心清單包括： 下一步行動（Next Actions）：明確了具體動作、可以直接開乾的事。 等待（Waiting for）：委派給別人、需要等對方反饋的事。 項目（Projects）：需要多個步驟才能完成的大任務（比如“籌備跨境線上會議”），需要單獨拆解。 日程表（Calendar）：只有帶有硬性時間截止或特定時間點要做的事才放進去。 4. 更新（Reflect）:系統保鮮. 這是大多數人失敗的重災區。如果系統不更新，你很快就會失去對它的信任。 每日回顧：瀏覽日程表和“下一步行動”清單，決定今天干什麼。 每週回顧（核心）：每週抽 1 小時，清空收件箱，檢查所有清單，把完成的劃掉，把新想法補上，確保整個系統跟你的現狀完全同步。 5. 執行（Engage）:閉眼開幹. 當你坐在辦公桌前，需要再糾結“我現在該幹嘛”，而是根據當前的情境（Context）、可用時間和精力狀態，從“下一步行動”清單裏挑出一件事，專注地幹掉它。 --- 情境分類（Context）：在“下一步行動”裏，可以用標籤區分場景，比如 @碎片化。這樣當你只有碎片化時間時，立刻找到想要的。